法務の社内Q&Aの作成に着手したいものの、元の情報が整理されておらず進まない、いざ作成しても本当に使われるのか心配でなかなか取り組めない、といったお悩みはありませんか？

昨今、法務部門の重要性やタスク量が上がる一方で、リソース不足が叫ばれています。法務の社内Q&Aの作成は、同じ質問を何度も受ける手間を削減する有効な一手になりえますが、一方で公開するまでの作成の段階では追加業務となるため、作成のハードルは高いものです。

この記事では、多くの企業が直面するQ&A作成における従来の課題を深掘りし、現状のツールでできる工夫と限界、それらを解決する法務オートメーション「OLGA」による具体的な解決策と主要なメリットをご紹介します。

この記事を読むことで、現在のやり方を見直し、次のステップであるツール導入の可能性を探る道筋が見えてくるはずです。

法務案件管理の自動化には法務オートメーション「OLGA」が便利です。

従来の法務社内Q&A集作成フローの実態

Q&Aの作成の際には、実際にあった相談とそれに対する回答を元に作成をしていくのが一般的です。

多くの企業ではメールやチャットなどを用いて法務相談が行われており、それをもとにQ&Aの作成にあたる形になりますが、そこに潜む非効率やリスクを見ていきましょう。

質問が分散してデータが収集できない

 

法務への質問は、メールや電話、チャットなど様々な場所で受け付けられているため、Q&A作成のためのデータが手元に整理されていません。

(1) 質問受付チャネルの多様化

法務部門への相談は、メール、社内チャットツール（TeamsやSlackなど）、電話など、多岐にわたるチャネルで行われます。このチャネルの多様性が、情報の散在を招く大きな要因となっています。

各チャネルで個別にやり取りされる情報は、一元的に管理されず、それぞれが「点」として存在してしまいます。その結果、特定の案件に関する情報であっても、どのチャネルに、いつ、どのような形で存在しているのかを把握することが困難になります。

(2) Q&A作成のための情報整理の困難さ

Q&A集を作成するためには、過去の相談案件を網羅的に集め、Q&Aの作成対象を決めるために傾向把握をする必要があります。しかし、情報が各チャネルに散逸しているため、この「情報収集」の段階で大きな壁にぶつかります。

必要な情報を見つけるために、過去のメール履歴を遡ったり、チャットのログを検索したりと、膨大な時間と労力を費やさざるを得ません。

忙しすぎて後回しになってしまう

 

Q&Aの作成と公開は、日々の対応業務に加えての「追加業務」となるため、後回しになりがちです。

(1) 日常業務の優先度

法務部門の日常業務は、契約審査、法律相談対応、紛争対応、法改正への対応など多岐にわたります。これらの業務は、企業活動を円滑に進める上で不可欠であり、緊急性の高いものが少なくありません。

そのため、Q&A集の作成という中長期的なプロジェクトは、常に目の前の喫緊の業務によって後回しにされがちです。

(2) Q&A公開後の維持・管理の必要性

Q&A集は一度作成すれば終わりではありません。法改正や社内ルールの変更など、様々な要因によって、既存のQ&Aの更新が必要となります。

常に最新かつ正確な情報を提供するためには、継続的な内容の見直しと更新作業が不可欠です。この維持・管理もまた、日常業務に加えて発生する「追加業務」であり、多忙な法務部門にとって大きな負担となります。

(3) リソース不足による限界

特に中小企業や大企業であっても法務部門の人数が少ない場合、限られた人員で多くの業務をこなす必要があります。このような状況下では、Q&A作成のようなプロジェクトに十分なリソースを割くことが困難です。

Q&Aを公開しても使ってもらえない

 

苦労して作ったQ&Aが社内でうまく活用されず、相談がなかなか減らないという問題も発生します 。

(1) 利用者側の心理的障壁

事業部員にとって、Q&Aを探しに行くという行為自体が「手間」と感じられることがあります。特に、急ぎの案件の場合、自分でQ&Aを検索して理解するよりも、法務部門に直接問い合わせてしまった方が「手っ取り早い」「楽」という心理が働きがちです。

(2) Q&Aの「見つけにくさ」

Q&A集の存在自体が社内に十分に周知されていなかったり、公開場所が分かりにくかったりすることも、利用が進まない大きな要因です。

また、Q&Aの内容が多岐にわたる場合、適切なカテゴリ分けやキーワード設定がなされていないと、目的の情報にたどり着くことが困難になります。

(3) 情報の鮮度と信頼性の欠如

前述したように、Q&A集は継続的な更新が必要です。もし、公開されているQ&Aの内容が古かったり、現状の社内ルールと異なっていたりすると、利用者はその情報の信頼性を疑い、二度と参照しなくなる可能性があります。

一度信頼を失ったQ&A集は、たとえ内容が更新されたとしても、再び利用を促すのは困難です。

ツールを変えずに最大限工夫する方法：現状のツールでもここまでできる

「理想はシステム導入だけど、今すぐには難しい」という法務担当者や法務マネージャーも少なくありません。現在の運用ルールの見直しやツールの機能を活用することで、一定の効率化は可能です。ここでは、すぐに実践できる具体的な工夫を紹介します。

依頼フォーマットの作成

 

依頼フォーマットの定型化は、情報の抜け漏れを防ぎ、後続の処理をスムーズにする上で非常に重要です。

(1) 情報収集と管理の効率化

法務への相談窓口として、依頼フォーマットを定型化することは非常に有効です。受付情報を定型化することで、法務側は一貫した形式で情報を受け取ることができ、その後の管理の手間を大幅に削減できます。

もし使用できる環境であれば、Googleフォームのようなツールを活用することで、フォームの回答はスプレッドシートなどに自動的に集約されるため、手動でのデータ入力作業が不要になり、情報管理の効率が向上します。

(2) 傾向分析への活用

Q&Aの作成時には、頻出する質問の把握が必要となります。普段どのような質問がどのくらいの割合で来ているかを把握することにより、優先して作成すべきQ&Aの分野を特定することができ、期待できる効果も向上します。

依頼フォーマット内に、質問のカテゴリー選択を設けることで、後の集計作業をしやすくし、Q&A作成の一歩目が踏み出しやすくなります。

定期的な検討会の実施での工夫

 

Q&A作成をチームの定期タスクとすることで、通常業務としてQ&A作成に向き合うことができ、後回しにしてしまうことを防止できます。

(1) Q&A作成検討会の定期的実施

週に一度や月に二度など、定期的に法務部門内でQ&A作成検討会を実施します。

この会議では、過去一週間または一ヶ月に受けた相談案件をレビューし、その中からQ&Aとして一般化できるもの、頻繁に問い合わせがあるもの、あるいは法務部門として特に周知したい内容などを選定します。

この定例化により、Q&A作成が「突発的な業務」ではなく「日常業務の一部」として位置づけられ、着実にナレッジが蓄積されていく基盤が作られます。

(2) Excel/スプレッドシートでのQ&A管理と項目定義

選定された案件は、ExcelやGoogleスプレッドシートで一元的に管理します。この際、単に質問と回答を羅列するだけでなく、以下の項目を明確に定義し、入力ルールを統一することが重要です。

項目名	説明	入力例/選択肢例
カテゴリ	質問の分野	個人情報保護、契約、景品表示
質問概要	質問の要約	DM停止と個人情報削除の義務
具体的な質問	質問者が実際に問いかけた内容	顧客からダイレクトメールの停止といっしょに個人情報の削除を求められたのですが、応じる義務はありますか？
回答	法務からの回答	個人情報取扱事業者は、保有個人データを法に違反して取り扱っている場合や当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合には、当該保有個人データの利用の停止又は消去をする義務があります。また、個人情報取扱事業者は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならないため、顧客からのダイレクトメールの停止等の要求を苦情として扱い、適切かつ迅速に処理するよう努めなければなりません。
関連法規	関連する法律やガイドライン	個人情報保護法
キーワード	検索に役立つキーワード	DM停止、個人情報削除、応じる義務
更新日	Q&Aの最終更新日	2024/05/21

(3) テンプレート化と入力支援

Excel/スプレッドシートのテンプレートを作成し、各項目に入力例や注意書きを記載することで、担当者による入力のブレを防ぎます。また、ドロップダウンリストやデータ入力規則を活用し、選択形式の項目を設けることで、入力の手間を減らし、データの標準化を促進します。これにより、Q&A作成のための元データが整理され、作成時の検索や分析が容易になります。

Q&A公開時の工夫

 

社内イントラなど、わかりやすい場所にQ&Aの導線を設置することで自然な利用を促します。

(1) 社内イントラでの一元的な公開場所の確立

作成したQ&Aは、社内イントラネットや共有ドライブなど、従業員が日常的にアクセスしやすい場所に一元的に公開します。専用のページやフォルダを設け、その場所を社内に徹底的に周知することが重要です。

必要であれば、社内ポータルサイトのトップページにリンクを貼るなど、アクセスの導線を明確にします。

(2) カテゴリーの設置と命名ルールの統一

Q&Aをカテゴリごとにフォルダ分けし、さらにサブカテゴリを設けるなど、論理的な階層構造を構築します。

ファイル名についても、「YYMMDD_カテゴリ名_質問概要」のように、内容を推測しやすい命名ルールを統一し、一覧性を高めます。例えば、「240521_個人情報_DM停止義務について.docx」といった形です。これにより、ユーザーは視覚的に目的の情報を見つけやすくなります。

まとめ

 

これらの工夫によって一定の改善は見込まれるものの、手作業の場面も多く、通常業務の中で一連のQ&A作成業務を行う負荷は依然として高いままです。

従来型フローの構造的な問題点と限界

ここでは、従来型のQ&A作成の構造的な限界や問題点について深掘りします。

Q&A作成に必要なデータの散逸と検索性の低さ

 

Q&A作成のためのデータが手元に整理されていないことは 、単に情報が見つけにくいという問題に留まらず、Q&A集の作成そのものを阻む深刻な構造的問題を引き起こします。

(1) 過去のQ&A関連情報の発見困難

Q&A集を作成するためには、過去の相談案件からQ&Aの元となる情報を抽出する必要があります。しかし、質問が各チャネルに散在しているため、特定のテーマに関する過去の相談履歴やその回答、関連資料を網羅的に集めることが極めて困難です。

散在する関連情報を探し出すだけで膨大な時間と労力を要し、Q&Aの作成が「どこから手をつけてよいか分からない」状態に陥り、着手すること自体が大きなハードルとなります。

(2) 傾向把握が困難

Q&A集の作成を始める際、どの分野から手を付けるかも重要なポイントです。社内で一番多い質問からQ&Aにしていくのが理想的ですが、情報が整理されていないことで集計作業も困難となり、社内の傾向把握が困難になります。

せっかく作ったQ&Aも、社内のニーズとあっていなければ利用頻度はなかなか上がりません。

手作業による業務負荷と更新の手間

 

Q&Aの作成、そしてその後の更新作業は、日々の対応業務に加えて行われる「追加業務」であり、多忙な法務部門にとって大きな負担となります 。

(1) 手作業による膨大な負担

Q&Aの作成は、過去の膨大な相談履歴から必要な情報を抽出し、それを質問と回答の形式に整理し、さらに分かりやすく文章化するという手間のかかる作業です。

例えば、メールの履歴を一つ一つ確認し、関連するチャットの会話を探し、さらに参考となる社内規定や判例を調べてまとめる作業は、非常に多くの時間と労力を要します。この負担は、法務部門のリソースを圧迫し、本来注力すべき戦略的な業務に割く時間を奪ってしまいます。

(2) 法改正・ルール変更への対応遅れ

法改正や社内ルールの変更は頻繁に発生します。Q&A集は、これらの変化に迅速に対応し、常に最新の情報を反映している必要があります。

しかし、手作業での更新では、そのスピードに追いつくことが困難です。更新が遅れると、古い情報が公開され続け、誤った情報に基づいて事業部が行動してしまうリスクが生じます。

(3) 優先順位付けのジレンマ

法務部門の担当者は、目の前の緊急性の高い契約審査や相談対応に追われる中で、Q&A作成のような中長期的なプロジェクトの優先順位を上げることが難しいというジレンマに陥ります。

重要性は理解しつつも、現実的な時間的・人的リソースの制約から、どうしても後回しになってしまいます。

活用されないQ&Aと相談件数の高止まり

 

苦労して作成し、公開したQ&Aが事業部内で活用されず、法務への相談件数が減らないという問題は、法務部門の負担を軽減できないだけでなく、Q&A作成に費やした時間と労力が無駄になることを意味します。

(1) 事業部員が「相談した方が楽」という心理

事業部員にとって、Q&Aを自分で探し、その内容を読み解くという行為は、時間と労力を要する場合があります。直接法務に問い合わせてしまった方が「確実で楽」という心理が働きがちです。この心理的な障壁が、Q&Aの利用を阻害し、結果的に法務への相談件数が高止まりする原因となります。

(2) 利用促進のための追加労力

Q&Aを公開した後も、その存在を社内に周知し、利用を促すための継続的な広報活動や研修が必要になります。これは、法務部門にとって新たな業務負担となり、Q&A作成で費やした労力に加えて、さらにリソースを投入する必要が生じます。

(3) 投資対効果の測定困難

Q&A作成には、法務担当者の多大な時間と労力が投資されます。しかし、そのQ&Aが実際にどれだけ利用され、どれだけの相談件数削減に貢献しているのかを定量的に把握することは、従来のツールでは非常に困難です。

利用状況が可視化されないため、Q&A作成に対する投資対効果（ROI）を測定できず、さらなる改善や予算獲得のための根拠を示すことが難しくなります。

法務オートメーション「OLGA」がもたらす解決策とメリット

これまで見てきた法務社内Q&A集作成における根深い課題や限界を、法務オートメーション「OLGA」はどのように解決し、どのようなメリットを提供するのか、主な解決策やメリットを具体的に解説します。

相談受付の一元化と情報自動集約によるデータ整備

 

OLGAの「依頼フォーム」を利用すれば、契約書相談や法律相談など、あらゆる相談受付を一元化できます。

受付後は、やり取りの中で発生した情報が自動で案件ページに集約されるため、手動で情報を管理・格納する必要がありません。

(1) 質問チャネルの集約と情報管理の効率化

OLGAの依頼フォームは、法務へのあらゆる相談を一つの窓口に集約することを可能にします。これにより、メール、チャット、電話など多岐にわたっていた質問チャネルを統一し、情報が散逸するという従来の課題を根本的に解決します。

依頼フォームを通じて受け付けられた相談は、自動的に個別の「案件ページ」としてOLGA内に生成されます。これにより、法務担当者は、特定の案件に関するすべての情報（初期の相談内容、その後のやり取り、関連資料など）を一つの場所で確認できるようになります。

(2) やり取り情報の自動集約による手間削減

従来のプロセスでは、相談者とのやり取りをメールやチャットからコピー＆ペーストで別の管理ツールに転記するなどの手作業が必要でした。

しかし、OLGAでは依頼フォームから始まった一連のやり取りが、自動的に案件ページに紐付けられ、時系列で集約されていきます。これにより、法務担当者は手動での情報管理や格納の作業から解放され、情報の抜け漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも大幅に低減されます。

(3) Q&A作成のためのデータ基盤構築

相談受付から解決に至るまでの全てのプロセスがOLGA上で一元的に管理され、情報が自動で集約されることで、Q&A作成のための高品質なデータ基盤が構築されます。

過去の相談履歴、回答内容、関連資料などが体系的に整理されているため、後からQ&Aとして抽出・加工する際に、必要な情報を容易に見つけ出すことができます。

案件からのQ&A自動生成による作成効率化

 

OLGA上で対応した案件からQ&Aが自動で生成されます。これにより、Q&A作成のための過去案件のピックアップ作業は不要となり、生成されたQ&Aを手直しするだけで、すぐに公開可能な状態になります。

(1) Q&A作成時間の短縮

従来のQ&A作成プロセスでは、過去の膨大な案件履歴の中からQ&A化に適したものを探し出し、内容を読み込み、質問と回答を抽出・整理するという手間がかかっていました。

しかし、OLGAは対応済みの案件からQ&Aが自動で生成されるため、担当者が手動で過去案件をピックアップする作業は不要です。生成されたQ&Aは、基本的なフォーマットが整っているため、最終的な調整や加筆修正を行うだけで、すぐに公開可能なレベルに達します。

(2) 最新のナレッジを常に反映

OLGAは日々の法務案件対応を通じてナレッジを蓄積し、そこからQ&Aを自動生成するため、常に最新の情報に基づいたQ&Aを維持しやすくなります。

法改正や社内ルールの変更があった場合でも、関連する案件対応を通じて自動的にQ&Aが生成・更新されるため、Q&Aが陳腐化するリスクを大幅に低減できます 。

(3) 作成負荷の軽減と本来業務への集中

Q&A作成が「追加業務」ではなく、日常業務の一部として自動化されることで、法務担当者の業務負荷が大幅に軽減されます。

これまでQ&A作成に割いていた時間や労力を、より専門的で戦略的な業務、例えばリスクマネジメントの強化、新規事業の法的検討、コンプライアンス体制の構築などに充てることができるようになります。

Q&Aと依頼フォームの一体公開による利用促進

 

OLGAでは、Q&Aと依頼フォームを一つのURLで公開することが可能です。これにより、「まずはQ&Aを見てもらう」という自然な流れを構築できます。

(1) 事業部員の「行動変容」を促す導線設計

従来のQ&A公開方法では、Q&Aを見るためには事業部員が「Q&Aを見に行く」という意識的な行動が必要でした。

しかし、OLGAではQ&Aが先に画面表示されるため、法務への相談を検討している事業部員は、まず自然な流れでQ&Aに触れることになります。これにより「相談を上げる方が楽」という心理的な障壁を低減し、法務への直接的な問い合わせ数を減らし、法務部門の業務負荷を軽減することが期待できます。

(2) Q&Aの検索性向上と利用促進

OLGAのQ&A機能は、単なる情報の羅列ではなく、チャットボットの形式をとっています。事業部員はチャットを入力するだけで、予め法務が用意したQ&Aにたどり着くことができます。これにより、Q&Aの「見つけにくさ」という課題が解消され、利用率が向上します。

(3) 相談件数の削減と法務の戦略的業務への集中

OLGAの導入企業の中には、社内でQ&Aを公開することで、年間相談件数が大幅に減少した事例もあります。

これは、依頼フォームとQ&Aの一体公開により、事業部員が自己解決できる範囲が広がったことを明確に示しています。相談件数が大幅に削減されることで、法務部門は定型的な問い合わせ対応から解放され、より高度で戦略的な業務に、より多くの時間とリソースを集中できるようになります。

OLGA導入事例

実際にOLGAを導入した企業からは、以下のような声が寄せられています。

郵船ロジスティクス株式会社様

• 毎日1時間半行っていた案件受付業務がゼロになった。
• 過去の案件ナレッジを活かすことも非常に簡単になり業務キャパシティが格段に向上した。

➡事例をみる

株式会社ミサワホーム様

• 案件情報の集約によりQ&A作成に踏み切れた。
• Q&A公開により年間2,700件あった相談案件は900ほどに減った。

➡事例をみる

まとめ：法務業務の効率化とナレッジ活用を実現するならOLGA

これまで見てきたように、法務社内Q&A集の作成は、質問の分散、業務負荷、そしてQ&Aの活用促進という複数の課題により、多くの企業で挫折しがちでした。

従来のフローやツールを用いた工夫だけでは、情報の分断や手作業の限界という構造的な問題は残り、根本的な解決には至りません。

法務オートメーション「OLGA」は、相談受付の一元化、案件からのQ&A自動生成、Q&Aと依頼フォームの一体公開という独自の機能で、これらの課題を根本的に解決します。

OLGAは、依頼受付から契約管理・ナレッジ活用まで、分散した法務業務を一気通貫で自動化します。

また、外部ツールとの柔軟な連携により、これまでバラバラに管理されていた情報や業務フローを統合し、単なる業務効率化にとどまらず、「人にしかできない判断」に集中できる仕組みの構築を支援します。

この機会に、OLGAの導入を検討し、法務業務のDXを推進しませんか？

 

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