Excelは、多くのビジネスシーンで活用される汎用性の高いツールですが、法務案件の管理に使用する際、「事業部から受け付けた案件情報のExcelへの手動転記に手間と時間が掛かる」、「ステータス更新の煩雑さから未更新が発生する」、「必要な情報を探すのに時間がかかる」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

もちろん、Excelの機能を最大限に活用し、マクロや関数を駆使することで、ある程度の効率化は可能です。

しかし、Excelだけでは、法務案件管理における情報の一元管理や、頻繁な手動作業の根本的な解消、更なる効率化を実現するには限界があります。

本記事では、まずExcelの標準機能を最大限に活用し、法務案件管理をどこまで効率化できるのか、その工夫の数々をご紹介します。しかし、それでもなお残るExcelを用いた法務案件管理における課題と、その限界を解消するための法務オートメーション「OLGA」の活用法をご紹介します。

OLGAは、自動化と一元管理により、皆様が煩雑な作業から解放され、本来注力すべき専門的な業務に集中できる環境を実現します。

この記事を読むことで、現状の非効率さを客観的に把握し、OLGAによる具体的な改善策を知ることで、今後の業務改善に向けた具体的なヒントと、未来の法務業務への期待感を得られるでしょう。

従来の法務案件管理フローの実態：Excelで法務案件・契約書管理フローとは？

多くの企業で採用されているExcelを用いた法務案件・契約書管理の一般的な流れと、そこに潜む非効率やリスクを見ていきましょう。きっと、Excelを愛用されている、多くの法務担当者様にご共感いただける、日々の業務における現実的な課題がここにあるはずです。

案件台帳作成の手動作業と膨大な負担

 

従来の法務案件管理の現場では、事業部から法務案件の依頼を受ける際の最初のステップが、メールやチャットで送られてきた情報を手動でExcelシートに転記することでした。

この作業は、一見単純に見えますが、その実態は法務担当者の貴重な時間を奪う、非常に負担の大きいものでした。

(1) 多岐にわたる項目と入力の手間：

Excelの案件台帳項目は10項目以上になることも珍しくなく、年間で数万項目ものデータを埋めることもあります。

案件台帳に記録すべき項目は、案件番号、依頼日時、依頼者、案件種別（契約レビュー、契約書作成依頼、法務相談など）、相手方、案件概要、担当法務部員、対応期限、ステータス、関連ファイルパスなど、10項目以上になることが一般的です。

これら全ての項目を、メールの内容を読み込み、正確にExcelのセルに打ち込んでいく作業は、想像以上に神経を使い、かつ時間を要します。

特に、案件概要のような自由記述の項目では、記載漏れや誤字脱字がないかを確認するダブルチェックも必要となり、さらなる工数がかかります。

(2) 年間数万項目に及ぶ転記量：

企業規模によっては、法務案件の数は年間数百件、あるいは千件を超えることも珍しくありません。1件の案件で10項目以上の手動入力を要すると仮定すると、年間で数千、数万項目ものデータをExcelに転記する計算になります。

この膨大なデータ入力作業は、法務担当者が日々行う業務の中で一定の割合を占め、本来の専門業務である契約内容の精査や法的なリスク評価、戦略的なアドバイス提供といった、より高付加価値な業務に割くべき時間を奪っていました。

(3) 単純作業によるストレスとモチベーションの低下がもたらす深刻な影響：

新規事業の法務アドバイスや契約ドラフト、M&Aにおける法務デューデリジェンスなど、法務の専門知識と高度な判断力が求められる業務にこそ、法務担当者はそのスキルを活かしたいと考えています。

しかし、現実には多くの時間がExcelへの手動転記という、誰にでもできる単純作業に費やされています。

このような状況は、法務担当者の仕事へのモチベーションを著しく低下させる要因となります。常に単純作業に追われ、本来の専門性を発揮できない環境では、「なぜこの時代にこんなアナログな作業に時間を費やさなければならないのか」といった疑問や不満を抱く担当者も少なくありません。

このようなストレスは、業務への集中力低下や、生産性の悪化を招くだけに留まらず、法務担当者の退職リスクを増大させる可能性があります。

特に、近年は法務人材の需要が高まり、法務担当者の採用が非常に難しい（＝法務担当者の採用倍率が高い）時代です。優秀な法務人材を確保し、定着させることは、企業にとって喫緊の課題となっています。

にもかかわらず、手動作業による非効率性やストレスが原因で貴重な法務人材が離職してしまうことは、新たな採用コストの発生だけでなく、ナレッジの喪失や業務の停滞という深刻な問題を引き起こします。

専門スキルを活かせない環境は、個人の成長機会を阻害するだけでなく、結果として法務部門全体の生産性や士気にも悪影響を及ぼし、企業の競争力低下に直結しかねないのです。

進捗状況の手動更新がもたらす非効率性とリスク

 

Excelでの案件管理におけるもう一つの大きな課題は、案件の進捗を示すステータス管理が手動で行われている点です。

法務案件は、単一の担当者で完結することは少なく、多くのケースで法務部内での連携や承認プロセスが発生します。案件が進行するにつれて、ステータスは「依頼受付」「一次レビュー中」「二次レビュー中」「依頼者確認中」「完了」など、複数回変化し、それに伴って担当者が移管されることも頻繁に発生します。

(1) 頻繁な更新と手間の増大、そして担当者変更の複雑性：

ステータス管理が手動だと、1案件あたり平均5回の更新が必要になると言われています。例えば、契約書のレビュー依頼であれば、依頼受付後に「対応中」となり、一次レビュー者が確認し「一次レビュー完了」後、二次レビュー者へと担当が移管され「二次レビュー中」、法務部内で複数人のレビューを経て最終的に「レビュー完了」、事業部に送付して「依頼者確認中」、そして最終的に「完了」といった具合です。

これらのステータス変更のたびに、担当者はExcelシートを開き、該当案件のセルを探し、ドロップダウンメニューから新しいステータスを選択するといった手作業を行う必要があります。

さらに、担当者が変更になる際には、担当者名の更新も手動で行う必要があり、引き継ぎ漏れや、誰が最新の担当者なのかが不明確になるリスクも伴います。

(2) 更新漏れによる情報の不正確性と責任範囲の曖昧化：

ステータス更新の作業が煩雑であるため、多忙な法務担当者は、更新作業に十分な時間を割くことが難しい状況に陥りがちです。

結果として、Excel上のステータスが実際の案件の進捗と乖離してしまう「未更新」の状態が多発します。

これにより、案件の最新状況が把握できず、法務部内のメンバー間で「あの案件は今どうなっているんだ？」といった確認のための無駄なやり取りが増えたり、事業部からの問い合わせに即座に答えられなかったりといった問題が発生します。

特に、担当が頻繁に変わる複雑な案件では、未更新のステータスが原因で、どの段階で誰が責任を持つべきか、あるいは現在の「ボールの所在」がどこにあるのかが不明確になるという深刻な問題を引き起こします。

この責任範囲の曖昧化は、法務部門全体のレビュー完了までのリードタイムを長期化させる直接的な原因となります。担当者が「自分の担当ではない」と認識したり、情報が連携されずに案件が滞留したりすることで、本来スムーズに進むべきプロセスが停滞してしまうのです。

(3) タスクの所在不明確化と対応漏れによる事業への深刻な影響：

ステータスが正確に更新されないと、どの案件が誰に割り振られ、どのような段階にあるのか、そのタスクの所在が不明確になります。

特に、複数の案件が並行して動いている場合、担当者が個々の案件の期日を忘れがちになり、対応漏れの原因となることがあります。このようなタスクの漏れやリードタイムの長期化は、単に法務部門だけの問題では収まりません。

事業部門側が契約締結を待っている場合、その遅延は新規事業のローンチを頓挫させたり、競合他社に先を越されて市場での優位性を失ったりといった、直接的な事業機会の損失に繋がります。場合によっては、契約遅延が原因で多額の損害賠償問題に発展するリスクもゼロではありません。

法務部門のステータス管理の不備は、企業全体のビジネススピードと競争力に直結する、看過できない問題なのです。 手動更新の限界は、法務部門の信頼性低下にも繋がりかねません。

ツールを変えずに最大限工夫する方法：Excelでもここまでできる

「理想はシステム導入だけど、今すぐには難しい」という方も少なくありません。

現在のExcelで法務案件・契約書管理を行うプロセスの中でも、運用ルールの見直しやツールの機能を活用することで、一定の効率化は可能です。ここでは、すぐに実践できる具体的な工夫を紹介します。

依頼受付時の工夫：依頼フォーマット定型化の重要性と効果

 

事業部からの依頼をメールやチャットツールで受け付けている場合でも、依頼フォーマットを定型化することが非常に効果的です。

(1) 依頼時の情報漏れを防ぐ：

案件種別、依頼者、概要、期日、関連ファイルなどの必須項目を明確にしたテンプレートを事前に共有することで、依頼側が必要な情報を漏れなく入力できるようになります。

これにより、法務担当者が不足情報を個別に確認する手間が減り、案件の初期段階での手戻りを削減できます。

(2) 案件台帳への転記を効率化：

定型フォーマットで情報が整理されていれば、Excelへの手動転記作業もスムーズになります。コピペで対応できる部分が増え、入力ミスも減らせるでしょう。

具体的なテンプレート例：

【法務依頼（契約レビュー）】

• 案件種別：契約書レビュー
• 依頼者部署名：〇〇事業部
• 依頼者氏名：〇〇
• 契約件名：〇〇（例：〇〇社との業務委託契約書）
• 契約相手方：〇〇株式会社
• 契約内容概要：〇〇（例：〇〇開発に関する業務委託）
• 依頼期日：YYYY/MM/DD
• 添付ファイル：〇〇（ファイル名またはリンク）
• その他特記事項：

 

運用方法：

• 依頼者向けに、このテンプレートを使った依頼方法の簡易マニュアルを作成し、周知徹底する。
• メールの署名欄や、社内ポータルサイトにテンプレートを掲載するなど、依頼者がアクセスしやすい場所に配置する。
• 新規の依頼時には、このテンプレートを利用するよう、依頼元に案内を促す。

Excelでの工夫：入力支援と可視化

 

Excelを案件管理台帳として使用する場合、入力支援機能を活用することで、手間の削減と情報の正確性向上を図れます。

具体的な項目例と工夫:

項目名	工夫と機能活用例	効果
案件種別	データの入力規則（ドロップダウンリスト）を設定。契約レビュー、契約書作成、法務相談など、選択肢を限定。	誤入力を防ぎ、集計時のブレをなくす。
ステータス	データの入力規則（ドロップダウンリスト）で「依頼受付」「対応中」「確認中」「完了」など、明確な段階を設定。条件付き書式でステータスごとにセルの色を変える。	進捗状況の視覚的把握を容易にし、更新漏れのリスクを低減。
担当法務部員	データの入力規則（ドロップダウンリスト）で法務部員の氏名リストを設定。	担当割り振りの手間を削減し、担当の明確化。
対応期限	条件付き書式で期日が近づく（例：1週間前）とセルを黄色、過ぎると赤色にする。	期日管理を視覚的にサポートし、対応漏れを防止。
関連ファイルパス	HYPERLINK関数でファイルサーバーやクラウドストレージのURLを直接埋め込む。	必要な文書へのアクセスを高速化し、検索の手間を削減。
案件概要	データ入力規則の入力時メッセージで、記載すべき内容（例：契約の目的、主要条項の懸念点など）を具体的に指示。	依頼者からの情報品質を向上させる。 「メール・Excel・共有フォルダで法務案件・契約書管理を工夫し尽くす方法と、その限界」の記事内に同様の表があるので、そちらのコピペをもとに作成お願いします。

 

マクロや関数による集計・グラフ化：

VLOOKUP関数などで関連情報を自動取得したり、COUNTIF関数などで案件数を集計し、ピボットテーブルやグラフで可視化することで、月ごとの案件傾向や担当者ごとの負担状況などを把握しやすくなります。

共有フォルダなどファイル管理での工夫：フォルダ構成・命名ルール統一

 

関連文書ファイルが保存されるファイルサーバーやクラウドストレージでは、統一されたルールを設定することが、情報探索の効率化に直結します。

(1) フォルダ構成の階層化：

案件種別、年度、担当者、相手方など、論理的に分かりやすい階層構造でフォルダを作成します。

例: 法務部_案件管理 / 契約レビュー / 2024 / 01_〇〇株式会社_業務委託 /

(2) 命名ルールの統一：

ファイル名に案件番号、日付、相手方名、書類種別、バージョンなどを盛り込むことで、検索性を高めます。

例: [案件番号_YYYYMMDD] 相手方名_契約種別_Ver.X.X.docx[2401001_20240528] 株式会社A_業務委託契約書_Ver.1.0.docx

(3) 定着策：

• 定期的な説明会や勉強会を実施し、ルールの意図とメリットを共有する。
• 運用ルールのドキュメントを分かりやすい場所に置き、いつでも参照できるようにする。
• 新任者へのオンボーディングで徹底する。

その他の工夫：検索ノウハウの共有と活用

 

日々の業務で培われる情報検索のノウハウは、チーム全体の生産性を向上させる貴重な資産です。

(1) 検索キーワードの共有:

過去の案件でよく使われた検索キーワードや、特定の案件種別で有効な検索方法などを共有リストとして管理します。

(2) Excelのフィルター・並べ替え機能の習熟:

Excelの標準機能であるフィルターや並べ替え機能を最大限に活用するスキルをチーム全体で向上させます。

(3) 定期的なナレッジ共有会:

月に一度など、定期的にチーム内で「情報探索のコツ」や「見つけにくい情報の探し方」といったノウハウを共有する場を設けます。

Excelで法務案件・契約書管理の構造的な問題点/限界

Excelを工夫して活用してもなお残る、構造的な限界や問題点について、更に深掘りします。これらの限界が、なぜ根本的な解決策が必要なのかを、法務担当者、法務マネージャー、法務責任者、管理担当役員といった皆様の課題感と結びつけながら明らかにします。

情報の分断がもたらす具体的悪影響

 

Excel管理では、案件台帳、メールでのやり取り、契約書ファイル、関連資料などが別々の場所に存在するため、情報の分断が避けられません。

この情報の散在は、情報の探索に多大な時間と労力を要し、必要な情報への迅速なアクセスを妨げます。例えば、事業部とのチャットでのやり取り、法務案件台帳としてのExcelシート、そして関連する契約書や資料が保存されたファイルサーバーといった複数のツールや場所に情報が散らばっているため、常に画面を切り替えながら情報を探し回る手間が発生します。

これは、法務担当者の集中力を削ぎ、業務効率を低下させるだけでなく、情報を見落とすリスクを高めます。結果として、情報の一元管理が難しく、全体像を把握しにくいという根本的な問題が残ります。

手動作業の手間がもたらす具体的な悪影響

 

Excelを用いた案件管理では、依頼内容の転記やステータスの更新など、多くの手動作業が依然として発生します。

これらの手作業は、時間と労力を消費し、法務担当者の負担を軽減しきれません。例えば、依頼フォーマットを定型化しても、その内容をExcel台帳へ手動でコピー＆ペーストする作業は残りますし、案件の進捗に合わせてステータスをドロップダウンリストから選択し直す手間も頻繁に発生します。

これらの反復的な手動作業は、ヒューマンエラーのリスクを常に伴い、入力ミスや更新漏れによる情報の不正確性を引き起こす可能性があります。

また、本来法務担当者が注力すべき、より専門的で高付加価値な業務から時間を奪い、業務のボトルネックとなることで、生産性向上の大きな障壁となります。

属人化がもたらす具体的な悪影響

 

Excelによる案件管理は、個々の担当者の運用方法やファイル管理の習慣に依存しやすく、結果として業務の属人化を招きます。

例えば、Excelのマクロや関数を活用するにしても、それらを開発・管理できる人材が限られていたり、個人のPC環境に依存したりするケースがあります。

また、過去の案件に関する知識やノウハウが特定の担当者の頭の中や個人的なフォルダ構造に埋もれてしまい、組織全体の知見として共有・活用されにくいという問題も顕在化します。担当者が異動したり退職したりすると、そのナレッジが失われ、後任者はゼロから情報を探し直し、業務を再構築する必要が生じます。

これは、業務の引き継ぎを困難にし、チーム全体の対応力や生産性を低下させるだけでなく、法務部門としての一貫したナレッジ蓄積を阻害する構造的な課題となります。

法務オートメーション「OLGA」がもたらす解決策とメリット

これまで見てきたExcelで法務案件・契約書管理における根深い課題や限界を、法務オートメーション「OLGA」はどのように解決し、どのようなメリットを提供するのか、資料で示されている主要な解決策やメリットを中心に具体的に説明します。

OLGAが提供するのは、単なるツールの置き換えではなく、法務業務の根本的な変革です。

案件台帳作成の手動作業がゼロに

 

OLGA導入の最も大きなメリットの一つは、これまで法務担当者を悩ませてきた案件台帳の手動作成が不要になる点です。

(1) 事業部からの依頼が自動で台帳化：

OLGAでは、事業部がアカウントなしで利用できるフォームで依頼するだけで、自動で案件台帳が作成されます。このフォームは事業部がアカウントなしで利用できるため、導入のハードルが低く、スムーズに移行できます。

事業部がフォームに入力し送信するだけで、その内容が自動的にOLGAの案件台帳に転記され、案件が作成されます。これにより、法務担当者はメールからの手動転記作業から完全に解放されます。年間数万項目にも及ぶ入力作業がゼロになることは、まさに革新的な変化であり、日々の業務負担を劇的に軽減します。

(2) カスタマイズ可能なフォームで情報統一：

OLGAの依頼フォームは、事業部が入力しやすいようにカスタマイズが可能です。法務部門が必要とする情報を漏れなく、かつ正確に入力してもらうための項目設定が柔軟に行えます。

これにより、依頼内容の粒度やフォーマットが統一され、情報収集の手間が削減されるだけでなく、入力ミスも大幅に減少します。法務担当者は、不正確な情報を修正する手間から解放され、より迅速に案件対応に着手できるようになります。

ステータスの手動更新作業がゼロに

 

案件の進捗管理における煩雑な手動更新も、OLGAによって過去のものとなります。

(1) 事業部とのやり取りでステータスが自動変更：

OLGAでは、事業部とのやりとりをするだけで、案件のステータスが自動変更されます。例えば、依頼者へ案件の審査結果を連絡すると自動でステータスが「依頼者確認中」に変わるなど、手動での更新は不要です。

これにより、1案件あたり平均5回必要だったステータス更新の手間が一切なくなります。

(2) 常に最新の案件状況をリアルタイムで把握：

ステータスが自動更新されることで、最新の案件と担当・納期が一覧化されます。これにより、OLGAの案件一覧画面には常に最新の案件状況がリアルタイムで反映されます。

誰がどの案件を担当しているのか、現在の進捗状況はどうか、納期はいつかといった情報が一覧化されるため、法務マネージャーは個別の担当者に確認することなく、部門全体の案件状況を瞬時に把握できます。

これにより、業務のボトルネックを早期に発見し、適切な人員配置やタスクの再配分を迅速に行うことが可能になります。

(3) タスクの見落とし防止と業務の透明性向上：

ステータスが自動で正確に更新されることで、状況確認も不要で、見落としも防止できるようになります。対応漏れや期日の見落としといったリスクを劇的に低減できます。

また、案件の進捗が「見える化」されることで、法務部門内の業務の透明性が向上し、チーム全体の連携もスムーズになります。各メンバーが自身の担当案件だけでなく、他のメンバーの進捗も把握しやすくなるため、チームとしての対応力が向上します。

必要な情報は1画面に集約

 

Excel管理の最大の課題の一つであった「情報の散在」も、OLGAが解決します。

(1) 案件に関するあらゆる情報を一元管理：

OLGAでは、案件対応に必要な情報（案件台帳、契約書のバージョン、参考資料、社内外のやりとり）は一画面に集約されます。

これにより、案件ごとに複数のツールやフォルダを開く必要がなくなり、情報探しの手間がゼロになります。

例えば、契約レビュー案件であれば、依頼内容、レビュー中の契約書ドラフト、過去バージョン、関連する規程、事業部とのチャット履歴、そして法務部内での検討履歴まですべてが1画面で確認できます。

(2) 1画面で完結する操作性と効率性：

OLGAの画面上で台帳更新（自動）、依頼者やチーム内でのやりとり、バージョンの更新（自動）ができ、案件を対応するうえで必要な情報と操作は1画面で完結します。

他のツールに切り替えることなく、必要な情報を参照しながら、そのまま次のアクションに移ることができるため、思考が中断されることなくスムーズに業務を進めることができます。

これにより、法務担当者は情報探索に費やしていた時間を大幅に短縮し、より本質的な業務に集中できるようになります。

(3) ナレッジの活用と検索性の向上：

すべての情報が一元化されることで、過去の案件に関するナレッジが蓄積されやすくなります。強力な検索機能により、特定のキーワードや条件で過去の類似案件や契約書を瞬時に見つけ出すことが可能になります。

これにより、担当者が過去の事例から学び、より効率的かつ正確な判断を下せるようになります。ナレッジの属人化を防ぎ、法務部門全体の知見を組織の財産として活用できるようになります。

導入企業の声

実際にOLGAを導入し、劇的な業務改善と効果を実感している企業の事例を紹介します。自社と同様の課題を持つ法務担当者、法務マネージャー、法務責任者、管理担当役員の皆様にとって、具体的な導入効果のイメージを掴む参考になるでしょう。

郵船ロジスティクス株式会社様

「毎日1時間半行っていた案件受付業務がゼロに！過去の案件ナレッジを活かすことも非常に簡単になり業務キャパシティが格段に向上しました。」

郵船ロジスティクス様では、類似案件を探す手間や依頼の受付方法、ノウハウの共有といった課題を抱えていらっしゃいました。

OLGAの法務モジュールを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率化と案件の一元管理を実現されました。

特に、これまで手動で行っていた案件受付業務がなくなることで、法務担当者の負担が大幅に軽減され、より戦略的な業務に時間を割けるようになったとのことです。

➡事例をみる

株式会社エムティーアイ様

「年間1万件以上のExcel管理・ファイル格納の工数が0になり、過去の案件の検索や分析時間が圧倒的に効率化されました。」

株式会社エムティーアイ様では、年間1万件を超える膨大な法務案件のExcel管理と関連ファイルの格納作業が大きな負担となっていました。

OLGAの法務データ基盤モジュールを導入することで、これらの手動作業が完全にゼロになり、圧倒的な業務効率化を実現されました。

過去の案件の検索や分析が容易になったことで、ナレッジ活用も促進され、法務部門の業務省力化に大きく貢献しています。これにより、本来であれば手間のかかる過去データからの知見抽出が、迅速かつ正確に行えるようになりました。

➡事例をみる

まとめ：法務案件・契約書管理の革新を実現するならOLGA

Excelでの法務案件・契約書管理には、手動転記やステータス更新の煩雑さ、情報探索の困難さなど、構造的な課題が残ります。これらの課題は、担当者の時間と労力を奪い、業務効率の低下、ひいては事業機会の損失や法的リスクの増大につながりかねません。

法務オートメーション「OLGA」は、これらの課題を根本から解決します。

OLGAを導入すれば、案件台帳の作成は自動化され、ステータスはリアルタイムで更新されるため、常に最新の状況を把握できます。また、案件に関するすべての情報が1画面に集約されるため、情報探索の手間がなくなり、です。過去のナレッジも瞬時に活用可能。

これにより、法務担当者は単純作業から解放され、契約交渉や法的アドバイス、企業戦略の立案といった専門性の高い業務に集中できるようになります。OLGAの導入は、業務効率化、リスク軽減、ナレッジ活用を同時に実現し、法務部門のキャパシティを大幅に向上させます。

現状維持では、ストレス増大や潜在的リスクが高まるだけです。OLGAの無料体験を通じて、その圧倒的な効率化と利便性をぜひご体感ください。今こそ、法務業務のストレスから解放され、本来の専門性を最大限に発揮できる環境を手に入れましょう。

 

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