株式会社Fast Fitness Japan荒牧様に、OLGAの導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とOLGA導入前後の変化

会社や事業の概要を教えてください

荒牧様：

私たち株式会社Fast Fitness Japanは、日本において24時間営業のマシン特化型のフィットネスジムである、「ANYTIME FITNESS」のマスターフランチャイザーとして事業を展開しております。近年では、昨年11月にマシン特化型ジムとは異なるピラティス、ヨガやバレエの要素をベースにした、「The Bar Method」の新規事業展開も当社の子会社を通して開始し、日本におけるマスターフランチャイザーとしての事業も手掛けております。さらに、昨年12月からは物販事業「A PROP」をローンチするなど、事業領域を拡大し成長を続けている状況です。弊社は、自社でジムを運営してはおらず、実際は当社の子会社やフランチャイジーの企業様（FC様）が各店舗を運営しており、フランチャイズ本部として各店舗の指導やサポートをする体制をとっております。

ウェブサイトURL： https://www.fastfitnessjapan.jp/

導入前の課題：事業成長の裏側で見えてきた、法務部門が抱えるペインとは

荒牧様：

Fast Fitness Japanの事業拡大に伴い、私たち法務部門が抱える課題も顕在化してきました。以前までは「Anytime Fitness」という、24時間営業のマシン特化型ジムのフランチャイズ事業が主軸だったため、B2C向けのフィットネス関連の相談や契約審査が中心でした。しかし、物販事業や新たなフィットネス業態「The Bar Method」の展開により、特商法や売買関連の案件が増加し、法務部門への依頼件数もどんどん増加していました。

法務部門は室長を含め3名体制で業務にあたっており、基本的には契約審査と法務相談をメインで担当しています。契約審査については、私ともう1名のスタッフが一次受付となり、最終的には室長が依頼者の方にお返しするという流れがメインです。 また、取締役会の事務局業務や株主総会の準備など、総務的な業務にも一部関与しており、特に株主総会前は多忙を極める時期ですね。

このような状況下で、私たちは複数の課題を抱えていました。最も喫緊の課題は、案件管理の煩雑さでした。依頼はメールだったり、チャットだったり、電話だったりと、様々なツールでバラバラに届いており、これらを一本化して管理する仕組みがありませんでした。 タスク管理についても、Google WorkspaceやAsanaといった汎用ツールを代用していましたが、法務に特化した機能ではないので、「今誰が何をやっているか」「このタスクはどのような状況か」といった情報をすぐに把握することができず、可視化できていない状況でした。

弊社では、親会社である弊社の法務が各子会社の法務案件を見ているという体制のため特に、総会前のような繁忙期や、海外案件、子会社やFC企業様の店舗で発生する会員トラブルなど、重い案件が重なると、なかなか対応ができなかったりすることもありました。 会員同士のトラブル、利用規約違反（タトゥー露出など）、マシン利用に関する問題、間違って備品を持って帰ってしまった、といったB2Cならではの多様なトラブル対応も法務相談業務の大きな割合を占めており、月間20〜30件くらいは相談が来ているかなと思います。 直営店だけでも百数十店舗ぐらいありますので、相当な件数になりますね。

契約審査業務は1日の大半を占めており、私も1日8時間のうち5〜6時間ぐらいは契約書を見ていましたね。 こうした業務負荷の高さから、残業時間も月によりますが、1時間とか2時間とか、平均すると30時間くらいは発生していましたね。

過去の案件を参考にしたい場合も、バラバラに管理された情報の中から該当案件を探し出し、その経緯を紐解くまでに時間がかかっていました。結局、1分、2分ですぐ見つからないような状況でしたね。 これらの課題を放置すれば、法務部門の機能不全を招き、事業スピードへの悪影響や、コンプライアンスリスクの増大につながる可能性がありました。

OLGA 導入の経緯・決め手：数ある選択肢の中から、OLGAが選ばれた理由

荒牧様：

これらの課題を解決するため、私たち法務部門は、法務業務に特化したソリューションの導入を検討し始めました。OLGAを知ったきっかけは、今年の1月に入社したスタッフが、前職でOLGAを使っていたことでした。

OLGAの他にも、他社のツールとしてRさんやMさんなども同時に検討しました。 複数のツールを慎重に比較検討する中で、最終的な決め手となったのは、やはり以下の点でした。

• 圧倒的な視認性と操作性： やはり、画面の見やすさ、わかりやすさが他社製品と比べても群を抜いていましたね。室長も「OLGAが一番画面が見やすい」と即座におっしゃっていたのが、導入の大きな決め手となりました。 直感的に使えるというのは、日々忙しい中で非常に重要なポイントでした。
• 求めていた機能性の合致と既存利用者の絶大な信頼： バラバラに届く依頼を一元化し、タスクの状況を可視化するという、私たちが最も求めていた機能がOLGAにはありました。この点が、根本的な課題解決につながると確信できました。さらに、転職してきたスタッフが前職でOLGAを実際に使っていたため、実体験に基づいた「使いやすい」という意見は、実際の検討結果と合致していて信頼できました。
• 価格競争力： そして、価格ですね。比較検討したツールの中で、OLGAは最も価格面で優位性があり妥当と感じました。

導入にあたり、特に重視したのは、バラバラに届く依頼を一元化し、タスクの状況を可視化することでした。

導入時の工夫と社内展開：スムーズな運用開始を実現した、社内への丁寧な働きかけ

荒牧様：

OLGAの導入をスムーズに進めるため、私たちは社内への丁寧な働きかけを行いました。まず、法務室を統括している法務室長に導入の意向を伝えました。室長も、今までタスク管理があまりできていないというのを懸念点として認識していたので、導入することには基本的には問題はなかったです。

話を通した後に、執行役員や他の部室長との会議の方で頭出しをしていただいた後に、今度は全社向けの説明会を開催しました。 説明会では、今後こういったシステムを導入していきます、ということを説明し、使用方法やメリットなどを詳細に説明しました。説明会の時間は30分くらい時間を確保はしていましたが、大体15分、20分くらいで終わりましたね。 質問はいくつか出ましたが、「在宅中でも使えるんですか？」といった内容で、特に困った質問はなかったです。 説明会後も、社内の掲示板を通じて周知徹底を図り、今年の4月1日から本格運用を開始しました。

事業部への展開も非常にスムーズでした。依頼者側である事業部門からは、特に「依頼しにくくなった」といったネガティブな反応は全く聞いてないですね。例えば、タスクを立ち上げる際に相手方の社名を入力すると、企業名のリストが表示され選択できる機能があるのですが、あれは好評だったと思います。 依頼者にとって、複雑な操作を覚える必要がなく、フォームから依頼してメールでやり取りする感覚で案件が滞りなく完了できるのは、全く導入の障壁がなかったように感じています。

OLGA 導入後の効果：属人化からの脱却とナレッジ共有文化の醸成。法務部門にもたらされた変化

荒牧様：

最も大きな効果は、やはり案件管理の一元化と可視化です。基本的にOLGAからしか依頼が来ないので、余計な考えというかそういったものはなくなったかなと思いますし。 誰が今何をやっているかとか、今どの案件がどのような状況だ、というのがすごく分かりやすいです。さらに、タスクを探す手間も省けましたし、一目瞭然で分かるようになったのはすごく良かったなと思います。 他のメンバーが何をやっているかも分かるのは、かなり重要ですよね。例えば、メンバーが抜けても、OLGAの履歴を見れば「この人これまでどうやってきたのか」というのが残っているので、安心して引き継ぐことができます。

また、過去案件の検索と参照にかかる時間が大幅に短縮されました。以前はバラバラに管理されていたため、似た案件を探し出して経緯を把握するのに時間がかかっていましたが、OLGA導入後は、案件検索から一画面でやり取り全体を確認できるため、過去案件を参考にする工数がだいぶ50%くらいは減ったかなと思います。

さらに、業務効率化にも貢献しています。OLGA導入前までは依頼がメールや電話など、いろんなもので来ていたので、それをAsanaなどに転記する必要があり大変でした。しかし、OLGAを導入してからは、依頼者の方がちゃんと必要事項を記入して送っていただくと自動的にタスクが立ち上がり案件の台帳も自動で生成されるので、非常に生産性が向上したと感じています。

特に活用している機能とその効果

OLGAの中で特に気に入っている機能としては、「ボール機能」と「バージョン管理機能」があります。ボール機能は、「今誰がボールを持っているのか」が明確になるので、タスクが自分のところにあるのか、依頼者のところにあるのかといった判別ができます。 バージョン管理機能は、修正ごとにバージョンが1、2、3と記録されるので、例えばバージョン1でやって、2で修正したけどやっぱり1に戻したい、という場合に、その特定のバージョンを依頼者に送れたりもするので、非常に便利です。

依頼者向けのデイリーレポートも活用しています。以前は毎日8時くらいに届いていましたが、最近は通知設定で発信頻度を調整できるようになったので、状況が変わらないのに毎日届くといったこともなくなり、より便利になりましたね。

また、OLGAに搭載されている約1500種類のひな形（英文・日本語契約書）も、新しい契約書を作らなきゃいけない際などに活用できるので、非常に助かっています。 これは法律事務所が監修したものでかなり使えると思います。

OLGAはかなり頻繁にアップデートで改修や更新をされているので、正直、キャッチアップしていくのは大変ですが、時間があるときにヘルプページのお知らせ欄を見て、「こんな機能使えるんだ」と新しい発見をしています。

今後の展望と OLGA への期待：蓄積された知見を力に。法務部門の次なるステージへ

荒牧様：

日々の業務の中で自然にOLGAにはナレッジが蓄積されていきますので、そのデータをうまく活用していければと思っています。 そういう点でAI機能の更なる活用を期待しています。特に「ひな型規定AI」や「過去案件AI」は、まだ導入して間もないので使えていないのですが、今後積極的に活用していきたいと思っています。 過去案件AIは、類似案件の対応履歴をAIがまとめてくれるので、わざわざ自分で探さなくても、どんな対応をしてきたかというのがすぐに分かりますね。 ひな型規定AIは、社内規定を入れておくことで、社員からの問い合わせにAIがチャットで回答してくれるので、私たち法務に問い合わせがあまり来なくなるかもしれませんし、総務の方も助かるのではないでしょうか。

今後もさらにOLGAを活用して、さらに業務効率化を進めていきたいと考えています。もし、使っている中で「こんなこと実現したいんだけど」とか、「業務上こんな課題を抱えていて解決する方法ないかな」といったことがあれば、OLGAのカスタマーサクセスの担当者に気軽に相談でき、何か手段がないか考えてくださるのでありがたいですね。

他の法務担当者へのメッセージ：変化の時代を乗り越えるための、法務DXのすすめ

荒牧様：

私たちの法務部門では、以前は依頼がメール、チャット、電話とバラバラに来てしまい、それを手作業でタスク管理ツールに転記する手間がありました。また、誰がどの案件を進めているのか、案件の状況がどうなっているのかが把握しにくく、過去の類似案件を探すのにも非常に時間がかかっていました。このような「バラバラな依頼受付」や「タスクの可視化不足」といった課題に直面している法務の方々は、ぜひOLGAの導入を検討してみるのが良いかなと思いますね。OLGAは、本当に「すごく見やすい」ですし、「管理もしやすい」ツールだと実感しています。