株式会社ACSL河合様に、OLGAの導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とOLGA導入前後の変化

会社や事業の概要

河合様：

当社は、自律制御技術を核として産業用ドローンの開発、製造、販売を行っている日本の産業用ドローンメーカーです。インフラ点検、物流、防災、測量など、多様な産業分野で活用される国産ドローンを開発しています。特にGPSが届かない環境下での自律飛行や、高いセキュリティ性能が強みです。安全で効率的な社会の実現を目指し、社会課題解決に貢献しています。

法務の体制を教えてください

河合様：

当社の法務機能は経営管理ユニットのコーポレートグループに属しています。
法務の担当者としては私含めて2名で、加えて、弁護士の先生に契約書のレビューのサポートなどをお願いしています。

 

法務部門の業務範囲を教えてください

河合様：

メインの業務は契約書のレビューやドラフト作成の業務になります。特定の事業部に特化しているということはなく、様々な部門から契約書レビューやドラフト作成の依頼が来ます。そのため、契約書の種類も、業務委託契約、販売代理店契約、秘密保持契約などの一般的なものから特殊な類型の契約のものまで多種多様です。現在は全ての案件をOLGAを介して対応することで効率的に業務を行っています。

また、法務が関わる相談案件も対応しています。その他には株主総会業務、登記業務、取引先の反社チェックの業務等を行っています。

法務業務全体における契約書関連業務の割合はおおよそ過半数を占めています。総会の対応時期などは総会対応がメインになることもありますが、基本的には契約書業務がメインとなります。案件数としては、1人あたり常時15件から30件ほどの案件を抱えている状況です。

OLGA導入前の法務案件管理の状況と課題について教えてください

河合様：

OLGA導入以前は他社のCLM（コントラクトライフサイクルマネジメント）ツールを利用していました。当時のツールにおいても、案件の起票から依頼者とのやりとり、締結済み文書の管理まで行うことが可能でしたが、依頼者とのやり取りに時間がかかるという課題もありました。情報の一元化のためにCLMツール内でやりとりをしていたのですが、やりとりの通知がメールでしか来ない仕様でしたので、社内のコミュニケーションツールがTeamsである当社の場合、やりとりの通知に気づくのが遅れ、やりとりの頻度がなかなか上がらず、結果として案件対応に時間がかかってしまっていました。
法務部門の課題の一つとして、案件対応のスピードアップがあったのですが、案件対応のスピードアップは法務だけで完結するものではないと思います。依頼者をはじめ関係者に確認をとる際、一つ一つの小さなやりとりに時間がかかってしまうことが最終的には大きな時間のロスになっていたと感じています。

 

OLGAを知ったきっかけについて教えてください

河合様：

OLGAを知ったのは、従来のツールの切り替えを意識し始め、リーガルテックツールについて広く調べ始めた時でした。CLMツールを中心に多くのツールを調べたのですが、数あるツールの中から最終的にはOLGAを選びました。

比較検討の段階では、上長へ検討内容の報告するために数社に絞りましたが、初期の情報収集段階では10から20社ほど説明を受けたかと思います。単なる契約管理ツールだけでなく、プロジェクト管理ツールなども含め、リーガルサービスを幅広く調査しました。

トライアルをしてみていかがでしたか

河合様：

何よりTeamsと繋がっていることが非常に良かったです。実際に動かしてみて、通知がTeamsのデスクトップアプリに届くのを見て、これなら依頼者もすぐに気づいてくれるだろうと思いました。こちらから質問をしたのに返事が返ってこない状況では、どうしても案件対応のスピードは上がりません。Teams連携によってすぐに情報を確認でき、すぐに返せるという状況が実現できるため、この点は非常に大きな判断要素となりました。

また、以前のツールとの比較としては、依頼者側がアカウントを持つかどうかに違いがあります。正直なところ、この点は従来ツールの良い点とも言えるので、OLGAでは依頼者にとってどう働くか不安な部分もあったのですが、依頼者側の画面を確認したところ、十分な情報は得られると感じられました。

ただ、こちらは現在も人による部分があります。例えば7〜8件など複数の案件を抱えている事業部担当者だと、前の案件の返信をしようと思った時に『どれだっけ？』とTeams上の通知を探す必要があり、不便に感じる人が一定数いるだろうなという印象です。ですので、一部の社員にはアカウントを付与した方が良いのかなと、現在も検討しています。

▲TeamsのOLGAアプリから通知を確認

OLGA導入の決め手について教えてください

河合様：

第一に、Teamsとの連携ができることです。当初、私が調べた限りでは、Teamsに通知が送れるサービスはOLGAだけだったと思います。先ほどお話したとおり、社内のメインのコミュニケーションツールはTeamsでしたので、そこに案件の進捗に関する通知が届くというのは従来と比べて大きな前進でした。

他には、画面が非常に見やすいと感じたことも印象的でした。初めてデモを見せていただいたときに、一画面で得られる情報が多いなと感じました。これは人によって好みが分かれるかもしれませんが、調べるにしてもワンクリック必要だったり、ログインが必要だったりするツールが多い中で、例えば、ホーム画面で全法務担当者の案件一覧がすべて表示されることや、個々の案件の案件名、依頼者、ステータス等が一覧で表示されるので、パッと見て分かるというところが使いやすいなと感じています。

それ以外には、この点も大きかったのですが、『こういうことできますか？』という質問に対して『できます』という回答が一番多かったことも決め手になりました。ユーザー側での操作性が高い点で、例えば案件管理の画面であれば項目を別で追加できる点、依頼フォームもかなり細かく調整できる点などですね。他社のツールだと依頼フォームの一部は編集できても、全体のテンプレートや流れを変えられないというところが多かったです。新しいものを導入する際、最初に想定できることには限界があります。実際にトライアルをしてみて『こういうことはできるか、ああいうことはできるか』と、要望が出てきました。その際の返答が前向きなものだと、検討する側としても一歩を踏み出しやすかったように思います。

▲案件ボード　新着、担当案件、チーム全体の案件一覧の確認が可能

導入にあたっての社内説明はどのように進めましたか

河合様：

社内でOLGA導入の必要性を説明するに際しては、当社の場合、従来もCLMのツールを使用していたこともあり、案件管理ツールの必要性は比較的容易に理解してもらえたと思います。仮に、ツールを全く使用しない状態になると、情報の収集、管理が非常に不便になることを説明しました。具体的には、最初の段階である程度情報がないと、これがすぐに締結すべき契約なのか、相手はどこなのか、人数、金額、内容はどういったものなのか何も分かりません。また、最終的な締結まで行くと、電子で締結できるのかできないのか、こちらがどう動けばいいのかも分かりません。ですので、何らかの管理専門ツールが必要だという認識は、そこまで苦労なく得られました。ツールを切り替えるにあたって、『これだけのコストを削減しつつ、今まで以上の管理ができます』というところをきちんと説明できた点が重要だったと思います。

OLGAの事業部への導入方法や流れについて教えてください

河合様：

OLGAの社内導入自体はスムーズに進みました。新しいツールになるので、社内の利用者にマニュアルを作る必要があったのですが、GVATECHさんが手順書のような、ベースのマニュアルを用意してくださっていたので、それに手を加え、英語版も作成したりしながら準備を進めました。

 

▲ヘルプページでマニュアルのベース資料を公開中

他には切り替えのタイミングを明確にすることが非常に重要だと考えました。システムが新しくなることを全体に告知し、「いつからOLGAで申請してもらうのか」「いつまで前のツールで申請してもらうのか」「既存の案件はどちらで管理するのか」「OLGAへの移行作業はどういったスケジュールで行うのか」といった区切りをしっかり決めて、社内に周知しました。
月に一度の全社ミーティングで使い方を説明する機会を設けたのですが、質問が全くなかったことも印象的ですね。全体的にわかりやすいUI（ユーザーインターフェース）になっているのだと思います。Teamsの連携においても、返信がTeams内でできるため、シンプルでとっても良いです。利用者側に選択肢が多いと、かえって「使い分けはどうしたらいいの？」といった迷いが生じてしまうと思うのですが、「Teamsで返信してください」と、これだけで良かったため比較的早く馴染んでくれたように感じます。ファイルの添付方法など細かい質問は多少ありましたが、導入自体が大変だったという印象はありません。

OLGA導入後の効果について、まずは法務側のお話を聞かせていただけますか

河合様：

通知の方法がメールからTeamsに変わったことで、依頼者側も気づきやすくなったのかすぐに返信をもらえることが多くなりました。返信が早くなってやりとりがスムーズになったというところが法務側では大きいです。管理面でも、一目で案件がいつ来たものだったのか、担当が誰なのかというのが分かるので、担当者とのミーティング直前でも、「どの案件だっけ」と探す手間が減り、探すのが楽になりました。

依頼フォームの存在も大きいですね。私が入社したばかりの頃は、どんな情報を依頼者から受け取ればいいのかがなかなか分からず、この項目で依頼内容のヒアリングとして十分なのかどうかが不安でした。後から必要になったら直接聞くようにしていましたが、それは果たして最初に聞くべきことだったのか、今の段階にならないと聞けないことなのかという判断ができなかったです。ちょうどその辺が掴めてきた頃にOLGAを導入する形になったので、依頼フォームに活かすことができました。今では依頼者情報の不足を感じることは少なくなったように思います。

依頼者側の効果についてはいかがでしょうか

河合様：

返信の遅れがなくなったというのはあると思います。先ほどもお伝えしたとおり、Teamsから通知を受け取ることでメールよりも確実に早く気付くことができます。Teamsの返信フォームを開けばそれまでの経緯も確認できるので、開いて、その場で回答、という流れが作りやすくなったのではと思います。

また、今までのCLMではアカウントがありましたが、OLGAではアカウントがない状況になった中で、この点がスムーズに受け入れられているというのが、地味ですが一番良かった点だと思います。新しいツールを導入する際、メリットはもちろんですが、特にデメリットやアレルギーがないという点は大きいと思います。特段操作を覚える必要もなく、届いた通知に対してアクションするという、シンプルな造りが良いのだと思います。

OLGAで気に入っている機能はありますか

河合様：

Teams連携についてはこれまでお話してきたとおりですので、他の機能についてお話します。

まずは文書比較ですね。依頼の上がったファイルの前後比較などができる機能ですが、PDFにも対応しているのがありがたいです。特にPDFファイルだと比較ができないものが多いため、そこが非常に便利です。『前の契約書と変わっているところないですか？』と聞かれた際に、目視での確認は困難なので、変更点が分かるというところがすごく便利だと感じています。

検索についても気に入っています。同じプロジェクトで異なる取引先との案件など、過去の類似案件を参照できる点が非常に便利だと感じています。同一取引先名でのサジェストなどもありがたいですね。

他には、チームチャットも気に入っています。案件に関連する依頼者との会話は重要なのですが、法務チーム内だけの会話もどうしても発生します。OLGAの場合は依頼者との会話と分けて管理できるので、内々の会話をわざわざTeamsに逃がしたりすることもなく、会話の内容を残せる点が非常に助かっています。

OLGAに対する今後の期待

河合様：

具体的な案があるわけではないのですが、依頼者側がアカウントなしでTeamsだけでやり取りすることを考えたときに、もう少し依頼者側のTeams上の画面が分かりやすく、馴染みやすくなるといいなと思います。一つ一つの通知が分けて表示されるので、返信フォームを開けばわかりやすいのですが、Teams上の画面でまとまった状態で見れるとさらに良いのではないかと思います。

他には、OLGAにもともと用意されているステータスがあると思うのですが、自社用に編集できたら良いなと思います。カスタムステータスも作れるのですが、デフォルトとカスタムの2つに分かれているせいで、例えばレビューが終わった際、デフォルトのステータスを『完了』にしてしまうと案件一覧から消えてしまい、締結のところで問題が起きた時に「あれ、どこだっけ？」と探しに行かなければなりません。ここを編集して、『押印待ち』や『社内承認中』といったステータスを増やせると、より会社ごとに使いやすくなると思います。

細かく見ると思い浮かぶ要望などはあるのですが、前提としてOLGAが持つ世界観については非常に良いもので、引き続き継続して改良いただけるとありがたいなと思います。