株式会社 ASA Accounting金子様、エンヒッケ様に、OLGAの導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

 

1. 【企業概況】投資ファンド業務を支えるASAグループの歩みと法務の戦略的役割

専門性と信頼を追求するASAグループの事業展開

私たちASAグループは、1999年に投資ファンドのビークルの事務受託を専門とする会計事務所として設立されました。以来、税理士法人を立ち上げ、事業領域を拡大し、現在では、アセットマネージャー、プロパティマネージャー、ファンドマネージャー、リート運用会社など、多様な金融業界のお客様に対し、事務受託に加えて専門的なアドバイザリーサービスを提供するとともに、事業会社に対しても会計税務業務を提供しております。

近年の特筆すべき取り組みとしては、2024年12月にグループ会社として「ASA GLOBAL行政書士法人」を設立した点が挙げられます。これは、投資サポート業務の強化を目的としております。また、Peregrine社との共同開発による投資資産のデータ管理・レポーティングシステム「Thēseus Data Lake（TDL）」が2025年より本格的な実用フェーズに入りました。これらの動きは、ASAグループが単なる事務受託に留まらず、お客様への付加価値提供と業界全体の発展に貢献していくという強い意志の表れであると自負しております。

私たち法務部門は、この多角的な事業展開を支える大切な役割を担っております。特に、金融業界という特性上、常に変化する法規制への対応は不可欠であり、それらの情報を社内に正確かつ迅速に共有する体制は極めて重要となります。また、日々増加する契約書の作成・レビュー業務に加え、専門的な法律相談への対応も法務部門が担う中核業務です。さらには、社内規程の整備といった内部統制に関わる業務も一部担当しております。現在、法務部門は3名体制でこれらの業務を遂行しており、限られたリソースの中でいかに効率的かつ質の高い法務サービスを提供していくかが、常に求められています。

2. 【導入前の課題】過去の資産が「宝の山」ならぬ「探す山」に？法務部門を悩ませたナレッジ管理の苦悩

膨大な契約書データに埋もれていた時間とノウハウ

私たち法務部門は、OLGA導入以前、複数の課題を抱えておりました。最も喫緊の課題は、契約書管理におけるナレッジの蓄積と検索性の不足でした。

日々増加する契約書の件数は膨大であり、それらの契約書はファイルサーバー上の案件ごとのフォルダに格納され、関連資料と共に保存されていました。しかし、このアナログな管理方法では、以下のような問題が顕在化していました。

１．検索性の限界（業務効率の大きな壁）: ファイルサーバーの検索機能では、キーワード検索に限界があり、時間がかかる上に、条件を絞り込んだ検索が困難でした。過去に同様の案件があったとしても、その情報を効率的に探し出すことができず、求めるファイルにたどり着けないことが多々ありました。これは、法務業務における非効率の大きな要因でした。

２．ナレッジ・ノウハウの非蓄積（経験が活かせないもどかしさ）: 検索性の限界は、結果として過去の経験や知識がナレッジとして部門内に蓄積されないという問題に直結していました。依頼頻度が高い契約書等のチェックに対しては、対応マニュアルが存在していますが、レアな案件が発生した際に、過去の対応履歴や参照すべき情報を効率的に活用できないため、対応に時間を要していました。体系的な法務知識が部門内で共有・蓄積されない状況は、業務品質の均一化を難しくし、人材育成の面でも課題となっていました。過去に経験したことのある案件であっても、担当者が異なればそのノウハウが共有されず、属人的な知識に頼らざるを得ない状況でした。

３．効率性の欠如（アナログなプロセスが招く非生産性）: 契約書の作成からお客様とのメールでのやり取り、そして最終的なファイルサーバーへの保存までの一連のプロセスにおいて、情報が分断され、手間と時間がかかっていました。メールでのやり取りが主であったため、バージョン管理の煩雑さや、やり取りの履歴を追うことの難しさも課題として認識していました。

これらの課題は、私たち法務部門の業務負担を増大させるだけでなく、提供する法務サービスの品質やスピードにも影響を及ぼしかねない状況でした。

 

3. 【導入決定打】なぜ「OLGA」を選んだのか？期待を超えた「手厚いサポート」と「未来のナレッジ基盤」への確信

比較検討の末に見出した最適なパートナー

私たち法務部門がOLGAの導入を決定した背景には、上記の課題を解決できると期待できたことと、OLGAが提供するサービスに対する一定の信頼がありました。

OLGAを知るきっかけとなったのは、世の中に数多く登場し始めていた契約書管理・レビューツールの情報を収集する中で、インターネット検索や専門雑誌を通して出会ったことです。特に、比較サイトを積極的に活用し、各ツールの機能や料金体系を綿密に比較検討しました。その中で、OLGAを含む複数社の資料請求を行い、中には無料トライアルを通じて実際に操作感を試したツールもありました。

最終的にOLGAを選定した理由は、法務部門が最も解決を望んでいた「過去の履歴やノウハウの蓄積」という課題に対し、OLGAが最も適したソリューションを有していると判断した点です。契約書データを集約し、効率的に管理・検索できる仕組みは、長年の課題であったナレッジマネジメントの実現を予感させました。

また、デモンストレーションを通じて確認できた「サポート体制の充実」も判断材料の一つでした。単にツールを提供するだけでなく、「何でも聞いてください」という積極的な姿勢で導入から運用までを支えてくださる点が非常に心強いです。依頼用フォームの作成支援など多岐にわたるサポート受けられるため、新システム導入に伴う不安が軽減され、安心感を得られました。

さらに、導入コストとしての「料金」も重要な判断基準でした。高額な投資に見合う効果が確実に得られるかという点も慎重に検討した結果、OLGAはコストパフォーマンスにも納得できると評価しました。

このように、OLGAの導入は、単なるツールの導入ではなく、私たち法務部門が長年抱えていた根本的な課題を解決し、未来の法務業務の目指す姿を実現するために適切な選択だと考えています。

4. 【導入後の成果】時間は創られ、ノウハウは育つ！OLGAがもたらした法務業務の質的向上と生産性革命

効率化のその先へ、法務部員の働き方が変わる

OLGAの導入は、私たち法務部門に目覚ましい変革をもたらし、具体的な効果が顕在化しております。導入後の主なステップとしては、新規の依頼をOLGAに集約し、ナレッジ蓄積を最優先に進めました。契約書レビューの過程で発生する担当者間のやり取りは全てチームチャットに保存され、後日参照可能な形で記録されています。

この取り組みの結果、以下のような具体的な効果とメリットが確認できています。

１．圧倒的な検索性の向上と時間短縮（劇的に減った「探す」負担）: OLGA導入の最大の目的であった検索性の向上は、期待を大きく上回る成果を上げています。これまでは、ファイルサーバー上でフォルダやファイルのタイトルから検索していましたが、OLGAでは、検索条件による絞り込みが可能で、契約書内の文言も検索対象になるため、容易に探し出すことができるようになりました。これにより、法務部員の貴重な時間が大幅に削減され、より付加価値の高い業務に集中できるようになりました。

２．ナレッジ・ノウハウの体系的蓄積（経験が「知恵」へと昇華）: 契約書データの一元化と検索性の向上により、過去の案件から得られた知識やノウハウが体系的に蓄積されるようになりました。これにより、特定の担当者しか知り得なかった情報が部門全体で共有可能となり、業務の属人性が解消されつつあります。経験の浅い法務部員であっても、過去の事例を参考にしながら対応できるようになり、学習効率の向上にも貢献しています。

３．Q&A機能とAIチャットによる自己解決能力の強化（疑問が瞬時に解決するスマートな環境）: 蓄積されたナレッジとノウハウをQ&A機能に集約することで、AIチャットを通じてアクセスが可能になる機能があり、現在、法務部員は不明点が生じた際に、AIチャットに質問するだけで必要な情報を迅速に入手できるように、準備を進めています。将来的には、法務部内でのQ&Aを充実させることで、業務効率の向上を目指しております。

導入当初は、メールフォーマットの変更や慣れないシステムへの移行で事業部からの戸惑いの声もありましたが、OLGAを介した業務プロセスの浸透と、私たち法務部門からの積極的な働きかけにより、これらの初期的な障壁は解消されつつあります。今後は、依頼側である事業部の視点に立ち、いかに依頼プロセスをより簡素化し、スムーズな連携を実現できるかを検討していく方針です。

 

5. 【未来への視座】法務のQ&A機能を戦略拠点に！OLGAと共に描くさらなる成長戦略

経験を知識に変え、組織全体の法務力を高める

私たち法務部門は、OLGAの導入によって得られた成果を基盤に、さらなる高みを目指しております。今後の最重要課題は、「Q&A機能のさらなる充実」です。

将来的には、契約書の修正事例をQ&Aに集約し、AIチャットを活用することで、法務部員が「知りたいこと」を瞬時に解決できる究極のナレッジベースを構築することを目指しております。これにより、経験の浅い法務部員でもベテランと同レベルで複雑な案件に対応できる体制を確立し、業務品質の均一化と効率化を徹底する計画です。

また、現在法務部員向けに限定されているQ&Aのアクセス範囲についても、将来的には拡張の可能性を視野に入れております。現時点では法務部門の専門的な内容が多いため、すぐに事業部へ公開することは難しいですが、事業部向けに専門用語を避け、平易な言葉で記述されたQ&Aコンテンツを別途作成することで、事業部員が簡単な法律相談を自己解決できる環境を提供することも検討しております。これにより、法務部門への問い合わせ件数を削減し、より複雑で戦略的な業務に集中できる体制を構築したい考えです。

6. 【他社法務部へ】「ナレッジの壁」に挑む法務の皆様へ。OLGAが切り拓く新たな可能性

法務の未来を共に創るパートナーシップ

法務の仕事は、常に膨大な情報量と向き合い、複雑なナレッジを管理していくことが求められます。特に、経験の浅い方々にとっては、その学習曲線は急峻で、ベテランの法務部員に追いつくことは容易ではありません。しかし、『OLGA』のようなリーガルテックツールは、そのような課題を根本から解決する可能性を秘めています。

私たち法務部門でも、OLGAの導入により、過去の膨大な契約書データがナレッジとして体系的に蓄積され、検索性が飛躍的に向上しました。経験の浅い担当者でも、過去の事例や参考資料にアクセスしやすくなり、各自の業務への理解が深まるとともに、業務への取り組みやすさも高まっているように感じます。また、自身の業務量や成果を可視化できるダッシュボードは、日々の振り返りや成長実感につながる機能として、メンバーの意識向上にも役立っています。

OLGAは、業務効率化に加え、法務部員一人ひとりのスキル向上にも寄与するツールであり、私たちにとって頼もしい支援となっています。

もし貴社の法務部門でも、ナレッジの管理や業務の属人化、育成の課題などにお悩みであれば、一度『OLGA』を検討されてみてもよいかもしれません。ASAグループでは、ツールの導入を一つのきっかけとして、法務部門の体制強化と継続的な改善に取り組んでいます。