契約書や法務案件が増えてきて、過去の対応内容を探すのに時間がかかったり、事業部や法務部内で何度も同じ質問に回答したりすることにストレスを感じていませんか？「何とかしたいけれど、具体的な方法が分からない」「ツールを導入しても本当に解決するのか」と、課題解決に踏み出せずにいる方もいるかもしれません。

この記事では、多くの法務部門が抱えるナレッジ蓄積・活用の課題を深掘りし、その原因と、手元のツールで今すぐできる工夫から、根本的な解決策となる法務オートメーション「OLGA」まで、具体的な解決法を詳しく解説します。現状のやり方を工夫しつつ、次のステップへの道筋も見えてくるはずです。

法務ナレッジが活用されない3つの根本原因

多くの企業で法務ナレッジの重要性は認識されつつも、実際にそれが十分に活用されているケースは多くありません。そこには、根深い3つの原因が存在します。

手作業があまりにも多い

 

法務ナレッジを蓄積・活用しようとすると、その過程で多くの手作業が発生します。これが、ナレッジ活用の大きな障壁となっています 。

(1) 記録・整理・分類の負担

契約書の各バージョン、案件台帳の情報、メッセージのやりとりやナレッジの記録・整理・分類に至るまで、その多くが手作業で行われています。

例えば、契約書の修正履歴をWordの変更履歴で管理し、それを別途案件管理台帳（Excelなど）に転記し、さらに関連するメールやチャットのやり取りを手動でまとめるといった作業は、案件が増えれば増えるほど法務担当者の負担を増大させます。

(2) 日常業務との両立の難しさ

法務担当者は日々の契約審査や相談対応に追われており、ナレッジの記録や整理といった「手間のかかる手作業」に十分な時間を割くことが難しいのが現状です。

特にベテラン層は多忙を極め、新人は何を残すべきか判断に迷い、遠慮して残せない、といった状況に陥りがちです。

結果として、「とりあえず残す」か「誰も残さない」という極端な状態になり、必要な情報が埋もれてしまったり、そもそも記録されなかったりします。

ナレッジの選別がうまくいかない

 

「何をナレッジとして残すべきか」という判断基準が曖昧であることも、ナレッジ活用の停滞を招きます。

(1) 判断基準の曖昧さ

明確な基準がないため、個々の法務担当者の裁量に委ねられ、「これは残すべきか？」という判断に迷いが生じます。

結果的に、重要度の低い情報まで大量に残り、後から必要な情報を見つけるのが困難になるか、逆に重要な情報が見過ごされてしまうかのどちらかになりがちです。

(2) 属人化と共有の課題

特定の担当者のみがナレッジの選別基準を持っている場合、その担当者が不在になるとナレッジの蓄積が滞るだけでなく、他のメンバーがナレッジを活用する際にも、どれが本当に重要な情報なのかを判断するのが難しくなります。

これにより、ナレッジが組織全体で共有されず、属人化が進んでしまいます。

ナレッジが案件と切り離されて管理されている

 

既存のナレッジ管理方法では、ナレッジが案件単体で管理されていないため、「過去のやり取りの文脈」や「判断の背景」が見えづらく、せっかく蓄積したナレッジも検索しても活用しづらいという問題があります。

(1) 文脈の欠如による活用性の低下

例えば、ある契約条項の修正理由を知りたいときに、その条項の変更経緯や、当時の議論の背景、法務部門としての判断基準などが案件と紐づいていないと、単に「修正された条項」としてしか理解できません。なぜその条文にしたのか、どうリスク評価したかといったやり取りがドキュメントと一緒に残っていないため、他メンバーの意思決定に活用されづらくなります。これでは、検索でファイルが見つかっても、そのナレッジを実務に「活用」することは困難です。

(2) 情報の分散と断片化

契約書ファイルは共有フォルダ、やり取りはメールやチャット、案件情報はExcel台帳といったように、関連する情報がそれぞれ異なるツールで管理されていることが多いです。そのため、一つの案件に関するすべての情報を確認しようとすると、複数のツールを行き来して検索し、それぞれの情報を結びつけるという手間が発生します。

結果的に、情報の全体像を把握するのが難しくなり、ナレッジの断片化が進んでしまいます。

手元のツールで法務ナレッジを最大限活用する工夫

「理想はシステム導入だけど、今すぐには難しい」という方も少なくありません。現在のツール（メール、共有フォルダ、Excelなど）の中でも、運用ルールを見直したり、ツールの機能を活用したりすることで、一定のナレッジ活用は可能です。

ここでは、すぐに実践できる具体的な工夫を紹介します。

案件管理台帳（Excelなど）の最適化

 

ナレッジ活用の「入り口」となる案件管理台帳は、運用の工夫次第でその価値を高めることができます。

(1) 詳細な項目設定と入力規則

Excelの案件管理台帳に、契約類型、取引先、担当者、対応期日といった基本情報に加え、「判断のポイント」「特記事項」「類似案件キーワード」などの項目を追加します。

これらの項目には、プルダウンリストやデータ入力規則を設定し、入力漏れや表記揺れを防ぐことで、検索性を向上させます。

(2) 関連情報へのリンク集約

案件管理台帳の各行に、関連する契約書ファイル（共有フォルダやクラウドストレージ上のパス）、重要なメールやチャットのURLなどをリンクとして貼っておくことで、情報を一元的に参照できるようにします。

これにより、台帳から関連するドキュメントややり取りにすぐにアクセスできるようになり、ナレッジの文脈を把握しやすくなります。

共有フォルダの体系化と命名規則の統一

 

ファイルそのものがナレッジとなるため、共有フォルダの整理は不可欠です。

(1) 論理的なフォルダ階層の構築

案件の種類、取引先、年度など、法務部門の業務フローに合わせた論理的なフォルダ階層を設計します。例えば、「契約書」＞「秘密保持契約」＞「2024年度」＞「〇〇社」といった具体的な階層を設けることで、目的のファイルにたどり着くまでの労力を減らします。

(2) 厳格なファイル命名規則の導入

ファイル名に「【契約類型】【取引先名】【案件概要】【日付（YYYYMMDD）】【担当者名】_【バージョン】」といった具体的な情報を盛り込むことで、ファイルを開かずに内容を推測できるようにします。これにより、検索性が向上し、過去の類似案件を探す手間が軽減されます。

例：

• 秘密保持契約書_〇〇株式会社_NDA締結_20240523_法務太郎_v1.0.docx
• 業務委託契約書_△△法人_システム開発_20240520_法務花子_最終版.pdf

コミュニケーションツールの活用と連携

 

メールやチャットも重要なナレッジの源泉です。これらの情報を意識的に残し、活用する方法を検討します。

(1) 重要情報のブックマーク・ピン留め

メールやチャットツール（Slackなど）の機能で、後から参照したい重要なやり取りや意思決定の記録をブックマークしたり、ピン留めしたりする運用を定めます。これにより、案件終結後も重要な情報に素早くアクセスできるようになります。

(2) 議論の記録と要約

複雑な議論や判断の背景については、メールの返信やチャットのスレッド内で、簡潔に要約して記録を残す習慣をつけます。

可能であれば、案件管理台帳の「特記事項」などに、そのやり取りのURLを記載しておくと、より文脈を理解しやすくなります。

業務マニュアル・Q&A集の作成と更新

 

頻繁に発生する問い合わせや、新人教育に役立つ情報をマニュアルやQ&A集としてまとめることも、ナレッジ活用の一環です。

(1) 頻出Q&Aの集約

事業部から頻繁に寄せられる質問や、新人法務担当者が疑問に感じやすい点をQ&A形式でまとめ、社内Wikiや共有ドキュメントで公開します。

これにより、同じ質問に何度も回答する手間を削減し、事業部の自己解決を促します。

(2) 業務フロー・判断基準のマニュアル化

定型的な契約審査フローや、特定の事案における判断基準などをマニュアル化し、法務部内で共有します。

これにより、担当者間の対応のばらつきを減らし、一定の品質を担保することができます。

まとめ

 

これらの工夫によって、現状のツールでも一定のナレッジ活用は見込めます。しかし、情報の分断、手動作業の手間、属人化といった構造的な課題は残り、根本的な解決には至りません。

特に、手作業での記録・整理・分類は膨大な工数を要し、情報が案件と切り離されて管理されることで、せっかくのナレッジも活用しづらいという限界があります。

これらの限界を理解し、次のステップを検討する必要があるでしょう。

従来型フローが抱える構造的な問題点/限界

前章でご紹介した工夫を凝らしても、手作業と既存ツールに依存したナレッジ管理には、乗り越えられない構造的な問題点と限界があります。これらの課題が、なぜ根本的な解決策を必要とするのか、改めて確認しましょう。

手作業による限界：膨大な工数とミスの温床

 

法務案件に関するナレッジを「手作業」で記録・整理・分類し、案件台帳の情報、メッセージのやりとり、契約書の各バージョンを管理することは、非常に手間がかかります。

(1) ファイル移管・整理の手間

事業部から依頼を受けたファイルを一つ一つ手動で保存先のフォルダに移管し、部門ごと、顧客ごと、契約種類ごとにフォルダ構成を整える工数は案件ごとに発生します。

これは、法務担当者が本来の業務に集中すべき時間を奪うだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといった人的ミスを誘発し、結果的に「必要なファイルが見つからない」という事態を引き起こします。

(2) バージョン管理の煩雑さ

契約書にバージョンが発生するたびにファイル名を編集し、手動で共有フォルダに格納する作業は、非常に手間がかかります。

一つの案件で何度も修正のやり取りが発生する場合、ファイル格納の数も膨大になり、年間では数千件に及ぶことがあります。

また、取引先との関係で命名規則が自社のルール通りにいかない場合や、事業部が悪意なくファイル名を変えてしまう場合もあり、手動管理では限界があります。

ナレッジ選別の曖昧さ：蓄積される情報の質の低下

 

「何を残すべきか」という判断基準が曖昧なままでは、ナレッジの質は低下し、結果的に誰も活用しない「情報の墓場」と化してしまいます。

(1) 形骸化するナレッジ蓄積

ベテラン層は忙しくてナレッジ選別に時間を割けず、新人は判断基準が分からず遠慮してしまうため、「とりあえず残す」か「誰も残さない」といった中途半端な状態になりがちです。これにより、ナレッジ蓄積の仕組み自体が形骸化し、組織としてのノウハウが継承されにくくなります。

(2) 検索しても使えないナレッジ

曖昧な基準で蓄積されたナレッジは、いざ検索しても不要な情報が多すぎて必要なものを見つけられなかったり、情報が断片的すぎて活用できなかったりします。

これは、法務部門の生産性を低下させるだけでなく、新人育成の機会損失にもつながります。

ナレッジの分断と文脈の欠如：活用されない死んだ情報

 

ナレッジが案件と切り離されて管理されている場合、単なる情報として存在するだけで、実際の業務で活用されることはほとんどありません。

(1) 過去のやり取りの文脈の喪失

契約書のファイルだけを見ても、なぜその条文になったのか、どうリスク評価したのかといった「過去のやり取りの文脈」や「判断の背景」が見えず、検索しても活用しづらいという問題があります。

なぜこのようなファイルの編集履歴を辿ったのか、そのやりとりの内容はファイルだけでは不十分であり、別途やりとりの内容を探すはめになります 。

(2) 情報の探索に多大な労力

過去の案件を探すのに、メールフォルダと保存先フォルダを行き来して探すのが大変であり、ファイルに関する案件情報が一画面に集約されていないため、必要な情報へのアクセスが困難です。

結果として、法務担当者は何度も同じ調査や検討を繰り返すことになり、業務効率は低下します。

これらの問題は、一時的な工夫で解決できるものではなく、業務基盤そのものの見直しが求められているサインと言えるでしょう。

法務オートメーション「OLGA」がもたらす解決策とメリット

ここまで見てきたように、手作業と既存ツールに依存した従来の法務ナレッジ管理は、案件数が増え、関係者が増えるほどに、非効率性やミスの危険性、属人化といった構造的な課題が浮き彫りになります。

「できる限り工夫はしたが、それでも限界がある」

そう感じたときこそ、法務業務を抜本的に効率化するための一手が必要です。

法務案件を依頼受付から契約管理・ナレッジ活用まで、分散した法務業務を一気通貫で自動化する法務オートメーション「OLGA」をご紹介します。

OLGAを導入することで、事業部は日常的に使い慣れたメールやフォームから簡単に依頼でき、法務部門は情報の転記やファイル整理の手間なく、すべての案件情報を整理・蓄積・活用できる仕組みを構築できます。

案件対応と同時にナレッジが蓄積される

 

OLGAでは、案件対応の過程で自然とナレッジが蓄積されるため、手作業による記録・整理・分類の負担を大幅に削減できます。

(1) ファイルの自動集約

依頼ややり取りの中で、契約書などの関連ファイルが自動で案件ページに格納されるため、手動でのファイル移管作業が不要になります。部門ごと、顧客ごとなど、ファイルの属性に応じてフォルダ構成を整える工数も案件ごとに発生しません。

(2) 案件情報の一元化

メール・契約書・やり取り・ステータスなどが案件単位で自動整理されます。別途まとめる必要なく、「残っているのに、見つからない」がなくなります。

案件に関するファイル、やり取り、その他の情報がOLGAの案件ページに集約されるため、案件のページが見つかれば必要な情報すべてにアクセスできます。契約書以外の参考資料なども案件ページに集約され、案件の振り返りが容易になります。

(3) 検索効率の向上

OLGAの案件ページには、依頼情報やファイル、やりとりの内容など案件に関するあらゆる情報が集約されているため、必要な情報を効率的に検索し、参照することができます。

契約書内のテキスト検索や、取引先などの項目による絞り込み検索など、優れた検索性を有しています。また、取引先名や契約書情報による自動の類似検索なども有しており 、法務担当者は必要な情報を素早く見つけ出すことができ、過去の類似案件の調査などに要する時間を大幅に短縮できます。

契約書の自動バージョン管理と差分把握

 

OLGAは、Wordで編集するだけで自動的にバージョン管理され、過去のバージョンとの差分も瞬時に把握できます。

(1) Word連携と自動反映

自社側で契約書ファイルを編集する際も、案件ページからWordを立ち上げ、編集して保存するだけで編集内容が新バージョンとして保存されます。Word上で保存するだけで、自動で案件ページに反映されます。

(2) 時系列の自動整備と可視化

過去のバージョンもすべて案件ページに自動蓄積され、日時も表示されるため、最新版を瞬時に確認することが可能です。上から最新の日時順に表示されます。

これにより、編集する度に契約書のバージョンを手動で共有フォルダに格納していた手間がなくなります。

(3) ワンクリックで差分比較

自動蓄積された全バージョンの契約書と、新旧対照表の形式でワンクリックで差分比較することが可能です。元の文書を見比べながら変更内容を確認できるため、変更履歴の見方に慣れていない方でも、内容を簡単に把握できます。

これにより、複数タブやフォルダを何度も行き来して変更箇所を探す手間がかかるという課題が解決されます。

ナレッジ活用を促進する機能

 

OLGAは、単に情報を蓄積するだけでなく、それを効率的に活用するための機能も備えています。

(1) 同一取引先の過去案件レコメンド

案件対応の画面で、同一取引先の過去案件が自動でレコメンドされます。これにより、同じ取引先との過去の対応履歴を素早く確認し、スムーズな業務遂行に役立てることができます。

(2) 類似案件のAI検索

プレビューファイルの登録内容が一致する案件が自動検索されるなど、AIが過去の類似案件を判断し、対応可能です。これにより、過去のケースを参考にしながら、新たな案件への対応をより効率的に進めることができます。

(3) 判断の根拠の蓄積

「なぜその条文にしたのか」「どうリスク評価したか」といったやり取りが、ドキュメントと一緒に蓄積されます。これにより、他メンバーの意思決定に活用され、新人法務担当者でも判断の根拠理解が深まり、基礎的な業務対応を自力で進めやすくなります。

OLGA導入で実現する3つの効果

OLGAの導入は、法務部門に具体的な3つの効果をもたらします。

新人の法務担当者が育つ

 

新人法務担当者でも、OLGAで過去の類似事例や判断理由を容易に検索・参照することで、判断の根拠理解が深まり、基礎的な業務対応を自力で進めやすくなります。また、先輩担当者の負担を軽減し、早期戦力化が見込めます。

これにより、ナレッジの属人化を防ぎ、組織全体の知見を継承しやすくなります。

生産性が上がる

 

OLGAで過去の類似対応履歴や関連情報を即座に参照可能なため、類似案件への対応における調査・検討時間を大幅に削減できます。

これにより、担当者はより複雑な案件や戦略的な業務に集中できるようになり、法務部門全体の生産性向上が見込めます。

例えば、郵船ロジスティクス株式会社様では、毎日1時間半行っていた案件受付業務がゼロになり、業務キャパシティが格段に向上した事例があります。また、株式会社エムティーアイ様では、年間1万件以上のExcel管理・ファイル格納の工数が0になり、過去の案件の検索や分析時間が圧倒的に効率化されたと報告されています。

クオリティが上がる

 

経験豊富な法務担当者の知識や判断プロセスがOLGAに自動蓄積されるため、組織全体で即座に共有でき、新人を含む全ての担当者が質の高い対応を行えるようになります。

また、判断のばらつきが減少することや、担当者が変わっても一貫した水準のサービス提供が可能なため、法務部門全体の専門性と信頼性が向上します。

まとめ：法務ナレッジを活用し、戦略的な法務部門へ

法務業務は、企業の信頼や事業継続に直結する重要な役割を担っています。しかし、従来のナレッジ管理方法では、手作業の多さ、ナレッジ選別の曖昧さ、案件との紐づけの弱さといった構造的な問題により、貴重なナレッジが十分に活用されない現状があります。

これは、ミスの危険性をはらむだけでなく、法務部門の生産性低下、ひいては企業全体の成長を阻害する要因となりかねません。

法務オートメーション「OLGA」を導入すれば、煩雑で非効率な作業や属人化された運用から解放されます。案件の受付から保存・検索、ナレッジの共有・再利用までを仕組み化することで、法務部門は単なる管理業務から脱却し、本来の価値ある戦略的な業務に集中できるようになります。

OLGAは「案件対応」だけで完結し、あとは自動で整理してくれるため、法務担当者は本来の専門業務に集中することが可能になります。

面倒でリスクを伴う日常業務を手放し、より付加価値の高い部門へと変貌する第一歩を踏み出しませんか？チームが一丸となって生産性を高め、新たなステージへ進むための環境を「OLGA」で整えましょう。

 

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