OLGA導入を通じて、同社がどのように過去情報を資産へと変えていったのか。その取り組みについて伺います。

総合不動産会社として、多角的な事業を展開

──まずは、御社の事業概要について簡単にお聞かせください。

明田様：

当社は、いわゆる総合不動産会社として、多角的に事業を展開しております。
商業施設やオフィスビルの保有・運営による「賃貸事業」、マンションブランド「ジオ」や戸建住宅ブランド「ジオガーデン」の展開や、不動産仲介やリフォームといった事業を担う「住宅事業」、賃貸用アセットの創出や短期回収型の開発事業を担う「開発事業」、近年急速に取組を拡大している海外における住宅分譲・開発事業を担う「海外事業」の大きく4つの事業を展開しており、一般的に総合不動産会社が担う主な事業領域は一通り手がけている会社だとご理解いただければと思います。

──続いて、法務体制についてお伺いします。人数構成や、具体的な業務内容を教えていただけますでしょうか。

明田様：

当社の法務は、総務部内に法務グループという形で設置されています。兼務者もおりますが、正味人数で課長が2名、課長補佐が3名、担当者が3名という構成で、合計8名の体制です。

業務内容としては、大きく分けると三つの領域があります。

一つ目が、法務業務の中核である法律相談や契約審査です。事業部からの相談対応や、契約書のレビューがここに該当します。法律相談と契約審査を合わせて月間110〜120件ほど対応しており、近年増加傾向が著しい状況です。

二つ目が、機関運営や、意思決定システム、社内規程に関わる業務です。具体的には、取締役会の事務局や、稟議システムの運用、社内規程の整備などが含まれます。

三つ目がコンプライアンス領域です。法令改正への対応や、社内向けのコンプライアンス研修の実施などを担当しています。

業務の割合感で言うと、契約審査や法律相談が全体の約7割、取締役会や意思決定関連が2割、コンプライアンス対応が1割といったイメージです。

──特に多い相談内容や契約類型はありますか。

土師様：

事業特性上頻度が高い領域は商業施設やオフィスに関する賃貸借契約です。単純な契約確認にとどまらず、少し踏み込んだ法的な論点を含む相談が寄せられることも少なくありません。

また、住宅分譲事業における、売買契約書や重要事項説明書の確認も多くあります。

最近は事業が活発なこともあり、用地の仕入れに関する契約も件数としてはかなり多く、「このスキームを法務的に取ることができるのか」といった相談も毎月一定数発生していますね。

データはあるのに探せない。ナレッジが活かせない従来フローの限界

──OLGA導入以前はどのような案件受付フローだったのでしょうか。

明田様：

従来は、グループウェアを使っており、法務への依頼受付や依頼部署とのやり取りは、すべてそのシステムのメッセージ機能で行っておりました。

依頼が届くと、まず受付担当者が「4営業日以内に回答します」という趣旨の定型文を返信します。
その後、法務メンバーだけがアクセスできるグループウェア上のスペースに案件ごとのToDoを立ち上げて4営業日の期限を設定し、依頼メッセージのURLを貼り付けます。

加えて、受付案件について、「どの部署から、いつ、どのような相談内容か」といった情報やToDoのURLをExcelの管理台帳に手入力で登録します。

──かなり工夫されている印象ですが、当時はどのような課題があったのでしょうか。

明田様：

限られたリソースの中で、できるだけ効率化しようと工夫はしていました。クリック数や入力項目を必要最低限まで減らすなど、できる限りの最適化はしていたと思います。

ただ、案件ToDoと管理台帳での二重の入力作業は、担当者にとって余計な業務負荷がかかっていたと思いますし、人間がやることなので、受付漏れはどうしても年に数件は発生してしまっていました。

また法務の業務が「データベース化」されていないという大きな課題がありました。

先ほどお伝えした法務担当者間のグループウェア上のやりとりでは、一次チェック者と二次チェック者の間で、非常に有益な議論が行われていました。参考資料を添付したり、考え方を整理したりと、重要なナレッジが日々大量に蓄積されていっている状況でした。

しかし、グループウェアの法務内のやりとりに使っていた機能は、容易に検索ができる仕様になっておらず、ナレッジとなる法務内での議論内容や、回答の根拠となる調査結果を後日検索で探し出すことは非常に難しい状況でした。

「有用な情報は確かに存在するのに、たどり着けない」というのは非常にもどかしかったですね。時間も無駄になりますし、改善したいという思いは強くありました。

依頼者アカウントで双方が過去情報を前提にしたコミュニケーションが可能に

──OLGAを知っていただいたきっかけをお伺いしてもよろしいでしょうか。

明田様：

「法務のやり取りがデータベース化されていないのは、将来的にまずい」という課題意識は持っていたものの、今すぐ何かを入れ替えようと本腰を入れて検討していたわけではありませんでした。

ただ、御社の営業の方よりお声がけいただいたので「一度話を聞いてみようか」という軽い気持ちで面談をしました。

話をお聞きしたところ、Teamsを始めとしたコミュニケーションツールとの連携や、法務の担当者に寄り添ったユーザーインターフェースなど、思っていた以上に良さそうだと感じ、かなり綿密にトライアルをさせてもらった上で導入を決めました。

──トライアルの際には、どのようなポイントを重視しましたか。

児玉様：

依頼者側からの目線は、かなり意識していました。
OLGAを導入しても、依頼者とのコミュニケーションがスムーズにいかなければ、法務側・依頼者側の双方にストレスがかかってしまいます。

法務内で依頼者アカウントを設定して、法務メンバーが「依頼者役」になって操作する、という形で検証し、通知や返信の導線に違和感はないかといった点を重点的に確認しました。

最終的に、依頼者側が過去の案件情報や履歴を参照できる状態でコミュニケーションを取る重要性が高いと考え、依頼者側にもアカウント付与することにしました。

三段階での全社展開により、1000名規模のOLGA導入を混乱なく実現

──事業部への展開は、どのように進められたのでしょうか。

土師様：

当社には事業本部が4つありますが、それを三段階に分けて展開しました。

まず4月に、開発事業本部を対象に、いわばお試し的に約200名からスタートしました。
最初のフェーズということもあり、こちらとしても事業部側の反応を確かめたかったので、それぞれの部門の定例会議に参加し、直接説明を行いました。

次に7月に、賃貸、海外事業、スタッフ部門（経営企画など）を追加。
最後に10月に住宅事業本部を加え、全社展開が完了しています。

7月・10月の導入フェーズでは、ウェブセミナー形式に切り替えました。
事前に資料を配布し、「この日に説明会を実施します。参加できない方は録画もご覧いただけます。」という形で実施しました。

──段階的にOLGA導入を進める中で、依頼者側の反応はいかがでしたか。

土師様：

全体として、否定的な反応はほとんどありませんでした。
当社はもともとDX推進に前向きなカルチャーがあるので、自然に受け入れてもらえた印象です。

「依頼の仕方が分からない」「操作が難しい」といった質問は、ほとんどありませんでした。実際には、使いこなそうとする方と、最低限の使い方で十分という方に分かれますが、案件のやり取りを進める中で自然と使い方を覚えていかれる方が多かったですね。

一方で、「誰がどこまで閲覧できるのか」という部分は皆気にしており、どう制御できるのかは丁寧に説明する必要がありました。

──導入後の業務フローは、どのように変わりましたか。

明田様：

依頼は専用フォームから受け付け、期限も原則として「4営業日以降」しか選べないように法務側で設定しています。これにより、依頼を受けた時点で対応期限が明確になり、期日管理が非常にやりやすくなりました。
その後の業務フローそのものは、導入前と大きく変わっているわけではありません。ただ、情報が自然に集まり、流れる場所がOLGAに一本化された感覚ですね。

20分かかっていた案件検索が1分に。台帳作成工数はほぼゼロへ

──OLGA導入後の効果について教えて頂けますか。

明田様：

当初のデータベース化の課題は、「今すごく困っている」というよりも、長年のノウハウを持っているメンバーが異動で離脱するなど「このままいくと将来必ず困るよね」という性質のものでした。
その意味では、「将来、顕在化するであろう課題について、先に手を打った」という感覚が一番近いですね。

実際に運用を始めて半年ほど経過しましたが、過去案件を検索する機会は明確に増えてきました。

──過去の法務担当者間でのやり取りを探すのに時間がかかっていたとのことですが、その点はいかがでしょうか。

土師様：

探す時間は、体感で言うと半分以下になっています。
以前はグループウェアでのやりとりを遡り、必要な情報を探す作業だけで20分かかることもありました。それが今は、1〜2分で見つかることがほとんどです。

定量的に「月間何分短縮できました」とは言いづらいのですが、少なくともストレスは大幅に減りましたし、業務のテンポは明確に改善しています。

──台帳作成の工数についてはいかがでしょうか。

明田様：

台帳作成の工数は、ほぼゼロになったと言っていいと思います。
導入時の初期設定や移行に手間はかかりますが、一度仕組みを作ってしまえば、日々の業務で台帳を作成する作業は発生しません。

時間が経てば経つほど、メリットの方が確実に大きくなる仕組みだと感じています。

OLGA内でのWord編集に文書比較。ユーザー視点の機能で業務を効率化

──導入前は想定していなかったけれど、「これは良かった」と感じる点はありますか。

明田様：

一つ目は、OLGA内でWordを編集できる点です。
OLGAにアップロードしたWordファイルを、そのまま編集して更新できるので、非常に便利に使っています。この機能はかなり重宝していますね。

また、継続的に機能改善をしていただいている点も印象的です。

「また画面が少し変わっているな」と気づくことが多く、変化の方向性も「良くなった」と感じるものばかりなので、安心して使い続けられています。細かい改善も多く、ユーザーをよく見ているなと感じます。

土師様：

文書比較機能も変更点が非常に見やすく、よく使っています。

▲新旧文書比較機能。変更があった箇所を一目で把握することができる

期日管理も分かりやすいですね。「今日、自分が何をやらなければならないのか」が明確に可視化される点は、とてもありがたいです。

▲案件一覧ボード。新着、担当案件、チームの案件など、案件の対応状況を一覧化

児玉様：

検索性の高さは、本当に気に入っています。
私の場合、過去案件を探すだけでなく、自分用に案件を作って、弁護士事務所のニュースレターや、覚えておきたい参考情報を投げ込む「箱」としても使っています。

「あ、そういえばあの情報を見たいな」と思ったときに検索すると、きちんと引っかかってくれる。参考情報も含めて探しやすくなったのは、大きな変化です。

それから、検索窓の設置ページが多い点は、とても良い設計だと思っています。
どの画面に遷移しても検索できるので、自然と検索を使う回数が増えました。

──今後のOLGAに期待していることを教えてください。

明田様：

一番大きな期待は、やはりAI活用の進展ですね。
データを蓄積する目的は、検索性を高めることだけではないと思っています。究極的にはこれまで蓄積してきたやり取りや判断の履歴をもとに、AIが提案してくれるレベルまで進化していくことを期待しています。

──最後に、これからOLGAの導入を検討されている他社の方へ、メッセージをお願いします。

明田様：

OLGAの一番の魅力は「ナレッジ化」だと思います。

法務相談における検討の過程、調査した根拠、回答に至るまでの思考プロセス。これらすべてが、本来は非常に価値のあるナレッジであると考えています。

ただ、日々の業務に追われる中で、それをきちんと残し、活用することに課題を感じておられる法務部門は多いのではないでしょうか。

「情報はあるのに、探せない」「同じ検討を何度も繰り返している」──そうした課題を感じている方には、間違いなくフィットするツールだと思います。

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事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要

美馬様：
当社はスイスの食品メーカー、ネスレの日本法人です。
「Good food, Good lifeカンパニー」を掲げ、食品、飲料、栄養健康製品、ペットケア製品等を製造・販売しています。

法務の体制と具体的な業務内容を教えてください

美馬様：
当社の法務人員は私含め8名が在籍しています。

1名はEコマース専任の担当となっており、残りの7名で自身の担当領域に応じて幅広く業務にあたっています。
業務の内訳としては4〜5割がコミュニケーションチェックと呼んでいるもので、宣伝広告やHPへの記載内容、メルマガやSNSなどの消費者向けの発信内容のチェックや相談を受けています。
次いで契約書業務が3割前後、残りの2割が法律相談やコンプライアンス関連、個人情報保護関連、また担当者によっては業務改善のための調査や施策の実施も行なっています。

当社の法務部員はバックグラウンドが様々で法律のバックグラウンドがない人間も多く在籍していますが、その代わりにそれぞれ現場経験が豊富にありますので、そういった点も考慮しながら担当領域を割り振っています。
現場の人間にとっての”効率”とはどのようなものか、それぞれの現場にとってどのように伝えれば伝わりやすいか、といった現場感を大事にしたコミュニケーションを心がけています。

また法務部内ではそれぞれが持ち寄った知識や情報を共有し、法務部のナレッジを学び合えるような環境を目指して活動しています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前の法務案件管理の状況と課題

池田様：
法務部への相談方法が定まっていない点が一番大きかったです。
メールを軸にチャットや口頭など様々な手段で相談が来ており、相談用のメールフォーマットも用意していたのですがなかなか運用に至っていない状況でした。

そのような状況でしたので、依頼者によって相談の際の事前情報の量や質に差があり、法務部として欲しい情報が手元にないまま対応を始めざるを得ない形になっていました。
また、いざ対応にあたる際も部内で共有するために改めて案件の内容をまとめる必要があり、効率化という点でも苦労していました。

OLGAの法務データ基盤モジュールを知ったきっかけや導入した経緯

池田様：
課題がはっきりしていたので以前から何か解決する手段はないか常に情報収集をしていました。
いくつか検討したツールなどもあり、数年前には内製のアプリの検討もしたのですが、やりたいことは明らかになっているものの、これだ、というものがありませんでした。
そんな中でSNS上でOLGAの法務データ基盤モジュールの存在を知り、トライアルに進んだのですが、使用してみるとまさに求めていたようなサービスだったので検討もスムーズに進めることができました。

桝本様：
事業部に対して大きな変化を求める必要がない点も大きかったと思います。
当社はメールが主要なコミュニケーションツールなのですが、その点は変更することなく法務部の業務の改善が図れるのは非常に理想的でした。
事業部がアカウント不要な点も管理コストなどがかからずスムーズに溶け込んでくれるのではという期待もありました。

美馬様：
色々と検討している中で、カスタマイズ性が高く設定さえできればある程度やりたいことを実現できそうな方法はあったのですが、OLGAの法務データ基盤モジュールは法務に特化していることもあり、はじめから法務の現場が求めているものが用意されているという印象を受けました。

OLGAの法務データ基盤モジュールの事業部への導入方法や流れ

桝本様：
導入にあたって一番重要視したのは事業部にどう見えるか、という点です。

メールはそのまま使えるにせよ、依頼時には新たに依頼フォームを使ってもらうことになるので事業部が負担に感じない範囲で法務部として必要な情報を収集できるようなバランスを考えて依頼フォームを作成しました。
事業部に展開する際は事業部向けにマニュアルを作成することも考えたのですが、説明書きなどもオリジナルで作成できることもあり、結果的にはマニュアルを作ることなく事業部に展開できました。
展開当初は従来通りメールで依頼が来てしまうこともありましたが、個別で依頼フォームの使用を促すことで現在はすべての依頼を依頼フォームで受け付けることができるようになっています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入後の効果

池田様：
案件のステータスがひと目でわかるようになったことが一番大きいです。
締結まで終わっているのかどうかを管理する項目も追加したので、従来管理が大変だった部分が改善されました。

またチーム内のコミュニケーションと事業部とのコミュニケーションがOLGAの法務データ基盤モジュール上で完結することで情報の共有が楽になり、チーム内での相談もしやすくなりました。

他には、コミュニケーションチェックについては現在もメールで受け付けているのですが、従来はコミュニケーションチェックと契約書の相談などが全てメールボックスに入っていたのに対し、今はOLGAの法務データ基盤モジュールとメールとで切り分けができているので結果的にコミュニケーションチェックの管理もしやすくなったように思います。

桝本様：
事業部からは特にネガティブな意見は来ていないです。むしろ依頼がしやすくなったという声ももらっています。

美馬様：
なかには依頼方法がフォームになったことで煩わしく感じている人もいるかもしれないのですが、依頼内容に不足があり法務から質問が来て、それに返信して、という経験をしている人も多いと思うので、結果的に全体として良くなっているという反応をもらっています。

OLGAの法務データ基盤モジュールで特に気に入っている機能を教えてください

池田様：
あえて挙げるとすれば案件ボードややりとりの部分だと思うのですが、一つ一つの機能というよりもOLGAの法務データ基盤モジュールの仕組みそのものが導入の効果を感じているところです。色々な機能が複合的に効果を発揮しているイメージです。その結果、コミュニケーションが以前よりもスムーズになったと感じています。

美馬様：
私もその点は同意見です。使っていると法務の業務に特化して作られているということを色々な場面で感じます。当初は利用イメージが湧いていなかった機能も、いざ利用シーンが来ると助かるものが多いです。
OLGAの法務データ基盤モジュール自体の全体の世界観とユーザー目線に立った細かい機能と使い勝手が気に入ってます。

OLGAの法務データ基盤モジュールに対する今後の期待

池田様：
OLGAの法務データ基盤モジュールの導入により、案件のステータス管理がし易くなったので、さらに踏み込んで、案件をより迅速に進めるための仕組みを導入していただきたいです。
例えば、一定期間、事業部から返答のない案件について、事業部の担当者に、状況確認のための自動メールが届くといった機能を設けていただけると嬉しいです。

桝本様：
弊社で導入している他のリーガルテックサービスと連携してもらえるとありがたいです。
案件管理の核となるOLGAの法務データ基盤モジュールから他のリーガルテックサービスに容易にアクセスできるようになると、単純に作業が減りますし、流れがよりわかりやすくなり、管理がよりし易くなります。

美馬様：
法務部だけでなく、会社全体がさらに効率的になるアップデートを期待します。
OLGAの法務データ基盤モジュール上で社外の人ともコミュニケーションが取れるようになったら、法務部は、事業部に対して、より有意義なサービスを提供できるようになると思っています。

また、AIの活用にも期待していますし、OLGAの法務データ基盤モジュールがより広い範囲の業務をカバーするようになったり、他のツールなどとの連携がより強化されるようになると、さらに効率化を進められるのではないかと思っています。

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会社や事業の概要を教えてください

保山様：

弊社は1915年創業で、電動工具、園芸用機器、エア工具などを手掛けるメーカーです。もともと電動工具で知られていますが、培ってきたバッテリーやモーターの技術を活かして、最近は充電式の草刈り機や生垣バリカンといった園芸用機器、クリーナーやラジオ、さらには充電式のコーヒーメーカーなど、現場で役立つ快適用品も幅広く提供しています。プロの皆さんがお仕事で使う製品が多いので、万が一故障した際も、全国120以上の営業所で迅速に修理などのアフターサービスを提供できるのが当社の強みです。2025年3月期の単独売上収益は4,349億円、従業員は約3,400名となっています。

法務の体制と具体的な業務内容について教えてください

保山様：

法務課は現在5名体制です。主な業務内容は、契約書審査、法律相談対応、コンプライアンス業務に加え、個人情報保護や安全保障貿易管理の統括も担当しています。年間で約650件の相談依頼があります。当社の事業は開発から製造、販売まで全て自社内で完結しているので、扱う契約書のジャンルが非常に幅広いのが特徴です。また、法改正に合わせた社内体制の整備や、関連部署への教育も実施しています。昨年は下請法の改正がありましたので、各部署向けに下請法に関する研修を頻繁に行っていました。

塚原様：

これまで電動工具が中心だった事業をバッテリー技術を核とした充電機器全般へと拡大しようとしているため、最近は扱ったことのない新しい分野の製品に関する法令調査が増えてきています。特に、当社にノウハウがない製品の開発を進めるにあたって共同開発契約や、他社の技術を活用するOEM契約が増加傾向にあります。
また、弊社の特徴として、法務課の社員を新卒で採用している点が珍しいかもしれません。新入社員は、先輩社員のサポートを受けながら、早い段階から一人で契約書審査を担当したり、事業部との打ち合わせに参加する機会が多く、成長できる環境です。

OLGAを導入する前に抱えていた課題についてお聞かせください

保山様：

OLGAを導入する前は、案件管理にとても苦労していました。具体的には、Excelに手作業で案件情報を入力して管理し、メールも一件一件、共有フォルダに振り分けて格納していたんです。これがとても手間でした。
特にメールの振り分けと格納には非常に時間がかかっていました。ひどい時には数週間分のメールを溜め込んでしまい、それぞれのメールのタスク番号を調べてフォルダに移動させる作業だけで半日を費やすこともありました。しかも、メールはチェーンになっていることが多いので、重複を避けるために、どれを保存してどれを捨てるかといった判断に時間を使ってしまっていました。年間で約650件の相談依頼がある中で、通し番号を振ってフォルダを作成していくので年度の後半になると、目的のフォルダにたどり着くのが大変でした。
さらに困ったのは、業務が立て込んでくると、案件情報の入力が滞りがちになり、せっかくの記録が途絶えてしまうことが多々あったんです。そうなると、情報が最新化されず、例えば「1ヶ月前に受け付けたはずの案件が、Excel上ではまだ受付のままで止まっている」なんてことも多々起こっていました。もちろん実際には案件は進んでいるんですけど、記録がないので誰も全体像を把握できないという状態です。
また、メールでの依頼は部署の代表アドレスに来ることが多かったものの、事業部の担当者と法務の特定のメンバー間でやり取りが始まるとなじみの担当者宛てに個人アドレスで依頼が届くようになっていました。そうなると、誰が今どのような案件を抱えているのか、部全体で把握することがより難しくなってしまっていました。他のメンバーの案件状況を探そうと思っても、情報に辿り着けないという問題が起こっていました。

塚原様：
まさに、特定の担当者に知識が集中してしまうという課題を強く感じていました。なるべく手作業をなくして、みんなで知識を共有できる場を作りたいとずっと思っていました。

ツール選定の進め方や、他社サービスと比較してOLGAに決定した要因を教えてください

保山様：

実は、当初から「案件管理を効率化しよう」という明確な目的があったわけではなかったんです。それよりも、リーガルテック全般に興味があって、何か良いツールがないかなと情報収集をしていました。案件管理に特化したサービスだけでなく、契約書締結までの全工程を管理できるような広範なサービスも検討していましたね。ただ、実際に話を聞いてみると、そういったサービスは依頼部署側の負担が大きいと感じたため、当社の運用状況には合わず、一度は導入を断念していたんです。
そんな中で、改めて「何か良いツールはないか」と探している時にOLGAを知りました。OLGAのトライアルを始めた段階で、「案件管理」という機能が、他の切り口のリーガルテックと比較して、削減できる業務時間が一番大きそうだという印象を持ちました。さらに、他社の案件管理サービスとも比較検討を進める中で、依頼部署への負担が最も少ないという点が決定打となり、OLGAの導入を決めました。
導入にあたっては、社内稟議で費用対効果を具体的な数値で示す必要がありました。そのため、法務課のメンバー全員でストップウォッチを持ち、これまで手作業で行っていた案件管理にかかる時間を実際に計測したんです。このデータが、導入の説得材料として非常に役立ちました。

事業部への展開はどのように進められましたか？また事業部（依頼者側）からの反応もお聞かせください

保山様：

導入後は、社内ポータルで全社向けにOLGAの利用開始を告知しました。特に依頼が多い部署には個別にメールで案内を送りました。依頼方法については、簡単に依頼用メールアドレスと依頼フォームのURLといった依頼先を記載した「簡易版」と、もう少し詳細な操作方法が分かる「マニュアル」の2種類を作成して周知しました。依頼しやすい方法を選択できるようメールとフォームのどちらからでも依頼できるよう整備しましたね。
事業部からは、いくつか質問はありましたが、操作方法に関するものはほとんどありませんでしたね。具体的には、「法務が受けている案件は多岐にわたるけれど、契約書以外の案件（例えば、登記簿謄本の保管依頼のような簡単なもの）もOLGAを使って依頼して良いのか？」という質問が来ました。これに対しては、「迷ったらOLGAで依頼してください」と案内しています。
導入前は正直、1回もフォームが使われないのではないかと懸念していたのですが、開始してみると、意外にも約3割がフォームから依頼が来ており、想定以上に活用されているという印象です。これは嬉しい誤算でしたね。

導入して抱えていた課題はどの程度解決または改善されましたか

保山様：

OLGAの導入によって、以前から抱えていた課題は劇的に改善されたと感じています。特にその効果を実感したのが、当社の法務部で一時的に人員が減った時期です。産休や退職でメンバーが減り、通常7名体制のところが4名で業務を回さなければならない状況になったことがありました。ちょうどその時期が、株主総会の招集通知の作成という季節限定の業務と日常業務が重なる忙しい時期で、業務もかなりタイトでした。
もしOLGAがなかったら、おそらくもっと残業時間が大幅に増えていたでしょうし、以前の運用を続けていたらその期間の案件管理の記録は間違いなく白紙になっていたと思います。しかし、OLGAを導入していたおかげで、多忙な時期にもかかわらず、すべての業務記録を自動的に、そして確実に残すことができました。
人員が少ない状況でも業務の抜け漏れを防ぎ、効率的に業務を遂行できるようになり、法務部の生産性向上に大きく貢献してくれています。ストップウォッチを持って計測した手作業で行っていた案件管理にかかる時間と比較して算出すると、月間約4,650分の時間削減効果があるという結果が出ています。メールでのやり取りもチャット形式で案件に紐付いて残っていくなど、情報の蓄積が確実に行われ、ナレッジの共有もスムーズになったと感じています。

導入して想定外のメリットや効果を感じている点はありますか

保山様：

OLGAでは案件情報として取引先の企業名を登録する際、法人番号のデータベースと紐づいていて、プルダウンで選択することができるのですが、これにより企業名の表記揺れがなくなったことは想定外の大きなメリットでした。
表記揺れがなくなったことで、企業名を入力すると過去にその企業と契約を結んでいるかが一目で確認できるようになり、便利だと感じています。以前は同じ企業でも表記が異なると別の企業として扱ってしまったり、過去の取引履歴を探すのに苦労したりしていたので、大きな改善点ですね。

塚原様：

OLGAの各案件画面で契約書をプレビュー表示できるのが非常に役立っています。上司に契約書の承認を得たい際など、チャットでやりとりを見せながらプレビュー画面を見せて説明できるので、別途資料を準備したり、いちいちファイルを共有したりする手間が省け、情報共有が非常にしやすくなりました。

OLGAで気に入っている機能について、理由とともに教えてください

保山様：

タスクを割り振る側としては、新着タスクの未配定状態がすぐに分かる機能が非常に助かっています。以前はメールで案件を受けていると、誰かに割り振ろうと思って残しておいたタスクが他のメールに埋もれてしまったり、誰に割り振ったか、タスク表にきちんと記録したかを忘れてしまいそうになったりすることがありました。OLGAではそういった心配がなく、未配のタスクが一目でわかるので安心感があります。
それから、トップ画面で担当者が現在抱えているタスクが一覧で分かる点も気に入っています。Excelで管理していた頃は、完了済みのタスクと進行中のタスクが全て同じページに混在していて、いちいちソートしなければ誰が何をしているのか把握できませんでした。Excelの管理だと、件数が多くなってくるとファイルを開くのが重く、ステータスを変えたいタスクを探すのも大変で、タイムリーなステータス管理や確認が億劫になる原因にもなっていました。OLGAではそれがすぐにわかるので、とても便利です。
さらに、バージョン管理がきちんとできる点も良いと感じています。以前は担当者によってファイルのタイトル付けがバラバラで、どのファイルが最終版なのか分かりにくいことが頻繁にありました。例えば「バージョン3を作ったけれど、結局ボツになった」といった場合も、ファイル名だけでは判断が難しかったです。しかし、OLGAではバージョンがきちんと管理されるため、過去の案件を参考にしたい時などに、どのファイルが最終版で、どのような経緯を辿ったのかが明確に分かり、非常に役立っています。

塚原様：

案件が一覧表示されて、期限がパッと出てくるので、いつまでに対応が必要かすぐに分かる点が気に入っています。あとは、まだあまり使っていない機能なんですが、タスクが枝分かれする際にサブ案件機能で「枝番」がつけられるので、これはこれからどんどん活用していきたいと期待しています。

今後OLGAに期待していること

保山様：

現状でもかなり完成度が高いと感じています。ですので、機能面というよりも、OLGAに蓄積されたデータを活用した分析機能には大きな期待を寄せています。導入からまだ1年が経っていないので、具体的にどう活用していくべきか模索中ではあるのですが、データが十分に溜まってきた中で、より高度な分析機能ができることを期待しています。また、AI法務アシスタントのQ＆Aデータベース機能もまだ十分に使いこなせていないですが、データが溜まってきたら活用できるようにしたいと思っています。

他の会社の法務の方へのメッセージ

保山様：

OLGAは、他部署の運用をほとんど変えることなく導入できるのが大きな魅力だと感じています。それでいて、導入後の効果は非常に大きいツールなので、現場部門の意向に可能な限り合わせる方針の組織でも導入しやすいのではないでしょうか。アカウントを付与する必要がなく、依頼者側には依頼先となるメールやフォームを案内するだけで利用を開始できるという点は、導入のハードルを大きく下げるポイントになると思います。

投稿 案件情報を一元化し、月間約4,650分の時間削減を実現！ は 法務オートメーション「OLGA（オルガ）」 に最初に表示されました。

事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要を教えてください

周藤様：

当社は1899年に創業された食品メーカーです。トマトケチャップや野菜飲料、調理食品、生鮮野菜、冷凍野菜など、野菜の価値を活かした商品や健康サポート事業を展開し、海外では、北米・欧州・豪州・アジアの事業会社が連携し、フードサービス業態や食品製造業向けにトマト加工品を製造・販売しております。また、環境変化に適応した品種の研究や栽培技術の開発に取り組んでいます。2024年12月期の売上収益は約3,000億円で、従業員数は約3,000名規模です。

OLGA導入を検討し始めた経緯や課題について教えてください

周藤様：

OLGA導入を検討したきっかけは、法務部門での過去案件のナレッジが担当者に属人化しており、ナレッジマネジメントを法務部門の課題として認識していたためです。基本的には担当者が事業部と直接メールでやり取りをしていたため、各案件の情報が担当者個人のメールフォルダに蓄積される状況で、情報の散在と共有の難しさが大きな課題となっていました。

具体的には、各担当者のメールフォルダ内には、事業部とのやりとりのメール本文、契約書の草案や修正版、関連する参考資料などが整理されることなく蓄積されており、過去案件を確認する際には、まず大量のメールを検索し、それらの内容を一つひとつ確認する必要がありました。この作業には非常に時間と手間がかかり、担当者の業務負荷が大きくなっていたと考えます。さらに、自身以外の他のメンバーが担当した過去案件の対応履歴にアクセスすることも難しい状況でした。

また、2023年10月に異なる組織に属していた法務グループと知的財産グループが統合されたことで、それまで異なる方法で実施されていた契約書に関する案件依頼の受付・管理のプロセスを統一する必要性も生じました。この統一化とナレッジ共有の効率化を同時に実現するために、システム導入の検討を開始しました。

他社との比較・トライアル時の感想について教えてください

周藤様：

リーガルテック製品を複数検討しましたが、OLGAが最も我々のニーズに合致していました。導入検討にあたり特に重視したポイントは、全社展開を行う上で事業部側の負担が少ないことでした。その点でOLGAは事業部側のアカウント発行が不要で、今まで依頼者とのやり取りに使ってきた既存のメール環境をそのまま活用できるため、導入時に全社への浸透が非常に容易であると感じました。

さらに、他社製品が導入までに最低でも半年以上の準備期間を要することが多かったのに対して、OLGAはトライアル期間中に依頼フォームの作成や案件管理の準備をほぼ完了することができました。この導入スピードの速さと、導入までの工程がシンプルで明確なことは、他社と比較しても際立っており、迅速に課題を解決する上で大きな魅力でした。

また、UI/UXの観点からもOLGAは非常に優れていると感じました。具体的には、案件管理の一覧性が高く、進行中の全案件をひと目で把握することができるほか、一画面内に案件情報、メッセージのやりとり、さらには契約書のあらゆるバージョンがまとまって表示されるため、情報確認の効率性が格段に向上しました。こうしたシンプルで直感的な操作性と課題解決力が評価され、トライアル時点からユーザーの満足度も非常に高かったことが導入の決め手となりました。

実際のトライアル期間を経て、導入時のハードルの低さを改めて実感することができました。依頼フォームの作成や基本設定が迅速に進み、業務に大きな影響を与えることなく、即座に全社で運用をスタートできました。こうした特性が、他社製品と比較した際の圧倒的なアドバンテージとなり、最終的な導入決定に至りました。

OLGAの導入プロジェクトの体制と推進方法について教えてください

周藤様：

導入プロジェクトは、法務グループの私と、知的財産グループのメンバーの2名を中心に進めました。依頼フォームの項目内容は法務部門のメンバー全員で検討を行い、実際の設定などはプロジェクトメンバーが分担して行いました。特に工夫した点は、利用者が入力に困らないようフォーム内に記入例を設けるなどユーザビリティを高めることでした。

OLGA導入後の運用開始と社内展開の進め方について教えてください

周藤様：

運用開始にあたっては、非常にシンプルなプロセスを採用しました。社内通達にOLGA導入の背景や目的を丁寧に記載し、依頼フォームのURLと操作マニュアルを共有するだけでした。マニュアルもOLGAが提供したものをベースにアレンジして作成しました。事業部からの反応は良好で、操作方法に関する質問などはほとんどなく、想定していた以上にスムーズに全社展開が出来たと思います。

特に印象的だったエピソードとして、社内にマニュアルを共有する前にOLGAを利用した方がいたのですが、その方は特に操作方法などを質問することもなくOLGAを利用されていました。これにより、フォーム自体の直感的な分かりやすさを確認できました。

ナレッジマネジメントの実現

周藤様：

導入後は情報が迅速に集約され、ナレッジが自動的に蓄積されるようになりました。OLGAの特に優れている点は、案件管理を日常業務として進めることで、同時にナレッジマネジメントが自然に実現できることです。一般的にナレッジマネジメントを推進する際、新たな作業や負担が発生すると、現場への浸透が難しくなりますが、OLGAでは案件処理そのものがナレッジの蓄積につながるため、特別な作業を追加することなくスムーズに運用に乗せることができました。

案件単位の一画面上に案件情報や関連する契約書の全バージョン、事業部や他部署とのやり取りやメッセージも含めて一元的に管理されているため、情報が非常に見やすく整理されています。これにより、過去の類似案件を迅速に検索して参照することが可能になりました。検索機能についても、案件単位での検索だけでなく、日付や契約類型、部門別といった様々な切り口からの絞り込みが可能であるため、情報へのアクセス効率が劇的に向上しました。

さらに、法務グループと知的財産グループが共同で案件を担当する場合にも、リアルタイムで同じ情報を共有できるため、グループ間の連携が格段にスムーズになりました。また、経験の浅い社員に対するOJTも大きく改善しました。案件ごとの情報が詳細に可視化されているため、案件背景の説明や質問対応にかかる時間が大幅に短縮され、育成効率が上がったと実感しています。

OLGAの特に気に入っている機能があれば教えてください

周藤様：

OLGAの中で特に価値を感じているのは、分析ダッシュボード機能になります。OLGAに蓄積された依頼の案件数の集計のみならず、依頼元の部署やどんな依頼が多いかなどが視認性の高いグラフで確認できます。

この機能により自分たちの業務量の把握や今後の業務施策の判断材料として活かすことが簡単にできます。また、メンバー個人単位でも集計できますので、人事評価時の振り返りにもこの集計をもとに話をすることもできます。以前は数字に基づいた定量的な話は少なかったのですが、OLGA導入後は一緒に分析ダッシュボードを見ながらより生産的な会話が増えたと思います。
データが一元管理されることで、今後データに基づいた無駄のない業務が進むのではないかと期待しております。

今後の展望について教えてください

周藤様：

今後はOLGAに搭載されたAI機能をより積極的に活用し、契約書や案件に対して迅速な自動対応が可能になるよう取り組みたいと考えています。また、規定やQAデータを充実させ、社員が簡単な質問に対してAIが直接回答できる仕組みを構築することを目指しています。

法務業務に携わるみなさまへのメッセージ

周藤様：

OLGAは企業規模を問わず法務部門の課題解決に有効なツールだと感じています。特に、法務人材の流動性が高い現代においては、ナレッジの蓄積と活用が欠かせません。OLGAを活用し、安定した法務組織を構築することをお勧めします。

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事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要

ご担当者さま：

当社は国内外に様々な拠点を持つ三井倉庫グループの持株会社です。

物流事業の中核を担う5つの事業会社と共に、「社会を止めない。進化をつなぐ。」という三井倉庫グループ理念のもと、物流サービスを通じて多様化する社会やお客様のニーズに応え続けていくことを目指しています。

法務の体制と業務内容

ご担当者さま：

当社の法務部門は法務総務部内の法務課が担当しており、私含め7名が所属しています。

契約書対応、法律相談、訴訟・紛争対応などの法務案件全般に加えて、株主総会や取締役会事務局等のコーポレート法務まで幅広く担当しています。業務の比率割合は概ね、法務案件対応6割、コーポレート法務4割といったところで、法務案件の対応件数は月間80件前後で推移しています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前の法務案件管理の状況と課題

ご担当者さま：

一点目は案件対応が属人化されていたことです。受付からやりとりまで基本的にすべてメールを使って対応し、案件のステータス等はスプレッドシートにまとめており、「各担当者の案件進捗や業務負荷」の可視化に対する問題意識はあったものの、案件数が増加していく中で、案件管理にうまく対応できていませんでした。

二点目はナレッジが散逸していたことです。やりとりの内容はメールでしたし、また契約書等のファイルの管理には特に苦戦しており、共有フォルダを用意したものの、実際には該当案件のメールの履歴を最初から振り返るようなことも多々ありました。参照すべき対象の所在が分散し、時間もかかるので、情報の共有には苦労していました。

また、将来を見据えると、新規法務課員が当課の業務、特に過去の経緯を含めてキャッチアップしやすい環境が整備できておらず、日々の案件の情報化、共有化に課題を感じていました。

OLGAの法務データ基盤モジュールを知ったきっかけや導入した経緯

ご担当者さま：

当初は案件情報やナレッジの管理をするためのシステムを社内で内製しようと検討・検証を進めていました。しかし、特にナレッジの効果的・効率的な蓄積に課題が残り難航していました。

その折にGVA TECH社のセミナーを通してOLGAの法務データ基盤モジュールを見つけ、他社とも比較しつつ検討を重ねた結果、GVA TECH社の法務専門の管理システムに優位性と将来性を感じたため、トライアルを前提に問い合わせをすることにしました。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入後の法務担当者の感想

ご担当者さま：

システムの導入については事前に課題意識をもって取り組んでいたこともあり、実際に使用してみるとOLGAの法務データ基盤モジュールが狙いとしているところと弊社の狙いの親和性が高いことを実感できました。操作性についても法務専門のシステムということで、法務担当者には非常に直感的に使いやすい作りになっており、想定通りかそれ以上の働きぶりを感じました。

各機能についても、初動対応までのラップタイムの計測機能など、まさに必要としていた情報が手に入ったり、また導入後のシステム改善も適切かつ迅速で、導入開始以降も使い勝手が更に向上していると感じます。

グループ内展開で工夫したこと

ご担当者さま：

受付方法をメールからフォーム機能に一斉に切り替えることに決めたので、「依頼者（主に事業会社の営業担当者）の負担をできるだけ少なくしつつ、最大限の情報を収集すること」を意識しました。
フォームの質問内容は依頼者が送信に辿り着くまでに過度な負担をかけない項目数にとどめつつ、いかに多くの情報を収集するかを心がけ、検討を重ねました。

またフォームの質問内容だけでなく、「いかにフォームにたどり着くまでを明確化できるか」も重要と感じ、社内のポータルサイトに法務専用サイトを新設して法務関連の基礎情報を集約するとともに、専用サイトのトップページに依頼フォームのリンクを設置しています。

また依頼者向けにガイドラインを作成し、マニュアルや説明動画も用意しました。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の業務における実感

ご担当者さま：

本格導入してから２か月程が経ちますが、それでも案件の管理状況としてはわかりやすくなりましたし、ナレッジについても徐々に蓄積されていっていることを実感しています。
OLGAの法務データ基盤モジュールが組織内のコミュニケーションプラットフォームとして中心にいることが当たり前になりつつありますね。

案件ボードでどのくらいの数の案件が動いているのかタイムリーに分かりますし、法務課員それぞれのタスク量も分かりやすくなりました。
OLGAの法務データ基盤モジュールは医療現場で言うカルテのような感覚で使っていて、課内の打ち合わせのみならず、依頼者との打ち合わせで画面共有したり、打ち合わせの内容をその場で記録化したりしています。見返した際に全ての情報が一つの画面上にある、というのは非常に大きいです。

今後は貯まった情報をもとに、検索機能やダッシュボード機能などで貯まった情報の価値がさらに上がっていくのではと思います。

OLGAの法務データ基盤モジュールで気に入っている機能

ご担当者さま：

先ほどお話した初動対応までのラップタイムの計測機能です。
法務案件において、最初のドラフトやカウンター案をどのくらいのタイミングで返せるか、という点は依頼者の強い関心事で、業務品質とスピード感のバランスが重要だと思います。

この点で、ファーストアクションの後も案件情報を保持し続けながら初動対応のラップタイムを計測するというのは両立が難しいと思っていたのですが、OLGAの法務データ基盤モジュールは１度目のステータスの「完了」への変更で、案件受理からファーストアクションまでのラップタイムを自動で計測してくれるので、ファーストアクションまでに要した期間も個別に算出せずとも記録化してくれるのは非常に助かります。

また、導入後に実装されたひな型管理機能もまさに求めていた機能で、シンプルな機能ですが管理方法に課題を抱えていた当社にとっては非常にありがたい機能です。
ひな型を整備することで依頼者へのレスポンスのスピードアップなど、効果を発揮してくれるのではと期待しています。

OLGAの法務データ基盤モジュールに今後期待する機能

ご担当者さま：

決裁者とOLGAの法務データ基盤モジュールでのやり取りを共有できたり、決裁者に直接的に法務のリスク評価を伝達する手段ができると非常にありがたいです。

契約書をレビューしたとしてもどうしてもリスクは残るものですが、その点を適切に決裁者に対して提供することは企業の意思決定において極めて重要なのですが、その実現は容易ではありません。

稟議システムに紐づけるといったことも考えられますが、会社単位での管理を前提とした稟議システムに機能を追加することが難しいため、OLGAの法務データ基盤モジュールには法務専用のシステムとして、何か解決策を実装してもらえると嬉しいですね。

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事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

走り続ける、変わり続ける。

──会社や事業の概要について教えてください

熊野様：
当社は、2018年に大阪市交通局から民営化し、現在は、大阪市内を中心に地下鉄とニュートラム合わせて9路線を有する鉄道を基幹事業としています。また、オンデマンドバスの運行やお客さまとの接点となるMaaSアプリの提供、飲食事業をはじめとする駅ナカ・駅ソトサービスの拡充、マンション・オフィスビルをはじめとする不動産開発など、多角的に事業を展開しています。「走り続ける、変わり続ける。」をコーポレートスローガンとして、大阪から元気を創りつづける「交通を核にした生活まちづくり企業」への変革を目指しています。

──法務の体制と業務内容を教えてください

熊野様：
現在、法務部は6名体制で、「戦略法務課」と「契約審査課」の2課に分かれています。当社には、調達部があり、定型的な契約については、調達部が担当して契約を行っておりますので、非定型な契約や、法律相談等を両課で担当しております。そのほか、戦略法務課では、M&Aや業務提携、出資案件など、いわゆる戦略的な法務対応をしています。

メールとExcelで煩雑化。案件管理の“見えない非効率”が業務を圧迫

──OLGA導入前の法務案件管理の状況と課題を教えてください

熊野様：
もともと、事業部からの依頼はメールで受け取り、案件管理はExcelで行っていました。アサインについては、担当者ごとの抱えている件数を見ながら、仕事量や難易度に応じて割り振るようにしていましたが、Excelへの担当案件の入力が遅れていたり、案件が終了してもステータスが完了となっていなかったりすることもあり、リアルタイムで正確な状況を把握することが難しい状態でした。

Excelには、契約相手名や依頼部署、依頼日、希望納期や案件概要などを入力しておりましたが、1件あたり5分ほどかかっていたと思います。また、アサイン時に、過去の継続案件については、前回の担当者にアサインをしておりますが「この案件は前にも見た気がするけれど、前回は誰が対応していたのか？」と、すぐに担当者が判明しないケースもあり、誰がどの案件を担当しているかを把握するまでに一手間かかっていたため、アサインの判断や情報共有において、タイムロスが生じていたように思います。

▲2025年１月19日に開業した中央線「夢洲駅」

法務部と依頼者の両方にフィット。現場に浸透する“使いやすさ”を評価

──OLGAを知ったきっかけや導入した経緯を教えてください

熊野様：
きっかけは、メルマガでOLGAのシステム紹介を目にしたことでした。当初は契約書管理システムを探していましたが、ご説明を受ける中で、私自身も前職で案件管理システムを利用していた経験もあり、「やはりシステムを使ったほうが便利だな」と感じる部分が多くありました。そうした背景から、まずは契約書管理よりも先に案件管理の仕組みを整えたいという思いがあり、案件管理機能に注目して導入を進めることになりました。

奥野様：
当時は、他社のサービスも5〜6社ほど比較検討していました。すでにいくつかのサービスの説明を受けていましたが、操作性や費用面に課題があり、なかなか導入に踏み切れずにいた中で、GVAさんからお話を伺いました。私と当時の課長でオンラインデモを拝見し、契約書等の審査を行う法務部と審査の依頼を行う事業部の担当者の双方が使いやすそうだと感じたことが大きな決め手でした。また、費用面でも当社の予算に合っていたことから、総合的に判断してOLGAの導入を決めました。

──特にどのような部分が使いやすそうだと感じましたか？

奥野様：
各事業部の担当者から法務部への依頼は、依頼フォームを通じて行いますが、あらかじめ依頼フォームが整備されていれば、依頼者がそれに沿って入力するだけで依頼が済むので、特別な説明がなくても使えるのではないかと感じました。新しいシステムを導入すると、問い合わせが寄せられるケースが多いと思いますが、OLGAについてはそのような心配が少なく、各事業部にもすぐ馴染む印象を持ちました。

また、依頼者とのやりとりがメールではなくチャット形式で行うことができる点や、各案件における契約書のバージョン管理がシステム内で完結する点も、非常に分かりやすく、デモを拝見した際には「見やすく整理されている」と感じました。

▲大阪港バーティポート（離着陸場）と空飛ぶクルマ

“一元化”が可能で、自由なフォーム設計がスムーズな導入のカギに

──OLGAの導入時はどのような準備をされましたか？

奥野様：
依頼者側が相談内容を入力するための「依頼フォーム」の設計に注力しました。当時は、メール・チャット・電話など、様々な手段で依頼が届いており、法務部が審査を行ううえで本来必要な情報が揃っていないケースも多くありました。そこで、まずは法務部が審査に必要な情報を整理し、依頼フォームに反映させるところからスタートしました。
たとえば、契約書が当社のひな型なのか、相手方のひな型なのか、既に相手方に提示済みなのか、これから初めて作成する段階なのかといった、依頼時点での状況が把握できるよう、選択肢を設ける工夫をしました。また、審査に必要な情報を正確に収集することを目的に、選択形式で情報を整理しつつ、補足が必要な場合は自由記述欄で補えるように設計しました。

導入時に各事業部から、依頼フォームが使いづらいといった声はなく、導入後も大きな混乱はありませんでした。一部、想定とは異なる内容を依頼フォームへ入力をされるケースはあったものの、多くの場合、依頼フォームに沿って審査を依頼いただいているため、法務部としても、導入前と比べて審査がしやすくなったと感じています。

廣江様：
私自身は2025年4月に事業部から法務部へ異動してきたのですが、その時点で既にOLGAは導入されていました。異動前は事業部の立場で依頼を出しており、特にシステムに対する抵抗感はなく、「こういう項目を入力するのか、じゃあ入れてみよう」という感覚で、自然と使い始めたことを覚えています。
以前はメールで法務部に依頼していましたが、メールに記載する内容は人によってまちまちで手探りでした。部署によって事情は異なると思いますが、初めての担当者でもフォームに沿って入力すれば依頼できるようになり、依頼のハードルは確実に下がったと感じています。

▲Osaka Metro 本町ビル

すべてが一画面に集約。だから抜けなく・迷わず・引き継ぎもラクに

──OLGA導入による具体的な効果を教えてください

杉岡様：
案件ごとにやり取りや資料が一元的に整理されている点は、非常に便利だと感じています。相談内容や依頼部門が特に気にしているポイント、依頼者とのやり取り、法務部内での検討の履歴など、必要な情報が一つの画面で確認できるため、状況の把握がしやすく、対応もスムーズになります。情報が分散せずにまとまっていることで、対応漏れの防止にもつながっていると感じています。
依頼内容が自動で一元管理されることで、案件管理表への転記漏れ、メールの保管といった課題も解消されました。OLGAを通じて、案件が自然に整理されていく感覚があります。

廣江様：
異動で法務部に来た時点で過去の議論やナレッジが蓄積されていたことで、新任者としても業務に取り組みやすいと感じました。類似案件が過去にあったかどうかを周囲に都度確認しなくても、検索機能ですぐに参照できる点は非常に助かっています。キャッチアップするうえでも、OLGAは操作しやすく、親しみやすいシステムだと感じています。

“新旧の差”がすぐ見える。地味だけど確実に助かる時短機能

──実際によく使っている、OLGAでお気に入りの機能は何ですか？

熊野様：
Wordファイルの新旧比較がボタンひとつでできる点は、実際に使ってみて特に便利だと感じました。以前は、修正履歴が付いていなかったり、履歴が多すぎて差分が分かりにくかったりすることもあり、Wordの比較機能を使って比較していました。OLGAでは、自動で新旧対照表を作成できるため、新旧の比較作業の負担が大幅に軽減されました。導入前はそこまで期待していなかった機能だっただけに、実際に使ってみて「これは助かる」と実感しています。

修正履歴だけでなく、たとえば稟議システムに添付された契約書が法務部で確認した最終版と一致しているかを確認したいときも、OLGAに取り込んでボタンひとつで差分を確認しています。まれに法務部が把握していない内容の修正が加えられたまま契約されそうになるケースもありますが、こうした比較機能によってリスクの早期発見にもつながっています。

──OLGAの活用を通じた業務改善の工夫や、現場での実感を丁寧にお話しいただき、大変参考になりました。このたびは、ご多忙のなか貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。

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株式会社ホンダモーターサイクルジャパンでは、多様な受付方法により煩雑となっていた法務相談案件の管理方法の抜本的な改革のため、法務オートメーション「OLGA」を導入しました。依頼フォーム導入による受付体制と案件情報の一元化により、属人化や管理のための工数削減といった課題の解消を実現しています。今回は、導入までの経緯や実際の活用方法についてお話を伺いました。

契約審査に限らず、多様な業務に対応

法務の体制と業務内容

金澤様：
当社の法務部門は、管理部のCG（コーポレートガバナンス）推進課が担っており、現在は6名が在籍しています。担当業務は幅広く、契約審査や法令全般の相談・研修などを行う事業法務のほか、株主総会や取締役会・執行会議等の経営審議体における事務局対応、コーポレート法務やコンプライアンスなども担当範囲で、加えて当課では間接材調達に係る業務も担当しています。
案件数は月間でおおよそ30件ほどになり、間接材調達以外の業務は基本的にOLGAを用いて管理しています。

▲金澤様

事業部の「ちょっといいですか？」が悩みの種に

OLGA導入前の法務案件管理の状況と課題

金澤様：
法務の案件管理は基本的にExcelの管理表を用いて行っていました。受付方法はメールの他に電話で問い合わせがあったり、直接CG推進課のメンバーの席に来て相談を受けたりもあったのですが、それらの相談内容を手で管理表に入力していました。その後の対応も、基本は相談を受けて管理表へ入力した人がそのまま対応していました。

渡部様：
場合によっては、案件の難易度や担当者の工数等も踏まえ、課内で調整のうえ再度担当者をアサインすることもありました。

金澤様：
管理表には日付や相談者の情報、相談内容や結果等を入力していましたが、相談内容を思い出して頭のなかで要約して入力して・・・と、管理のために時間を割いている状況で、この点は課題として認識していました。他にも、案件によっては月次の報告前にまとめて入力することもあり、現在誰がどんな内容の相談を何件担当しているか、解決しているのか・していないのか等の進捗状況がわからなくなってしまうこともありました。中には、立ち話で終わってしまうような案件はそもそも管理表に入力しないこともあり、正確な相談件数も把握できていない状況でした。また、相談や審査のために事業部門に提供してもらった資料は、共有フォルダに保存されている場合もあれば、各担当者のメールにしか残っていない場合などもあり、過去案件の検索がしにくいだけでなく、ノウハウ・ナレッジが属人化してしまう問題もありました。

渡部様：
案件差配以前の問題として、事業部門から当課への相談時に、案件対応のために最低限必要と思われる情報が揃っていない、という状況が散見されていたと思います。何を法務部門に伝えればよいのかという点が明確になっていなかったので、相談者によって法務部門に伝える情報のばらつきが生じやすくなっていました。きちんと整理された情報を揃えて相談に来る人もいれば、良く分からないけどとりあえず相談に来るという人もおり、緊急性や重要性が高いと思われる案件であっても内容が判然とせず、当課としても対応に苦慮することが往々にしてありました。

金澤様：
事業部門の担当者からすると、法務部門にどのような情報を提供したらよいかわからないため、「ちょっといい？」と法務部門の席を直接訪ねるものの、法務部門側は事業部門が何を相談したいのかわからず、事業部門側は法務部門に小言を言われて帰る・・(笑)、と、お互いプラスにならない時間となってしまうこともゼロではありませんでした。

▲渡部様

UIと仕組み、ユーザーフレンドリーなOLGAに抱いた期待

OLGA（法務データ基盤）を知ったきっかけや検討したきっかけについて教えてください

金澤様：
OLGAの法務データ基盤を知ったきっかけはGVAさんのメールマガジンだったかと思います。法務業務のDXの1つとして、以前にAI契約レビューサービスを検討していた際にGVAさんのAI契約レビューも検討の１つに入っていました。AI契約レビューは他のサービスを導入することになったのですが、引き続き法務業務DXやノウハウ・ナレッジの属人化課題解決のためにメールマガジンやウェビナーには目を通していて、そこからGVAさんの法務データ基盤も調査しました。

渡部様：
OLGAを認識したきっかけとしてはAI契約レビューの検討の流れにおいてでしたが、弊社内で全社的なリーガルテックを推進するにあたり、電子契約やAI契約レビュー等とともに、CLM（コントラクト・ライフサイクル・マネジメント）活用による更なる契約関連業務の効率化を図りたいという目的から、OLGAを含めた数社の法務データ基盤を検討していくこととなりました。

その後のOLGA（法務データ基盤）の検討の経緯について教えてください

金澤様：
オンラインでの打合せの後、弊社までご来社いただき、営業の方に直接画面を見せていただいたのですが、最初の感想としては「初見で見やすい」と感じたことを覚えています。画面を見た瞬間に、どこがどのような機能か、どのように活用できるか、私たちが抱えている課題をどう解決できるのか、とても想像がしやすかったです。見た目のフレンドリーさというかわかりやすさというか、とにかく使いやすそうだし、すぐ活用できると感じました。私は経歴からシステムについては明るい方なのですが、そうでなくても問題なく扱えそうな印象を抱きました。

渡部様：
私もユーザーフレンドリーな見た目との印象を持ちました。加えて、チャット感覚でのやりとりや案件ステータスの見える化、ノウハウ蓄積化（ナレッジマネジメント）等の機能も備わっており、ユーザビリティも高いと感じました。初めて見た段階でも、分かりやすさ、使いやすさ、使える機能という観点から、なんとなくではありますが私達のニーズを満たしてくれる基盤ではないかとの印象を持たせてくれたことは検討を進めるうえで大きかったです。

片岡様：
前の2人と重複してしまうのですが、私もぱっと見のわかりやすさというか、業務の中心に据えていくような仕組みになるものとして、自分が長く使っていく想像がしやすかった印象があります。

山口様：
最初の印象は私も同じで、使ってみた感想としては、案件のステータスがわかりやすく表示されるので、今自分が動くべきなのか、待ちの状況なのかが明確になるのが良かったです。あと、個人的な感想ですが、これまではメールでのやりとりが中心だったところを、チャットでやりとりできるようになったことで、他部門との会話や課内での確認もしやすくなったと感じています。

▲（左から）山口様、片岡様

自動管理による工数削減とナレッジ共有を同時に実現できる

決め手について教えていただけますか

金澤様：
導入にあたって求めていた要件はいくつかありました、まずは相談案件の管理が自動化できること、ノウハウが蓄積できて容易に検索ができることです。また、相談者側も使いやすいということも必須の要件として定めていました。法務部門としては、より企画の上流で法務部門からもアプローチできるような、”プロアクティブな法務部門”を目指しておりましたので、相談者側が相談しやすい、使いやすいというのは非常に重要なポイントでした。これらの必須要件はしっかり満たしつつ、既に導入済の電子署名システムとの連携もでき、さらに他社との比較の面では、法務相談を受けて回答し、そこからQ&Aが自動で生成されて、さらに事業部門側に公開することができるという、長期的な視点でも事業全体への貢献度が高いと判断できたことが決め手となりました。もちろん、利用の主体である法務部門にとって使いやすいということも導入判断においては後押しとなりました。

渡部様：
必須要件とまでは言えないのかもしれませんが、「一元管理」は重要なキーワードでした。案件が発生してから契約を管理する最初から最後のところまで、情報が散在することなくOLGAで管理し完結できることの効率性の高さは大変魅力的でした。OLGAに見に行けば必要な情報がある、という状態を作り出すことができる点が大きかったです。

金澤様：
その他では、相談者側がID不要で社内の誰でも相談が可能なこと、使い慣れたメールと連携して使えることなど、導入にあたっての障壁が低かったことも決め手のひとつとなっています。検討にあたっては、営業担当者の方が実際に来社いただき、目の前で操作を見せてくれたことも実際の利用風景を想像するうえで重要なポイントとなりました。

▲案件の管理ページ。依頼フォームへの入力内容から自動で作成

法務部と事業部双方に効果のある”依頼の一元化”

事業部門への導入の流れについて教えてください

金澤様：
まずは法務部門内で、今まで通り受けた相談案件をOLGAに入力してみて、どのような形で情報が残っていくのかを確認しました。そのときの検証をベースに依頼フォームの設計を進めていったのですが、事業部門への導入のうえで、あらかじめ依頼フォームが用意されていたことは、導入プロセス短縮の大きな要因だったと思います。デフォルトの依頼フォームは大きく変える必要もありませんでしたので、細部こそ課内で相談しながら調整しましたが、それでも通常業務を行いながら1週間ほどで依頼フォームを完成させることができました。その後、普段相談される事業部門の何名かに試してもらい、感想を聞きながら最終調整を行いました。

渡部様：
リリースにあたっては、金澤の方で希望者に対し説明会を実施しました。基本の流れを説明し、最後に質疑応答の時間も設ける、という流れだったのですが、質問も殆どありませんでした。説明会用の資料も準備しておりましたが、GVAさんがマニュアルを提供してくださっていたので、使い方等については当該マニュアルの周知で足りました。そのため、全体的にリリースの準備時間を少なく収めることができ大変助かりました。

金澤様：
ちょうど先日、依頼フォームの公開からだいたい2か月が経ちますが、事業部門に対し今回の導入についてアンケートを実施しました。利用いただいた方からは、ほとんどがポジティブな意見で、中でも相談の入力から回答の受領までスムーズだったと答えてくださった方が多かった印象です。

▲OLGAヘルプページ。各ユーザー向けに利用ガイドの確認が可能

OLGA導入によって変化した事業部の意識向上

導入後の効果について教えていただけますか

金澤様：
求めていた管理表への転記の工数削減や、情報の一元化については狙い通りと感じることができています。効果として意外だったのが、課内の会話が増えたという点です。導入前はそれぞれが相談を受け付け、基本的には受け付けた担当者が対応して、という流れが多かったとお話したのですが、OLGA導入後は新規案件の通知は全員に来るので、これは誰が担当しようとか、この相談の回答の方向性はこうだよね、など、コミュニケーションが増えたように思います。

渡部様：
導入前はどうしても「属人化」が発生していたのだと思います。それがOLGAの導入によって課が抱えている案件がオープンになり、各担当者がどのような案件を対応しているのかが見える化されたので、担当者も管理する側も状況を把握しながら安心して業務に取り組めるようになりました。この点は非常に大きいと思います。

片岡様：
私個人の感覚としては、事業部門担当者が、法務部門の席を直接訪ねて「ちょっといいですか」という、どこの誰に相談すべきかお困りの事象が減ったように感じています。今までは、「誰々に聞いてみよう」、から始まり、じゃあ手段はメールなのか口頭なのか、という相談に至るまで何ステップか踏むような流れのご相談を多く感じていましたが、依頼フォームがあることで相談の手段が限定されて、かつ、今までの「誰々に聞く」というある種属人的な点も「CG推進課に聞く」という業務の流れが確立されたことで、結果としてどこの誰に相談すべきかお困りの個別相談が減ったのだと思います。今まで、法務部門側としては本来、やり取り歴はメールなどで情報を残していきたいと感じることもあったのですが、事業部門側からすると、「口頭の方が楽だから」と書き残すことが煩わしい等と中々聞き入れていただくのに苦慮した局面もございました。それが、OLGAに入力すれば、ノウハウとナレッジを残していけるので、皆さんの為にもなると、しっかりと目的を伝えられるようになったため、入力を受け入れてくれる事業部門担当者の方も増えたように思います。

渡部様：
「原則OLGAに相談内容を入れてから来てください」とルール化（急ぎの場合は事後入力必須の運用）したことで相談者はOLGAの所定のフォームを埋めることになるので、結果、必要な情報が手元にない状態でとりあえず相談を上げる、又は相談時に必要な情報が無い、という状況も以前と比べ少なくなったように思います。この点は、事業部門の意識向上とともにOLGAを導入した効果の一つの現れだと思います。

山口様：
私としては、他の方の案件対応の内容が簡単に見られるようになった点がありがたいです。これまでは、メールを自分で探して確認しに行く必要があったのですが、今はOLGAで検索を行えば、似た案件を簡単に探せるため、先輩方がどのような回答をしているのかを参考にしやすくなりました。

▲案件一覧ボード。新着、自身の案件、チームの案件など、案件の対応状況を一覧化

案件一覧と依頼フォーム、根幹機能の使いやすさ

OLGAで気に入っている機能

金澤様：
まず第一に、これは機能ではないのですが、UIがわかりやすい点が素晴らしいです。例えば契約書の審査案件では、1画面の中で契約書の編集内容やコメントを確認しながら、同時に事業部門への回答を入力できます。今まではウィンドウを行き来しながら回答を作っていたので、小さなことではありますが、効率的に業務ができています。

片岡様：
依頼フォームのカスタマイズ性も良いです。デフォルトの状態から大きく変えなくても利用できそうだったとお話しましたが、一方で、細かな、自社にとって重要な質問はやはり依頼フォームに設置したいと考えます。OLGAでは自由に項目を設置できますし、説明書きも記載できるので、当課の意図を事業部門に正確に伝えることでき、結果依頼初期の情報の充実に繋がっています。

渡部様：
基本的なところですが、案件一覧のページがわかりやすくて良いと思います。各担当が今現在何件持っているのか、また、各案件の事業部門・当課間のやりとりにおいて誰がボールを持っているかも明確になるので、マネジメントする立場からも非常に助かっています。

▲依頼フォーム編集画面。オリジナル質問の設置や、説明書きなどフルカスタマイズが可能

OLGAに対する今後の期待

金澤様：
今の仕組みをベースに、できることがさらに増えるとありがたいです。例えば、当課ではカタログやプレスリリースだけでなく、お取引先様向けの案内などについて、景品表示法等の観点からチェックをすることもあります。プレスリリースやカタログはWord媒体が多いですが、お取引先様向けの案内資料はパワーポイント等であることが多いです。案件の管理ページからワンクリックでWordを立ち上げることができますが、パワーポイントなどにも広がっていくと、さらに効率的な活用の幅が広がると思います。

渡部様：
「できることが増える」という点で申し上げると、サービスの横の繋がりも期待したいです。今でも案件管理やレビュー機能等は繋がっていると思うのですが、例えば法律の改正情報についてタイムリーに反映がなされ契約書検討の際にはアップデートされた最新情報を踏まえ適宜文言等含め助言を与えてくれたり、現状のレビュー機能から一歩進んで、考えられる修正候補案とおすすめの修正案の提示を理由を付した形で同時にしてくれたり、弁護士知見に基づくアドバイスを受けられるような広範且つ有益な情報がOLGAに集約されるとさらに手放せないサービスになっていくと思います。

田中様：
私の立場からすると、管理部門全体で利用していけるようなサービスになると非常にありがたいです。人事相談や事業管理の相談なども、”相談を受ける”という観点では業務の性質は似ています。いずれも属人化だったり、部門としての情報の残し方については課題が残る部分ですので、OLGAの仕組みは素晴らしいものだと思います。欲を言えば、会計の仕組みや勤怠管理の仕組みなど、バックオフィス全体のサービスが繋がっていくような世界観になると、管理をする側としては非常に大きな効果をもたらしてくれると思います。

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事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要を教えてください

三ヶ野様：

弊社はもともと印刷ソリューションの領域で事業を展開しており、インターネットを通じて印刷を受注し、提携するパートナー企業に依頼する形で、印刷を広く提供するプラットフォームを構築しています。これまで、事業の拡大を進めており、「ハコベル」や「ノバセル」など、新たな事業も展開して参りました。

「ハコベル」は物流のプラットフォーム、「ノバセル」もマーケティングプラットフォームを提供しており、同じようなビジネスモデルを物流業、広告業に展開しています。

印刷業についても紙やチラシへの印刷にとどまらず、バリエーションを増やし、トートバッグやタンブラー等のノベルティ、Tシャツやパーカー等のウェア・アパレルへの印刷にも対応しており、幅広い製品群を扱っています。

また、M&Aを通じた事業領域の拡大も行っており、印刷業以外にもダンボール通販の「ダンボールワン」などをグループに迎え、印刷と梱包材を組み合わせた事業も展開しています。印刷の受注を基盤としつつ、様々な業種へと展開し、モノの販売も含め広範な領域で事業を進めております。

今後は、金融プラットフォームにも注力していきます。もともと印刷をご依頼いただく中小企業様に対して、印刷以外の面でもサポートさせていただきたいという思いで、「ノバセル」のマーケティング施策などをご提供しておりますが、さらに金融面でもご支援できる体制を整えていきたいと考えています。

貴社の法務体制と具体的な業務内容について教えてください

三ヶ野様：

会社によって法務のサポート範囲は異なると思いますが、当社は非常に幅広く対応していると思います。具体的には、事業法務と呼ばれる契約書やトラブル対応はもちろん、登記手続きや株主総会・取締役会の運営といったコーポレート法務、特許・商標の出願や調査といった知財法務も担当しています。それに加えて、コンプライアンスやESG、サステナビリティに関連する経営法務、さらにはM&Aに関わる戦略法務など、幅広く対応しています。

契約や訴訟対応のみを行う企業さんが多いかと思いますが、当社では経営会議や取締役会に積極的に法務も参加するなど、法務のプレゼンスが高い会社です。また、コンプライアンスやガバナンスの強化も重視しており、それらの分野においても法務の役割が大きく求められます。加えて、当社は上場企業であるため、金商法における開示を意識した法務対応も多く求められています。

現在、グループ会社も含めて法務は8名体制で、全員が幅広い業務を担当しています。例えば、「私は事業法務のみ」「私はコーポレート法務のみ」といった専門分野を限定した担当者はおらず、多様な業務を兼務しており、会社や事業部に対して一気通貫で総合的にサポートできる法務体制を整えています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前に抱えていた課題について教えてください

畠山様：

毎月多くの案件が上がってくる中で、ステータス管理が非常に難しかったのが大きな課題でした。

例えば、自分が対応した案件に対して返事が来ているかどうかを毎朝確認するために、各メンバーがそれぞれの案件を開いて確認し、動いていない案件や返事が来ている案件を探すのに1日トータルで30分から1時間かかる、という状態でした。

そこをタイムロスなく双方の認識を合わせられるツールを探していたんです。その過程で、案件管理システムでDX化しようという考えに至りました。

三ヶ野様：

畠山さんのおっしゃるとおり、ステータス管理が手動で行われていたことが課題でした。事業部からの連絡が来れば自動でステータスが変わってほしいのですが、連絡が来たかどうかはシステムを一つずつ開いて確認しなければなりませんでした。

それぞれの法務担当が1ヶ月に30件から50件ほどの案件を抱えており、それが蓄積して60件や70件になることもあります。その全てを1件ずつ確認すると、1件にかかる時間はわずかとはいえ、トータルにすると１時間以上かかるというのは、非常に非効率でした。一方で、当初使っていたのは全社で利用している汎用的な申請システムということもあり、コストがかなり抑えられている点などから、社内では利用を継続してほしいというニーズもあったため悩んでいました。

もう1つ、Slackとの連携に課題を感じていました。OLGAの法務データ基盤モジュールのように事業部とのやりとりと案件情報の蓄積を一気通貫で行うことができればよいのですが、以前は、申請システムで依頼した後、実際のやりとりはSlackで行われている状況でした。そのため、申請システムにはSlackのやりとりの記録が自動では残らない点が課題でした。

必要に応じてSlackでのやり取りを申請システムに転記するなどの努力はしていましたが、法務としては常に申請システムとSlackを両方開いて作業しなければならず、結局二重管理になっていたんです。記録の保管や実務上の煩雑さの観点からも二重管理はコストがかかり、効率が良くないという認識でした。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前の受付や管理の状況について、詳細を教えてください

畠山様：

Slackや申請システムを利用していましたが、案件情報が分散してしまうため、できる限り申請システムに一元化しようと頑張っていました。
ただ、細かなリクエストに関しては、Slackでのやりとりが多く、また、秘匿性の高い案件に関してはアクセス管理の観点から申請システムで依頼しないというケースもあり、SlackのDM機能や別のチャンネルを利用して案件を管理することもありました。

三ヶ野様：

一人で完結できる案件であれば問題ないのですが、そうでない場合は「誰がどのようにOKを出したのか」といった情報がSlackにしか残らず、法務担当者も各案件につき一人しか登録できないため、管理面で経緯が申請システムには記録できない点が気になっていました。

須藤様：

申請システムにもSlackに連動して通知が来る仕組みではあったのですが、例えば私の場合、法務担当とセキュリティ担当としての案件が混在しており、どちらの案件について通知が来たのかが非常に分かりづらく困っていました。通知自体は来ているのですが、その詳細や内容を把握するためには、結局申請システムを開いて確認しなければならなかったため、手間がかかっていました。

三ヶ野様：

通知も、まるで個人で使っているスマホのお知らせ通知のように大量に届くため、見逃してしまうことが多かったですね。読むべき必要な通知は来ているのですが、読んだ方がいいが必須とまではいえない通知も大量に来ているため、多数のなかから本当に必要な通知を探すとなると、母数が多すぎて対応しきれないというのが実情でした。

OLGAの法務データ基盤モジュールを知ったきっかけを教えてください

畠山様：

OLGAの法務データ基盤モジュールができたばかりの頃に、前の法務担当者に一度ご提案をいただきました。その際、費用や機能面で良い印象はあったのですが、当時の費用の優先順位や、運用に合うかという点で課題があり、「1、2年後に再検討しよう」という形で保留していました。法務内では、OLGAの法務データ基盤モジュールという案件管理ツールがあることは知っており、再び検討する機会を待っている状況でした。

その後、法務の責任者が三ヶ野さんに変わり、体制を改めて見直す中で「このままでは厳しい」という共通認識が生まれました。特に、メンバーから「毎朝30分から1時間、案件確認の時間が必要」と話があがり、これをコストとして計算すると、労働時間からも導入のメリットがあると考えました。

三ヶ野様：

法務全員で集まって、リーガルテックのカオスマップを見直しながら、どの部分は既に導入していて、どの機能についてリーガルテックを活用することが必要かを話し合う機会がありました。案件管理システムについても、現状のままで良いのかと検討を行った結果、OLGAの法務データ基盤モジュールを再び検討する流れになりました。

弊社は、「仕組みで解決する」というコンセプトを大事にしているのですが、OLGAの法務データ基盤モジュールの仕組みを使うことで、皆の確認作業の時間を削減し、より付加価値の高い法務の専門性を活かした議論に時間を使えたら良いのではないかと思いました。

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入はどのように進められましたか

三ヶ野様：

導入前にフィージビリティスタディを行いました。その際、もちろん「本当に大丈夫か」という懸念もなくはなかったのですが、導入を試行する中で、メンバーから「これは便利なので元の仕組みには戻したくない」という意見が多くあり、また、導入の是非のプロコンを比較するようなロジカルな議論もあるのですが、加えて、各法務担当者の「ムード」「表情」にも、導入してほしいという切なる願いがあふれていました。社内導入に向け様々な課題もありましたが、業務効率の向上や事業部・法務部の働きやすさの向上を考えた際に、それを上回るメリットがあると判断し、導入を決定しました。

他社のサービスとも比較されましたか？

畠山様：

はい、他社の案件管理システムもいくつか検討しましたが、今後の人員増加を考慮し、コストの上昇を抑えられるシステムが望ましいという点が重要でした。

OLGAの法務データ基盤モジュールの場合は、Slackとの連携や依頼者はアカウントなしでも使用可能という点もあり、組織拡大時に費用が急増しないところが大きな利点でした。

導入後は、どのように依頼を受け付けていますか？

畠山様：

基本的には大きな変更はしていません。むしろ事業部からみて「既存の運用フローを変えなくて済むツールは何か」という点が導入ポイントでした。

法務の都合でツールを変え、事業部に運用フローを変更させるのは、事業部にとって価値がある場合は良いのですが、単に「自社システムからOLGAの法務データ基盤モジュールに変わりました」というだけではあまり意味がないと考えました。そのため、従来の流れを極力そのまま維持できるように工夫しています。

申請システムで行っていた依頼受付は、基本的にはすべてOLGAの法務データ基盤モジュールに移行できました。また、Slackで管理していた案件もOLGAの法務データ基盤モジュールに入るようになり、一元化できる範囲は広がったかなと感じています。従来のシステムも幅広く対応はしていましたが、OLGAの法務データ基盤モジュールの方が使いやすく、法務への相談障壁が下がり、相談依頼が入りやすくなった印象です。

事業部への展開はどのようにされましたか？

畠山様：

まず、全体で500人以上の社内の従業員に影響を与えるシステムの導入ということもあり、慎重に進めました。子会社も含めるとさらに人数が増えますので、まずは依頼を多くもらっている事業部の方数名に、デモ環境を見せて「どう思うか」と率直な意見を聞きながら進めていきました。また、最近M＆Aを通じて当社グループに参画いただいた子会社があったため、その会社で試験的に展開を行い、フィードバックを収集しました。その結果を踏まえ、ラクスル全体に段階的に導入することで、リスクを最小限に抑えました。

事業部の方、依頼者側の方の反応はいかがでしたか？

畠山様：

ある子会社の担当者で特に依頼が多い方にデモを見せた際、「非常に使いやすいですね」と高評価をもらいました。このフィードバックで手応えを感じ、実際に導入した結果、法務からのレスポンスが格段に速くなったとの評価を得ています。定着には少し時間がかかりましたが、単なる法務都合のシステム変更に留まらず、事業部にとっても価値ある切り替えができたと感じています。

村山様：

最近、事業部の担当者とのやりとりでは、Slackで応答できる点が非常に好評です。日常業務でSlackをメインのコミュニケーションツールとして使用しているため、Slack上で完結できるのは大きな利点で、導入からそれほど時間が経っていないにも関わらず、既に「OLGAでやればいいですね」と日常的に使われ始めており、浸透を実感しています。

須藤様：

従来の申請システムに比べて、申請フォームのカスタマイズが細かく設定できる点が依頼者の使いやすさにも繋がっていると思います。また、申請後の処理も可視化され、自分の担当案件が明確に把握できるため、コミュニケーションの効率が向上し、応答速度も上がっていると感じています。事業部にとっても、案件状況が分かりやすくなり、やりとりがスムーズになっています。

畠山様：

依頼者アカウントを使っている方からは、「使いやすくなった」という意見とともにOLGAの法務データ基盤モジュール上でメンション機能が欲しいという声が出てきています。期待が高まっているのは、非常にポジティブな兆候ですね。

実際に導入いただいて、抱えていた課題は解決されましたか？

村山様：

はい、一覧画面から「今日やるべきこと」が一目で分かるようになり、コメントが来ているものについては通知の赤いランプで確認できるため、効率が大幅に向上しました。

また、OLGAの法務データ基盤モジュール導入前は、申請システムを介して依頼者とやり取りし、法務内で相談するときはまた別のツールにドラフトをアップしてコメントをもらい、チェックが完了したら申請システムに戻す作業が必要で手間がかかっていました。今ではOLGAの法務データ基盤モジュール上で案件を管理するだけで、法務内でもデータを共有して、チェックした履歴も残すことができ、そのまま依頼者に返すという一連の流れが一つのツールで完結するため、大変効率化されました。

OLGAの法務データ基盤モジュールを導入したメリットや、効果を感じている点があれば教えてください

畠山様：

案件を法務内で共同で検討する際、例えばまず私と須藤さんで検討する中で、途中で「これは村山さんの方が詳しいのでは？」となった際に、OLGA内で村山さんにも連絡するといった形で、スムーズに他の法務担当を議論に追加できる点が非常に便利です。不要になればすぐ外せるため、効率よく協力体制を築けます。Slackのスレッドで共有したり、チャンネルに招待する方法では、こうしたフレキシブルな対応が難しかったので、導入してからありがたみを感じています。

三ヶ野様：

もう一つ意外な利点として、分析ダッシュボードが非常に役立っています。

これまでの申請システムには集計表示の仕組みはなく、データを抽出して関数を組んで分析していたのが、今では自動で整理され、担当者別や案件種類別で集計結果を確認できて便利です。このダッシュボードを活用することで、リソースの過剰投入や効率化についての判断がしやすくなり、まだ数ヶ月の利用ですが、早くも管理者として大変助かっています。

OLGAの法務データ基盤モジュールのお気に入り機能があれば教えてください

畠山様：

案件一覧の表示が特に便利だと感じています。例えば、案件数の表示が分かりやすく、同僚がどの程度の案件を抱えているかが一目で分かります。当社は10月に株主総会があるため、9月～10月頃は株主総会の業務で忙しいメンバーも多いのですが、その際、株主総会に関わってない余裕のあるメンバーが「自分がこの案件を手伝おう」という流れを作りやすかったです。

三ヶ野様：

確かにインターフェースが分かりやすく、一覧で見られるのは便利ですね。例えば「畠山さんが何件、須藤さんが何件」といった案件数が一目で把握でき、過度な負担がかかっていないかを視覚的に確認できますね。

これはまさにラクスルの働き方として大事にしている「トランスペアレンシー（透明性）」の実現にもつながるかと思います。全員が全体の状況を把握できれば、理不尽な負担がなく、各自の負担感を平等に分担できますね。

村山様：

契約書を登録する際、業務委託契約やNDAなどの契約種類や自社のひな形か他社のひな形かなどを分類できるため、分析に役立ちます。こうしたカスタマイズ機能で後から分析ができる点も、OLGAの法務データ基盤モジュールの利点だと思います。

OLGAの法務データ基盤モジュールに今後期待していることがあれば教えてください

三ヶ野様：

現状にはかなり満足していますが、将来的な改善としては、AIとの連携を期待しています。例えば、契約書を扱う際に、修正点の提案をOLGAの法務データ基盤モジュール内で確認できると、さらに便利だと思います。将来的には文脈も考慮して、最適な提案をしてくれると理想ですね。加えて、OLGAの法務データ基盤モジュール内で、法令関連の相談をAIで簡単に確認できるとより助かります。

須藤様：

他のデータベースとの連携や決裁を含むワークフローとの連携も可能になると、より効率的に運用ができ、便利だと思います。

他の法務の方、OLGAの法務データ基盤モジュールを検討中の方に向けてメッセージをお願いします

三ヶ野様：

昔みたいに努力すればとか、夜中まで頑張ればとか根性論で何とかなる時代ではないかなと。危機管理の文脈や社運を賭けたM&Aの場合などでは、それらももちろんすごく大事な場面もありますが、令和の法務パーソンとしては、法務業務の中で、単純作業を減らし、AIでは解決できないようなより専門性の高い仕事に集中することや、本質的な意味での事業への貢献が、より重要になってきていると感じています。

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入で、法務部門として、本質的な業務に時間を使えるようになると感じているので、導入をおすすめします。ツールを活用して効率的に業務を進め、ぜひ日本全体の法務パーソンの付加価値の向上を目指していきましょう。

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事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社の概要を教えてください

田中様：

当社は2024年に「心の拠りどころ」を意味する“HOME”という概念をコアとした新たな理念を制定しました。この理念を実現するため、新築事業をはじめ、ストック事業、まちづくり事業、海外事業、ウエルネス事業といった5つの事業を推進しています。

法務部門の体制と業務内容について教えてください

田中様：

当社の法務部門は管理本部のコンプライアンス部コンプライアンス課が担っており、当課は9名で構成されています。

業務内容としては法務相談をはじめ、契約書関連の業務、係争対応、法改正対応、取締役会対応、内部通報調査対応、印章や規程管理、コンプライアンス推進活動などを当課で行っています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前の法務案件管理の状況と課題について教えてください

田中様：

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入前は、新築事業からの相談だけで年間約2700件寄せられており、多くの過去案件のナレッジがあるにもかかわらず、それぞれの担当者に属人化し、多くの知見が暗黙知となっていて、相談対応、人材育成、マネジメントにおいて、非常に非効率な状態であるばかりか、担当者の退職・異動によるナレッジ喪失のリスクを抱えた状態でした。

また、OLGAの法務データ基盤モジュールの導入前は、法務相談の受付方法を特に定めていませんでした。部門共通のアドレスがあるのでそこに対して相談を送ってくれる人もいれば、担当者に対して個別にメールを送付する人がいたり、ナレッジが蓄積されない電話での相談も多く、まさにバラバラな状況でした。

法務担当者同士の情報共有は、対面での話し合いや過去のGメールを検索してメール転送で共有し合う方法がメインでした。過去案件検索に時間を要したり、そもそも当該案件の知見を持っている担当者の検索にも時間をとられていました。

マネージャー目線でも、チーム全体の相談状況を把握することができず、また各メンバーの業務量の把握やスキル・経験に応じた案件アサインのしづらさなど、マネジメント面も課題の1つでした。

また、データが散見しているため、データに基づく効果的な予防法務施策の立案や現場が必要としている情報発信などができていないという課題感もありました。

リーガルテックツールの導入を検討しようと思った理由について教えてください

田中様：

ＩＴツールを用いた生産性向上が常に求められていることもありますが、コロナ禍の影響でテレワークが始まったことが、リーガルテックツールの導入促進の大きなきっかけになったと思います。

これまでも、判例検索・登記閲覧サービスなどは導入済みでしたが、テレワークになったことでその場で会話をして確認することができなくなったり、会社にある法律専門書を確認することができなくなったりしたので、場所にとらわれないで情報・ナレッジへアクセスできる環境の整備やナレッジの見える化について本格的に検討しないといけないと感じました。

そのような状況の中で、法改正アラートサービス、法務書籍閲覧サービス、電子契約サービスなど、いくつかのリーガルテックサービスを導入してきています。

OLGAの法務データ基盤モジュールを知ったきっかけについて教えてください

田中様：

最初に目にしたのは法務関係のメディアのメルマガだったかと思います。AI契約書レビューサービスの検討をするために登録したメディアだったのですが、たまたまメルマガを読んだ際に法務案件の受付管理とナレッジマネジメントの実現という記載があったので、これまでの法務が抱えている課題を解決できるかもしれないサービスがようやくリリースされたのかもしれないと期待を抱いたのを覚えています。サービスがリリースされて1か月後くらいだったと思いますが、当時の業務が落ち着いたタイミングで資料請求を行い、すぐにトライアルの申し込みを行いました。

トライアル時のことについて教えてください

田中様：

トライアルに進み実際の画面に触れてみると、細部まで法務部門のために良く考えられているなと感じました。

トライアルはマネージャー含め課員で一斉に行い、できる限り実際の相談を用いて試しました。

事業部にスムーズに展開できるかどうかも重要なポイントだったので、案件を依頼し、どのような画面を見て対応を進めることになるのか精査しました。

OLGAの法務データ基盤モジュールの導入を決めたポイントは何でしたか

田中様：

法務相談を理想的な形で管理できるイメージが持てたことですね。

法務担当者は、依頼時に作成された案件のページで対応を行うだけで対応内容がそのままナレッジ化されていきますし、担当者が初見の相談や判断に迷うような案件では、過去のナレッジを効率的に探しにいくこともできます。マネージャーは、課員の業務量を一覧ボードで把握し、誰をアサインさせるかを個人のスキルや業務量を見ながら決めることができ、アサイン時や相談があれば案件のページを見て課員に対して適宜アドバイスを送るなど、業務の風景がイメージできました。

また事業部目線で考えても、アカウントが必要なかったことが大きいです。依頼の方法もフォームだけでなくメールでも依頼ができましたし、メーリングリストの連携機能を使えば当社のメールアドレスに対し依頼をするという、従来の依頼方法とほぼ変わらないことも検討を後押ししてくれました。

さらに、将来的な構想として、蓄積されたナレッジを用いたAI連携(AIチャットボット)、データ分析に基づく予防法務施策の立案や現場に必要となる法的知識の展開など、生産性の向上に大きくつながる基盤になると考えていたことも、導入を決めた大きなポイントでした。

OLGAの法務データ基盤モジュールの事業部への導入方法や流れについて教えてください

田中様：

事業部の業務フローをなるべく変えないことを念頭に置いて、依頼方法はメーリングリスト連携機能を用いることにしました。そうすることで相談時には当社のドメインのアドレスに対しメールをすることになるので、抵抗が少なくなると考えました。相談を始めたあとは案件専用のメールアドレスを用いてやりとりをすることになるので、そういった点が説明のポイントと考えていました。

周知方法は社内イントラへの通知の掲載と対象の事業部員へのメールの一斉送信です。通達の掲載だけでもよかったのですが、漏れなく周知を行えるよう一斉メールも送付することにしました。また説明資料も作成したのですが、先ほどの外部のメールアドレスが登場する点の他に、通知画面の説明や返信の仕方などを解説し、対象の事業部員に配布しました。また、可能な限り、コンプライアンス研修や営業会議で説明のお時間をいただき、対面の場でも周知を進めました。従来の相談方法も並行して受ける移行期間を2か月設けたこともあり、大きな混乱はなく導入することができたと思います。

そして、導入から１年を経過したタイミングでフォーム機能の導入を進め、現在ではフォームでの相談の受付も開始しています。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入後の効果はいかがでしょうか

田中様：

狙っていた効果が出ていると感じています。

一番はナレッジの共有化が図れたことです。案件をコンプライアンス部として受け付けられるようになったことで情報の属人化が解消され、自分のタイミングで他のメンバーの対応内容を自由に確認できるようになりました。マネージャー視点でも、課員の業務量や業務の進捗状況が把握できるようになり、メンバー間であっても隣の人が今どのくらい案件を抱えているか簡単に把握できるため、お互いに配慮しあう関係性も強化されたと感じています。

併せて、OLGAの法務データ基盤モジュールを軸とした法務相談の業務標準を策定したことで、マネジメントの向上や人材育成にも繋がっていると感じています。

また、事業部側にも効果が出始めていると感じています。実は相談件数が減ってきておりまして、年間約2700件あった相談が、今では年間900件以下に減少する見込みで月の相談件数が推移しています。

これはOLGAの法務データ基盤モジュールに蓄積され見える化されたナレッジについて、メンバーで週1回集まり、短答式にできるものはFAQ化を行ったり、トラブル事例については通信の発信をしたり、相談の多い一定のテーマについては手引書を作成し展開するなど、法務相談のナレッジの共有と標準化を推し進めてきたことが大きな要因と考えています。

日々の相談において、同じような質問を受ける回数が非常に減ってきたと感じています。

もともとOLGAの法務データ基盤モジュール導入前からFAQを作成する構想はあったのですが、OLGAの法務データ基盤モジュールを導入したことでナレッジの蓄積・検索・共有をスムーズに行うことができるようになり、FAQの作成にも踏み切ることができました。社内に展開しているFAQは、OLGAの法務データ基盤モジュールシステム内の過去QAデータベースに取り込むことで情報へのアクセス性も向上し、法務担当者の受付から回答までのリードタイムの短縮につながっており、好循環が生まれていると思います。

OLGAの法務データ基盤モジュールで気に入っている機能について教えてください

田中様：

検索機能が充実していて気に入っています。

事業部へ展開してすぐに、蓄積されたデータの分析・活用を見越して、法務相談を5つの大項目と53の小分類とする相談類型を策定し、その法務相談類型ごとのタグ付け設定をできるようにカスタマイズしたのですが、それを絞り込みに用いて検索することができるため、必要な情報へのアクセスが非常に楽です。他の人の案件であっても管理の方法と見え方が統一されているので検索機能の価値は非常に高いと感じています。

また、これは機能自体への評価と言えるかはわからないのですが、案件情報のCSV出力は定期的に行っています。部門単位のデータ集計、相談類型ごとのデータ集計、部門と相談類型をかけ合わせたデータ集計など、社内の情報と突合させることで、より詳細なデータ集計ができる分析シートの雛型をExcelで作成しています。これにより、OLGAの法務データ基盤モジュール上のCSVデータを使って、簡単により詳細なデータ分析が行えます。分析内容はFAQや通信・手引書を作成する内容の選定などにも使えていて、非常に助かっています。今後、データ分析に基づいた課題解決に繋げていきたいと考えています。

OLGAの法務データ基盤モジュールに対する今後の期待することは何ですか

田中様：

AIの活用についてはとても期待しています。

導入後にAI法務アシスタントがリリースされましたが、使い勝手や生成の精度が向上し、法務担当者だけではなく、当社の事業部サイドやグループ企業への展開が可能となり、過去に蓄積された社内の法務ナレッジや一般的な法務ナレッジについては、グループ企業であれば、いつでも、どこにいても、一次回答を引き出せるようになり、法務という領域が、事業部の業務に溶け込むようになるとさらにOLGAの法務データ基盤モジュールの利用価値が上がるだろうと感じています。

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