事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要を教えてください

周藤様：

当社は1899年に創業された食品メーカーです。トマトケチャップや野菜飲料、調理食品、生鮮野菜、冷凍野菜など、野菜の価値を活かした商品や健康サポート事業を展開し、海外では、北米・欧州・豪州・アジアの事業会社が連携し、フードサービス業態や食品製造業向けにトマト加工品を製造・販売しております。また、環境変化に適応した品種の研究や栽培技術の開発に取り組んでいます。2024年12月期の売上収益は約3,000億円で、従業員数は約3,000名規模です。

OLGA導入を検討し始めた経緯や課題について教えてください

周藤様：

OLGA導入を検討したきっかけは、法務部門での過去案件のナレッジが担当者に属人化しており、ナレッジマネジメントを法務部門の課題として認識していたためです。基本的には担当者が事業部と直接メールでやり取りをしていたため、各案件の情報が担当者個人のメールフォルダに蓄積される状況で、情報の散在と共有の難しさが大きな課題となっていました。

具体的には、各担当者のメールフォルダ内には、事業部とのやりとりのメール本文、契約書の草案や修正版、関連する参考資料などが整理されることなく蓄積されており、過去案件を確認する際には、まず大量のメールを検索し、それらの内容を一つひとつ確認する必要がありました。この作業には非常に時間と手間がかかり、担当者の業務負荷が大きくなっていたと考えます。さらに、自身以外の他のメンバーが担当した過去案件の対応履歴にアクセスすることも難しい状況でした。

また、2023年10月に異なる組織に属していた法務グループと知的財産グループが統合されたことで、それまで異なる方法で実施されていた契約書に関する案件依頼の受付・管理のプロセスを統一する必要性も生じました。この統一化とナレッジ共有の効率化を同時に実現するために、システム導入の検討を開始しました。

他社との比較・トライアル時の感想について教えてください

周藤様：

リーガルテック製品を複数検討しましたが、OLGAが最も我々のニーズに合致していました。導入検討にあたり特に重視したポイントは、全社展開を行う上で事業部側の負担が少ないことでした。その点でOLGAは事業部側のアカウント発行が不要で、今まで依頼者とのやり取りに使ってきた既存のメール環境をそのまま活用できるため、導入時に全社への浸透が非常に容易であると感じました。

さらに、他社製品が導入までに最低でも半年以上の準備期間を要することが多かったのに対して、OLGAはトライアル期間中に依頼フォームの作成や案件管理の準備をほぼ完了することができました。この導入スピードの速さと、導入までの工程がシンプルで明確なことは、他社と比較しても際立っており、迅速に課題を解決する上で大きな魅力でした。

また、UI/UXの観点からもOLGAは非常に優れていると感じました。具体的には、案件管理の一覧性が高く、進行中の全案件をひと目で把握することができるほか、一画面内に案件情報、メッセージのやりとり、さらには契約書のあらゆるバージョンがまとまって表示されるため、情報確認の効率性が格段に向上しました。こうしたシンプルで直感的な操作性と課題解決力が評価され、トライアル時点からユーザーの満足度も非常に高かったことが導入の決め手となりました。

実際のトライアル期間を経て、導入時のハードルの低さを改めて実感することができました。依頼フォームの作成や基本設定が迅速に進み、業務に大きな影響を与えることなく、即座に全社で運用をスタートできました。こうした特性が、他社製品と比較した際の圧倒的なアドバンテージとなり、最終的な導入決定に至りました。

OLGAの導入プロジェクトの体制と推進方法について教えてください

周藤様：

導入プロジェクトは、法務グループの私と、知的財産グループのメンバーの2名を中心に進めました。依頼フォームの項目内容は法務部門のメンバー全員で検討を行い、実際の設定などはプロジェクトメンバーが分担して行いました。特に工夫した点は、利用者が入力に困らないようフォーム内に記入例を設けるなどユーザビリティを高めることでした。

OLGA導入後の運用開始と社内展開の進め方について教えてください

周藤様：

運用開始にあたっては、非常にシンプルなプロセスを採用しました。社内通達にOLGA導入の背景や目的を丁寧に記載し、依頼フォームのURLと操作マニュアルを共有するだけでした。マニュアルもOLGAが提供したものをベースにアレンジして作成しました。事業部からの反応は良好で、操作方法に関する質問などはほとんどなく、想定していた以上にスムーズに全社展開が出来たと思います。

特に印象的だったエピソードとして、社内にマニュアルを共有する前にOLGAを利用した方がいたのですが、その方は特に操作方法などを質問することもなくOLGAを利用されていました。これにより、フォーム自体の直感的な分かりやすさを確認できました。

ナレッジマネジメントの実現

周藤様：

導入後は情報が迅速に集約され、ナレッジが自動的に蓄積されるようになりました。OLGAの特に優れている点は、案件管理を日常業務として進めることで、同時にナレッジマネジメントが自然に実現できることです。一般的にナレッジマネジメントを推進する際、新たな作業や負担が発生すると、現場への浸透が難しくなりますが、OLGAでは案件処理そのものがナレッジの蓄積につながるため、特別な作業を追加することなくスムーズに運用に乗せることができました。

案件単位の一画面上に案件情報や関連する契約書の全バージョン、事業部や他部署とのやり取りやメッセージも含めて一元的に管理されているため、情報が非常に見やすく整理されています。これにより、過去の類似案件を迅速に検索して参照することが可能になりました。検索機能についても、案件単位での検索だけでなく、日付や契約類型、部門別といった様々な切り口からの絞り込みが可能であるため、情報へのアクセス効率が劇的に向上しました。

さらに、法務グループと知的財産グループが共同で案件を担当する場合にも、リアルタイムで同じ情報を共有できるため、グループ間の連携が格段にスムーズになりました。また、経験の浅い社員に対するOJTも大きく改善しました。案件ごとの情報が詳細に可視化されているため、案件背景の説明や質問対応にかかる時間が大幅に短縮され、育成効率が上がったと実感しています。

OLGAの特に気に入っている機能があれば教えてください

周藤様：

OLGAの中で特に価値を感じているのは、分析ダッシュボード機能になります。OLGAに蓄積された依頼の案件数の集計のみならず、依頼元の部署やどんな依頼が多いかなどが視認性の高いグラフで確認できます。

この機能により自分たちの業務量の把握や今後の業務施策の判断材料として活かすことが簡単にできます。また、メンバー個人単位でも集計できますので、人事評価時の振り返りにもこの集計をもとに話をすることもできます。以前は数字に基づいた定量的な話は少なかったのですが、OLGA導入後は一緒に分析ダッシュボードを見ながらより生産的な会話が増えたと思います。
データが一元管理されることで、今後データに基づいた無駄のない業務が進むのではないかと期待しております。

今後の展望について教えてください

周藤様：

今後はOLGAに搭載されたAI機能をより積極的に活用し、契約書や案件に対して迅速な自動対応が可能になるよう取り組みたいと考えています。また、規定やQAデータを充実させ、社員が簡単な質問に対してAIが直接回答できる仕組みを構築することを目指しています。

法務業務に携わるみなさまへのメッセージ

周藤様：

OLGAは企業規模を問わず法務部門の課題解決に有効なツールだと感じています。特に、法務人材の流動性が高い現代においては、ナレッジの蓄積と活用が欠かせません。OLGAを活用し、安定した法務組織を構築することをお勧めします。

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事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要を教えてください

三ヶ野様：

弊社はもともと印刷ソリューションの領域で事業を展開しており、インターネットを通じて印刷を受注し、提携するパートナー企業に依頼する形で、印刷を広く提供するプラットフォームを構築しています。これまで、事業の拡大を進めており、「ハコベル」や「ノバセル」など、新たな事業も展開して参りました。

「ハコベル」は物流のプラットフォーム、「ノバセル」もマーケティングプラットフォームを提供しており、同じようなビジネスモデルを物流業、広告業に展開しています。

印刷業についても紙やチラシへの印刷にとどまらず、バリエーションを増やし、トートバッグやタンブラー等のノベルティ、Tシャツやパーカー等のウェア・アパレルへの印刷にも対応しており、幅広い製品群を扱っています。

また、M&Aを通じた事業領域の拡大も行っており、印刷業以外にもダンボール通販の「ダンボールワン」などをグループに迎え、印刷と梱包材を組み合わせた事業も展開しています。印刷の受注を基盤としつつ、様々な業種へと展開し、モノの販売も含め広範な領域で事業を進めております。

今後は、金融プラットフォームにも注力していきます。もともと印刷をご依頼いただく中小企業様に対して、印刷以外の面でもサポートさせていただきたいという思いで、「ノバセル」のマーケティング施策などをご提供しておりますが、さらに金融面でもご支援できる体制を整えていきたいと考えています。

貴社の法務体制と具体的な業務内容について教えてください

三ヶ野様：

会社によって法務のサポート範囲は異なると思いますが、当社は非常に幅広く対応していると思います。具体的には、事業法務と呼ばれる契約書やトラブル対応はもちろん、登記手続きや株主総会・取締役会の運営といったコーポレート法務、特許・商標の出願や調査といった知財法務も担当しています。それに加えて、コンプライアンスやESG、サステナビリティに関連する経営法務、さらにはM&Aに関わる戦略法務など、幅広く対応しています。

契約や訴訟対応のみを行う企業さんが多いかと思いますが、当社では経営会議や取締役会に積極的に法務も参加するなど、法務のプレゼンスが高い会社です。また、コンプライアンスやガバナンスの強化も重視しており、それらの分野においても法務の役割が大きく求められます。加えて、当社は上場企業であるため、金商法における開示を意識した法務対応も多く求められています。

現在、グループ会社も含めて法務は8名体制で、全員が幅広い業務を担当しています。例えば、「私は事業法務のみ」「私はコーポレート法務のみ」といった専門分野を限定した担当者はおらず、多様な業務を兼務しており、会社や事業部に対して一気通貫で総合的にサポートできる法務体制を整えています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前に抱えていた課題について教えてください

畠山様：

毎月多くの案件が上がってくる中で、ステータス管理が非常に難しかったのが大きな課題でした。

例えば、自分が対応した案件に対して返事が来ているかどうかを毎朝確認するために、各メンバーがそれぞれの案件を開いて確認し、動いていない案件や返事が来ている案件を探すのに1日トータルで30分から1時間かかる、という状態でした。

そこをタイムロスなく双方の認識を合わせられるツールを探していたんです。その過程で、案件管理システムでDX化しようという考えに至りました。

三ヶ野様：

畠山さんのおっしゃるとおり、ステータス管理が手動で行われていたことが課題でした。事業部からの連絡が来れば自動でステータスが変わってほしいのですが、連絡が来たかどうかはシステムを一つずつ開いて確認しなければなりませんでした。

それぞれの法務担当が1ヶ月に30件から50件ほどの案件を抱えており、それが蓄積して60件や70件になることもあります。その全てを1件ずつ確認すると、1件にかかる時間はわずかとはいえ、トータルにすると１時間以上かかるというのは、非常に非効率でした。一方で、当初使っていたのは全社で利用している汎用的な申請システムということもあり、コストがかなり抑えられている点などから、社内では利用を継続してほしいというニーズもあったため悩んでいました。

もう1つ、Slackとの連携に課題を感じていました。OLGAの法務データ基盤モジュールのように事業部とのやりとりと案件情報の蓄積を一気通貫で行うことができればよいのですが、以前は、申請システムで依頼した後、実際のやりとりはSlackで行われている状況でした。そのため、申請システムにはSlackのやりとりの記録が自動では残らない点が課題でした。

必要に応じてSlackでのやり取りを申請システムに転記するなどの努力はしていましたが、法務としては常に申請システムとSlackを両方開いて作業しなければならず、結局二重管理になっていたんです。記録の保管や実務上の煩雑さの観点からも二重管理はコストがかかり、効率が良くないという認識でした。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前の受付や管理の状況について、詳細を教えてください

畠山様：

Slackや申請システムを利用していましたが、案件情報が分散してしまうため、できる限り申請システムに一元化しようと頑張っていました。
ただ、細かなリクエストに関しては、Slackでのやりとりが多く、また、秘匿性の高い案件に関してはアクセス管理の観点から申請システムで依頼しないというケースもあり、SlackのDM機能や別のチャンネルを利用して案件を管理することもありました。

三ヶ野様：

一人で完結できる案件であれば問題ないのですが、そうでない場合は「誰がどのようにOKを出したのか」といった情報がSlackにしか残らず、法務担当者も各案件につき一人しか登録できないため、管理面で経緯が申請システムには記録できない点が気になっていました。

須藤様：

申請システムにもSlackに連動して通知が来る仕組みではあったのですが、例えば私の場合、法務担当とセキュリティ担当としての案件が混在しており、どちらの案件について通知が来たのかが非常に分かりづらく困っていました。通知自体は来ているのですが、その詳細や内容を把握するためには、結局申請システムを開いて確認しなければならなかったため、手間がかかっていました。

三ヶ野様：

通知も、まるで個人で使っているスマホのお知らせ通知のように大量に届くため、見逃してしまうことが多かったですね。読むべき必要な通知は来ているのですが、読んだ方がいいが必須とまではいえない通知も大量に来ているため、多数のなかから本当に必要な通知を探すとなると、母数が多すぎて対応しきれないというのが実情でした。

OLGAの法務データ基盤モジュールを知ったきっかけを教えてください

畠山様：

OLGAの法務データ基盤モジュールができたばかりの頃に、前の法務担当者に一度ご提案をいただきました。その際、費用や機能面で良い印象はあったのですが、当時の費用の優先順位や、運用に合うかという点で課題があり、「1、2年後に再検討しよう」という形で保留していました。法務内では、OLGAの法務データ基盤モジュールという案件管理ツールがあることは知っており、再び検討する機会を待っている状況でした。

その後、法務の責任者が三ヶ野さんに変わり、体制を改めて見直す中で「このままでは厳しい」という共通認識が生まれました。特に、メンバーから「毎朝30分から1時間、案件確認の時間が必要」と話があがり、これをコストとして計算すると、労働時間からも導入のメリットがあると考えました。

三ヶ野様：

法務全員で集まって、リーガルテックのカオスマップを見直しながら、どの部分は既に導入していて、どの機能についてリーガルテックを活用することが必要かを話し合う機会がありました。案件管理システムについても、現状のままで良いのかと検討を行った結果、OLGAの法務データ基盤モジュールを再び検討する流れになりました。

弊社は、「仕組みで解決する」というコンセプトを大事にしているのですが、OLGAの法務データ基盤モジュールの仕組みを使うことで、皆の確認作業の時間を削減し、より付加価値の高い法務の専門性を活かした議論に時間を使えたら良いのではないかと思いました。

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入はどのように進められましたか

三ヶ野様：

導入前にフィージビリティスタディを行いました。その際、もちろん「本当に大丈夫か」という懸念もなくはなかったのですが、導入を試行する中で、メンバーから「これは便利なので元の仕組みには戻したくない」という意見が多くあり、また、導入の是非のプロコンを比較するようなロジカルな議論もあるのですが、加えて、各法務担当者の「ムード」「表情」にも、導入してほしいという切なる願いがあふれていました。社内導入に向け様々な課題もありましたが、業務効率の向上や事業部・法務部の働きやすさの向上を考えた際に、それを上回るメリットがあると判断し、導入を決定しました。

他社のサービスとも比較されましたか？

畠山様：

はい、他社の案件管理システムもいくつか検討しましたが、今後の人員増加を考慮し、コストの上昇を抑えられるシステムが望ましいという点が重要でした。

OLGAの法務データ基盤モジュールの場合は、Slackとの連携や依頼者はアカウントなしでも使用可能という点もあり、組織拡大時に費用が急増しないところが大きな利点でした。

導入後は、どのように依頼を受け付けていますか？

畠山様：

基本的には大きな変更はしていません。むしろ事業部からみて「既存の運用フローを変えなくて済むツールは何か」という点が導入ポイントでした。

法務の都合でツールを変え、事業部に運用フローを変更させるのは、事業部にとって価値がある場合は良いのですが、単に「自社システムからOLGAの法務データ基盤モジュールに変わりました」というだけではあまり意味がないと考えました。そのため、従来の流れを極力そのまま維持できるように工夫しています。

申請システムで行っていた依頼受付は、基本的にはすべてOLGAの法務データ基盤モジュールに移行できました。また、Slackで管理していた案件もOLGAの法務データ基盤モジュールに入るようになり、一元化できる範囲は広がったかなと感じています。従来のシステムも幅広く対応はしていましたが、OLGAの法務データ基盤モジュールの方が使いやすく、法務への相談障壁が下がり、相談依頼が入りやすくなった印象です。

事業部への展開はどのようにされましたか？

畠山様：

まず、全体で500人以上の社内の従業員に影響を与えるシステムの導入ということもあり、慎重に進めました。子会社も含めるとさらに人数が増えますので、まずは依頼を多くもらっている事業部の方数名に、デモ環境を見せて「どう思うか」と率直な意見を聞きながら進めていきました。また、最近M＆Aを通じて当社グループに参画いただいた子会社があったため、その会社で試験的に展開を行い、フィードバックを収集しました。その結果を踏まえ、ラクスル全体に段階的に導入することで、リスクを最小限に抑えました。

事業部の方、依頼者側の方の反応はいかがでしたか？

畠山様：

ある子会社の担当者で特に依頼が多い方にデモを見せた際、「非常に使いやすいですね」と高評価をもらいました。このフィードバックで手応えを感じ、実際に導入した結果、法務からのレスポンスが格段に速くなったとの評価を得ています。定着には少し時間がかかりましたが、単なる法務都合のシステム変更に留まらず、事業部にとっても価値ある切り替えができたと感じています。

村山様：

最近、事業部の担当者とのやりとりでは、Slackで応答できる点が非常に好評です。日常業務でSlackをメインのコミュニケーションツールとして使用しているため、Slack上で完結できるのは大きな利点で、導入からそれほど時間が経っていないにも関わらず、既に「OLGAでやればいいですね」と日常的に使われ始めており、浸透を実感しています。

須藤様：

従来の申請システムに比べて、申請フォームのカスタマイズが細かく設定できる点が依頼者の使いやすさにも繋がっていると思います。また、申請後の処理も可視化され、自分の担当案件が明確に把握できるため、コミュニケーションの効率が向上し、応答速度も上がっていると感じています。事業部にとっても、案件状況が分かりやすくなり、やりとりがスムーズになっています。

畠山様：

依頼者アカウントを使っている方からは、「使いやすくなった」という意見とともにOLGAの法務データ基盤モジュール上でメンション機能が欲しいという声が出てきています。期待が高まっているのは、非常にポジティブな兆候ですね。

実際に導入いただいて、抱えていた課題は解決されましたか？

村山様：

はい、一覧画面から「今日やるべきこと」が一目で分かるようになり、コメントが来ているものについては通知の赤いランプで確認できるため、効率が大幅に向上しました。

また、OLGAの法務データ基盤モジュール導入前は、申請システムを介して依頼者とやり取りし、法務内で相談するときはまた別のツールにドラフトをアップしてコメントをもらい、チェックが完了したら申請システムに戻す作業が必要で手間がかかっていました。今ではOLGAの法務データ基盤モジュール上で案件を管理するだけで、法務内でもデータを共有して、チェックした履歴も残すことができ、そのまま依頼者に返すという一連の流れが一つのツールで完結するため、大変効率化されました。

OLGAの法務データ基盤モジュールを導入したメリットや、効果を感じている点があれば教えてください

畠山様：

案件を法務内で共同で検討する際、例えばまず私と須藤さんで検討する中で、途中で「これは村山さんの方が詳しいのでは？」となった際に、OLGA内で村山さんにも連絡するといった形で、スムーズに他の法務担当を議論に追加できる点が非常に便利です。不要になればすぐ外せるため、効率よく協力体制を築けます。Slackのスレッドで共有したり、チャンネルに招待する方法では、こうしたフレキシブルな対応が難しかったので、導入してからありがたみを感じています。

三ヶ野様：

もう一つ意外な利点として、分析ダッシュボードが非常に役立っています。

これまでの申請システムには集計表示の仕組みはなく、データを抽出して関数を組んで分析していたのが、今では自動で整理され、担当者別や案件種類別で集計結果を確認できて便利です。このダッシュボードを活用することで、リソースの過剰投入や効率化についての判断がしやすくなり、まだ数ヶ月の利用ですが、早くも管理者として大変助かっています。

OLGAの法務データ基盤モジュールのお気に入り機能があれば教えてください

畠山様：

案件一覧の表示が特に便利だと感じています。例えば、案件数の表示が分かりやすく、同僚がどの程度の案件を抱えているかが一目で分かります。当社は10月に株主総会があるため、9月～10月頃は株主総会の業務で忙しいメンバーも多いのですが、その際、株主総会に関わってない余裕のあるメンバーが「自分がこの案件を手伝おう」という流れを作りやすかったです。

三ヶ野様：

確かにインターフェースが分かりやすく、一覧で見られるのは便利ですね。例えば「畠山さんが何件、須藤さんが何件」といった案件数が一目で把握でき、過度な負担がかかっていないかを視覚的に確認できますね。

これはまさにラクスルの働き方として大事にしている「トランスペアレンシー（透明性）」の実現にもつながるかと思います。全員が全体の状況を把握できれば、理不尽な負担がなく、各自の負担感を平等に分担できますね。

村山様：

契約書を登録する際、業務委託契約やNDAなどの契約種類や自社のひな形か他社のひな形かなどを分類できるため、分析に役立ちます。こうしたカスタマイズ機能で後から分析ができる点も、OLGAの法務データ基盤モジュールの利点だと思います。

OLGAの法務データ基盤モジュールに今後期待していることがあれば教えてください

三ヶ野様：

現状にはかなり満足していますが、将来的な改善としては、AIとの連携を期待しています。例えば、契約書を扱う際に、修正点の提案をOLGAの法務データ基盤モジュール内で確認できると、さらに便利だと思います。将来的には文脈も考慮して、最適な提案をしてくれると理想ですね。加えて、OLGAの法務データ基盤モジュール内で、法令関連の相談をAIで簡単に確認できるとより助かります。

須藤様：

他のデータベースとの連携や決裁を含むワークフローとの連携も可能になると、より効率的に運用ができ、便利だと思います。

他の法務の方、OLGAの法務データ基盤モジュールを検討中の方に向けてメッセージをお願いします

三ヶ野様：

昔みたいに努力すればとか、夜中まで頑張ればとか根性論で何とかなる時代ではないかなと。危機管理の文脈や社運を賭けたM&Aの場合などでは、それらももちろんすごく大事な場面もありますが、令和の法務パーソンとしては、法務業務の中で、単純作業を減らし、AIでは解決できないようなより専門性の高い仕事に集中することや、本質的な意味での事業への貢献が、より重要になってきていると感じています。

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入で、法務部門として、本質的な業務に時間を使えるようになると感じているので、導入をおすすめします。ツールを活用して効率的に業務を進め、ぜひ日本全体の法務パーソンの付加価値の向上を目指していきましょう。

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事例の概要とOLGA導入前後の変化

収納用品ブランド「Fits」をはじめ、家庭用プラスチック製品の製造・販売を手がけるハウスウエア事業と、幅広い産業向けに展開する受託製造事業の2本柱で成長を続ける天馬株式会社。近年では、環境対応や人材育成、ガバナンスの強化にも注力し、企業としての総合力を高めています。
事業の拡大とともに、契約審査件数は年間700件を超えるなど、法務部門の業務量も増加。限られたリソースで対応する中で、業務効率化と属人化の解消が大きな課題となっていました。
そんな天馬株式会社が、どのようにしてOLGAを導入し、日々の業務を変革していったのか。その実態をうかがいました。

ロングセラー「Fits」とともに、家庭と産業を支えるモノづくり

会社や事業の概要について教えてください

田﨑様：

当社は、「人々の本質的な豊かさを支える」をパーパスに掲げ、環境対応や人材育成、ガバナンス強化に注力しながら以下の2つの柱で事業を展開しています。
一つは収納用品やキッチン用品などの家庭用のプラスチック製品を製造し、ホームセンターやECサイトを通じて販売する、いわゆるハウスウエア事業です。特に各種の収納ケースを展開しているFitsは累計販売数1億個を超えるロングセラー商品となっています。もう一つは受託製造事業で、他社から依頼を受けてプラスチック製品を製造及び販売する事業です。金型設計から成形、塗装、組立、印刷などの二次加工まで一貫対応しており、日系大手企業を中心にアジアの成長市場においてグローバルな取引を行っています。具体的には、OA・電子機器部品、家電機器部品、自動車外装・内装部品、住設部品、各種コンテナー、メディアケースなどを製造・販売しています。この2つが当社の主な事業の柱になっています。

契約審査を中心に、新規事業と知財も支える法務部門

法務の体制と業務内容を教えてください

田﨑様：

法務部門は3人で、うち2人が法務・知財課として案件を処理しながら、残りの1人は総務部の部付部長として上から見てくれている感じですね。主な業務としては、契約審査が一番多くて、それから新規事業に関する法務相談、あとは特許や商標、意匠といった知財関係の業務も行っています。知財の管理業務というと、例えば出願したり、更新期限に合わせて何年で更新するかを管理するといったことをやっています。

WordとExcelによる対応では、追いつかない業務量に直面

OLGA導入前の法務案件管理の状況と課題を教えてください

田﨑様：

OLGAを導入する前は、Excelを使って案件管理をしていました。たとえば、どの部署からどういう契約審査の依頼が来たかとか、その回答期限がいつかとか、全部1つのExcelに入力していたんです。依頼の受付から、審査が終わった後の回答書作成まで、ほとんど手作業でしたね。
契約審査の件数だけでも、年間で大体700件くらいあるんですよ。1件あたり15〜30分くらいかかるので、それを積み上げていくと、結構な時間になります。単純作業とはいえ、数が多いと大変で……。私が1人でExcelをさばいていた時期もあって、正直かなりしんどかったですね。
依頼はメールで届いて、それに添付されているWordの「契約審査依頼書」っていう社内フォーマットを確認して、内容をExcelに転記していく流れです。回答書もWordで作成して、送って…というやり方で。とにかく、手間が多い。

それに、契約書の審査以外にも、新規事業の相談とか、知財の出願や調査なんかもあって。知財に関しては、決まった書式で依頼をもらうようにはしてますけど、それも結局Excelで管理していたので、単純作業に時間と手間を使っていましたね。
情報が分散してると、進捗も見えにくいですし、漏れがないか確認するだけでも大変です。だから、「もうちょっと効率化できないかな」っていうのは、ずっと思ってました。

契約審査から案件管理まで。自動化で法務業務をまるごと効率化

OLGAを知ったきっかけや導入した経緯を教えてください

田﨑様：

OLGAのことは、顧問の先生から紹介していただいたのがきっかけでした。紹介を受けてサービスを見てみたところ、案件管理の機能が非常にしっかりしていて、「これなら今の業務負荷をかなり軽減できそうだな」と感じたんです。
特に、これまでExcelやWordでバラバラに行っていた契約審査の受付から回答までの流れが、OLGAを使えばひとつのツール上で完結する。この点が非常に魅力的でした。
既存のツールでは手が届いていなかった業務プロセスまでカバーできるとわかり、「これはうちに合っている」と判断して、導入を決めました。

“直感的に使える”が導入の鍵。事業部への展開もストレスなし

OLGAの事業部への導入方法や流れを教えてください

石川様：

事業部への導入はかなりスムーズでした。事業部向けの説明会とかは特にやっていなくて、マニュアルを作って社内のイントラネットで公開しただけです。マニュアルはユーザー向けに公開されているテンプレートがあるので、これを自社向けに少しカスタマイズしてPDFにしたものです。OLGAのサービスが直感的に使いやすかったので、特に事業部側からの質問もなく、結構すんなり導入できました。

OLGA導入後も従前の方法であるメールで依頼をされることはありませんでしたか

石川様：

確かに、事業部に依頼フォームを共有した当初はまだメールで依頼してくる人もいましたが、それはOLGAで受け付けるという通知を読んでいなかったからというのが原因で、徐々にみんなOLGAを使うようになって、今ではほとんどOLGA上で依頼が来るようになっています。

Excel転記の手間がゼロに。年間100時間以上の削減効果

OLGA導入後の効果はいかがでしたか

石川様：

OLGA導入後の効果としては、まず依頼書をWordでもらってその内容をExcelに転記したり、Wordで契約審査の回答書を作ったりする手間がなくなったのが一番大きいです。具体的な効果を挙げていくと、Excelへの依頼内容の転記に1件当たり10分ほどかかっていたのですが、この作業がゼロになったので年間700件だとすると約116時間の削減となりました。
また、書面をレビューする時間についても、参照先がメールや他のドキュメントとバラバラになっていたところ、これが同じ画面に一元化されたので1件あたりの時間が5分から10分程度削減できました。このように、依頼内容の転記やレビュー結果をもとに作成していた回答書が不要になったので、これまで必要だった単純ながらも地味に時間がかかる手作業がなくなりました。

回答もチャットで完結。工数とストレスの両方を削減

他に感じている効果などありますでしょうか

石川様：

回答書の代わりとなる依頼者とのやり取りも、アップロードされたドキュメントを見た結果をそのままOLGAからチャットで返すだけで済むようになりました。
心理的にも、追加の依頼があった際などでメーラーを立ち上げて内容を開いて確認する作業がなくなり、チャットツールのようにOLGAを立ち上げるだけで内容を確認できるので、ちょっとした煩雑さから解放されました。
依頼者側の効果もあります。当社は海外にも事業所があり、海外からの案件も私たちで対応しているのですが、現地スタッフが依頼するにあたっては翻訳などで日本人スタッフの補助が必要で、1件の依頼に60分程度はかかっていました。ところが、OLGAでは依頼フォームのカスタマイズ性が高く、英語での説明を併記できたのもあって、現地スタッフが自力で依頼することができるようになり、依頼にかける時間を5分ほどまで削減できています。もちろん、日本人スタッフも依頼にあたって必要な項目が明確化され、どのように依頼すればいいのかといった悩みがなくなりました。

“目に見えない工数”を削減し、戦略的業務への時間を創出

石川様：

このように、これまでは明確に見えていなかった細かな工数が、OLGAの導入によって確実に削減され、想像以上の業務改善効果を実感しています。一つひとつは短い作業でも、年間で積み上げると大きな負担になっていたことに、あらためて気づかされました。
こうして生まれた“宙に浮いていた時間”は、単に余裕ができたというだけではなく、これまで頭の中にはあったけれど、日々の業務に追われて着手できていなかったプロジェクトや改善施策に、ようやく手をつけられる時間として活かせています。
結果的に、OLGAを通じて効率化されたのは「作業」だけでなく、組織としての優先順位づけや取り組みの質そのものだったと感じています。

過去案件を“活かす仕組み”が、法務対応を進化させる

OLGAで気に入っている機能は何ですか

石川様：

OLGAで特に気に入っているのが、過去案件の検索機能です。相手方の会社名を入力するだけで、過去にやりとりした関連案件が自動でサジェストされ、リンクでスムーズに確認できます。同じ会社と数か月前にどんな契約を結んでいたのかなどが、一目でわかるのは非常に便利ですね。
何より助かっているのは、“探しに行く”手間が減っただけでなく、「過去の案件を参照すべきだ」と気づかせてくれる点です。記憶ベースでの判断ではなく、履歴ベースで対応できる安心感があります。
また、Word・Excel・PDFなど様々なファイル形式に対応していて、案件詳細画面からそのままプレビューで中身が確認できるのもとても便利です。「前の案件」「次の案件」といった切り替えもスムーズで、ドキュメントを一つひとつ開かなくて済むのは大きな時短になります。
さらに、Wordファイルを直接OLGAから開いて作業し、上書き保存するだけでバージョン管理が自動で行われるのも助かっています。以前はファイルを都度分けて保存・リネームしていたので、その手間がまるごとなくなりました。

法務の現場とともに進化する、次のOLGAに期待

OLGAに対して今後どのようなことを期待していますか

石川様：

OLGAによって契約業務が効率化されたことで、他の法務関連業務にも活用の幅を広げられる可能性を感じています。今後も、法務の現場から生まれるアイデアやニーズを柔軟に取り入れながら、より実務に寄り添ったサービスへと進化していってくれることを期待しています。

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事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要について教えてください

弊社は、憲法価値を実現できる志の高い法律家・行政官を育成したいという願いを込めて1995年5月3日の憲法記念日に設立しました。

設立当時は、「伊藤真の司法試験塾」として、司法試験の受験指導を行っていましたが、現在では「伊藤塾」の名称で、司法試験をはじめ、司法書士試験や行政書士試験などの法律資格、公務員試験の受験指導事業を行っています。また、小学校低学年を対象としたアフタースクール事業、進学・就職を見据えた日本語教育なども行っております。

開塾以来、多くの法律家・行政官を輩出しております。

貴社の法務体制と具体的な業務内容について教えてください

新井様：

弊社の法務部門としては、「コンプライアンス課」が設置されています。

深澤様：

コンプライアンス課の人数は、運用体制としては5名です。

法務専任の社員はいないため、各部署から集まって、全員が兼務という形で法務やコンプライアンス管理業務を行っています。

新井様：

主要業務としては、ポリシーや規約の策定・見直しや、コンプライアンス違反が発覚した際の調査や是正措置などを、他部署と連携しながら行っています。

また、契約書のチェックや、ハラスメントやアルバイト関連の相談受付も行っています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前に抱えていた課題について教えてください

新井様：

OLGAの法務データ基盤モジュール導入以前は、契約のチェック等は各部署の責任者に一任しており、懸念事項がある場合は、社内メールにてコンプライアンス部門のチェックを受けるという形でした。

そのため、リーガルチェックの統一的な運用ルールが無く、ナレッジの蓄積もできておらず、その都度判断が必要でした。

深澤様：

以前は「コンプライアンス課」ではなく、必要な時に集まって対応を行う「コンプライアンス室」という臨時組織がありました。そこでは、何かが起こった際や、大きな契約関係のみを見ていたため、通常の契約書チェックというような実務的な業務は行っていませんでした。

そのため通常の契約書チェックは各部門の責任者に一任されていた訳ですが、事業の性質上、部門責任者に法律知識のある者が多かったということがそのような体制となっていた一因です。

例えば「司法試験課」や「司法書士試験課」などがあり、一定の法律知識がある者が責任者をやっている部署がほとんどだったので、現場に任せていました。

また、契約書の管理も全て紙ベースで行っており、分析等ができていなかったことも課題でした。

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入はどのように進められましたか

深澤様：

「コンプライアンス室」から現在の「コンプライアンス課」になった経緯は、コンプライアンスに関する意識の高まりに伴い、経営層から全ての契約書を一元的にチェックする体制を構築しようという方針が示されたことです。

その方針を受け、契約チェックの一元管理を行っていくにあたり、顧問弁護士の先生からOLGAの法務データ基盤モジュールをご紹介いただいたのが導入のきっかけでした。

導入後は、どのように依頼を受け付けていますか

新井様：

法務案件は全て、事業部（依頼者側）がOLGAの法務データ基盤モジュールのフォームを通して依頼することを必須としています。

依頼を受けた後は、OLGAの法務データ基盤モジュールで担当の割り振りやコンプライアンスチーム内でのやり取り・依頼者とのやり取りを行っています。

コンプライアンスチーム内では判断できない案件は、顧問弁護士にリーガルチェックを依頼し、修正していただいた上で、事業部に戻しています。

そうして出来た契約書の最終のバージョンを社内の共有フォルダーに保管し、案件完了としています。

実際に導入いただいて、抱えていた課題は解決されましたか

新井様：

はい。依頼窓口を統一したことで、案件管理を漏れなく行えるようになりました。

件数も、今までは管理していなかったため数えていなかったのですが、予想より多くて驚いています。書類に捺印が必要なものは全部OLGAの法務データ基盤モジュールを通すことになったため、契約書以外の注文書などの案件も入ってきているためだと思います。

それから、法律相談なども、以前より依頼しやすくなったのだと思います。アルバイトの雇用関係や、業務委託契約関係の細かいところの相談が、OLGAの法務データ基盤モジュールに寄せられるようになりました。

やり取りを含め案件をOLGAの法務データ基盤モジュールに蓄積して、今後の法務案件処理の参考にしていきたいと思っています。 

事業部の方、依頼者側の方の反応はいかがでしたか

新井様：

ネガティブな反応や質問はそれほどなく、皆さん受け入れてくださいました。

フローを変更する前に社内説明会を行い、資料を社内の掲示板サイトに投稿したことと、依頼の操作自体が簡単なため、十分理解してもらえたのかなと思っています。

深澤様：

社内説明会には顧問弁護士の方にも出てもらい、社員の説明だけでは物足りないところまで詳しく説明してくれたため、問題ありませんでした。

これまでのやり方と比べて、顧問弁護士の方とのやり取りについては変化はありましたか

新井様：

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入にあたり、契約チェックの運用について顧問弁護士の先生とも共有できたため、以前より依頼がしやすくなりました。

フォームでの依頼受付によりチェックに必要な情報を収集しやすくなったため、顧問弁護士の先生への依頼時にもスムーズに情報共有できています。

また、これまで同様メールで先生とやり取りしながら、外部連絡アドレスの機能を使ってOLGAの法務データ基盤モジュールに先生とのやり取りを蓄積できています。

OLGAの法務データ基盤モジュールを導入したメリットや、効果を感じている点があれば教えてください

新井様：

まず1点目が、契約書関連の全量や契約書の更新時期を把握しやすくなったこと。

2点目が、NDAや業務委託契約書・雇用契約書の雛形が作成できたこと。このひな型は、顧問弁護士のリーガルチェックを受けながら、当社の契約内容に合わせて作成したため、安心して使っています。
OLGAの法務データ基盤モジュールを導入し、契約チェック体制を構築するにあたり、顧問弁護士の先生と現状の共有や必要なひな型の選定ができた点が大きかったです。

ひな型ができたことによって、各部署の担当者の負担も減ったと思います。

3点目が、外部連絡アドレスの機能です。顧問弁護士とのやり取りが自動で蓄積されるため、必ず先生との連絡の際にはこの機能を使用しています。

ひな型は、OLGAの法務データ基盤モジュールのひな形管理に格納してくださっていますか

新井様：

実は最近までひな型管理の機能を知らなかったのですが、今後は使おうと思っています。

今は、社内の掲示板みたいなところにアップして、すぐ使えるような形にしています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入後のサポートについて、感じているところがあれば教えてください

新井様：

案件が管理しやすいように依頼フォームの修正など色々アドバイスをいただきました。

フォーム自体も、項目の追加が簡単にでき、カスタマイズできるため非常に助かっています。

OLGAの法務データ基盤モジュールに今後に期待していることがあれば教えてください

深澤様：

業務を更に効率化したい気持ちはありつつも自分たちで考えていくのに限界があるため、業務効率化の提案や新機能の詳しいご紹介等がよりあったらいいなと思います。

新井様：

細かいところですが、フォームに入力した後、送信前に確認画面があると、誤入力があった場合に修正できるため良いという意見が、社内でありました。

他の法務の方、OLGAの法務データ基盤モジュールを検討中の方に向けてメッセージをお願いします

深澤様：

私達は専任の法務ではないため、あまり言えることも無いのですが、専門のスタッフでは無くても使いやすい仕組みだというのは確かだと思います。

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