貝印株式会社は、グローバル刃物メーカーとして、包丁やピーラーをはじめとする調理用品、カミソリやツメキリ、化粧道具などのビューティケア・衛生用品などの製造販売を行っており、100年以上にわたる歴史をもつ企業です。

今回は、法務部の平沼様、森平様、田中様に、OLGA導入の背景や運用の工夫について詳しく伺いました。

事業部に負荷がかからないことが、導入の決め手に

──まずは法務部の業務内容について教えてください

平沼様：
海外法人を含むグループ全体の法務業務を担当しています。契約書の作成・審査、法律相談、訴訟対応、コンプライアンス・ガバナンス対応など、幅広く手掛けています。

契約類型としてはNDA、売買契約、製造委託契約、業務委託契約などが中心で、月に80〜100件ほど取り扱っています。各担当者が一次チェックを行い、その後部長がダブルチェックする体制です。

──OLGA導入前の業務課題について教えてください

平沼様：
以前は案件の相談はメールや電話で受け付けており、それを法務の担当者がExcelの管理台帳に書き込んで進捗を管理し、その後の連絡はメールで行う体制でした。

導入の検討をした一つのきっかけとして、数年前に契約書ひな形の大幅な改訂に伴い、既存契約の巻き直しが発生し、件数が急増したことで従来のやり方では管理が追いつかなくなっていきました。また、バージョン管理は共有ドライブにフォルダを設けて行っていましたが、ファイルのバージョンが増えると管理する業務負荷の他、ドライブへの負荷も増えている状況でした。その頃、ちょうどリーガルテックの分野が急成長しており、法務業務に特化した案件管理ツールが増え始めたこともあり、システム導入を本格的に検討し始めました。

──様々な案件管理ツールがある中で、OLGAの導入に至った経緯について教えてください

平沼様：
展示会やウェブ検索を中心に調査を行い、10社ほどのシステムを比較検討し、最終的には2～3社をテスト導入しました。

他社システムはドキュメントを軸として事業部とやり取りする仕様のものが多く、案件全体を俯瞰して捉えるのが難しい印象がありました。
その点、OLGAは案件詳細画面が他のサービスよりも圧倒的に見やすく、全体を捉えやすいと感じたことを覚えています。

▲案件の管理ページ。依頼フォームへの入力内容から自動で作成

また、事業部側の担当者はアカウントが不要で、OLGAにログインすることなくメールでやり取りができるため、事業部側に負荷がかからないという点も、大きな決め手の一つとなりました。

──導入する際、事業部にはどのように展開しましたか？

平沼様：
社内イントラネットにて案件管理システム（OLGA）の導入及び依頼受付方法についてアナウンスを行いましたが、「一斉切り替え」というよりも、依頼が来るたびに依頼フォームを案内して徐々に移行しました。
「案件の一元管理のため、案件管理システムを導入したので、次回からはこちらでお願いします」といった形です。

自然な流れで切り替えが進み、特に混乱もありませんでした。
むしろ、「法務への問い合わせフォームができたことで、気軽に依頼しやすくなった」という声もあり、社内での受け入れは非常にスムーズでした。

上司からの要望にも即対応できる高いカスタマイズ性

──実際にOLGAをご導入後、どのような点に価値を感じましたか？

森平様：
まず、全体的に“使いやすい”というのが率直な印象です。
バージョン管理も行いやすいですし、ファイルは契約書と参考資料で整理され、依頼者チャットとチームチャットも分かれている。特に法務部内の議論と事業部とのやり取りを分けて進められるのは、使いやすさにつながっていると思います。

田中様：私はホーム画面のカスタマイズ性の高さが気に入っています。当初設定されている項目の他にも項目を追加できたり、掲示位置が変更可能なため、非常に助かっています。部内の週次ミーティングではこの画面を投影しながら各案件について報告するのですが、その中で我々の上長が、「この項目をもっと見やすくしてほしい」とリクエストがあった際も、その場で即対応できるのが便利ですね。

▲案件一覧ボード。新着、自身の担当案件、チームの全体案件など、対応状況を一覧化

──具体的には既定の画面にどのような変更を加えているのでしょうか？

田中様：
カスタマイズしすぎていて、どれがデフォルトの項目だったかわからないほどです（笑）。例えば「販売地域」や「今週の動き」といった項目を追加していますね。週次ミーティングでは、“今週動きがあった案件”にフラグを立てて、担当者ごとの対応状況を一目で確認できるようにしています。この仕組みのおかげで、部全体の進捗が可視化されるようになりました。
法務部の担当者は個別の案件詳細画面を主に使用していますが、部長、本部長が業務を管理する上では全体の状況を確認できる一覧画面が非常に役に立っています。
メンバーにとっても上長にとっても使い勝手が良いサービスだと思います。

“見てわかる”ツールだから、誰にでも説明しやすい

──御社の業務にフィットするよう柔軟にカスタマイズされたのですね。続きまして、特に気に入っている機能や印象的だった点はありますか？

平沼様：
案件受付のフォームに必須項目を設けることができる点ですね。以前の受付方法だとどうしても確認漏れが発生してしまっていましたが、この機能のおかげで基本的な内容は案件受付時から把握できる状態を作ることができています。

また、OLGAの“機能”ではないですが、御社の丁寧かつ迅速な対応にいつも感謝しています。定期的にヒアリングを実施してくださり、使用時の困りごとや要望などを聞いて改善に取り組んでくださるので、ユーザーとしてとても安心して使用できています。

森平様：
最近ではダッシュボードがアップデートされ、さらに見やすくなりました。日々改善が進んでいる印象がありますね。

▲分析ダッシュボード。「月別の案件数」「依頼部署ごとの案件数」「契約類型ごとの案件数」「担当者ごとの案件数」など、様々な角度で分析が可能

田中様：
その他、直感的に操作しやすいのもOLGAの魅力ですね。新しいメンバーに説明する際は「見てわかる通りこんな感じです」と説明できるほどわかりやすく、視覚的にも操作してもらいやすいのかなと思っております。

──最後に、今後のOLGA への期待OLGAに対する今後の期待や、開発の方針、こういった機能が欲しいというところがあればお聞かせいただければと思います。

森平様：弊社では欧米だけでなく、中国や韓国、ベトナムでも展開しています。OLGAは既に英語、中国語（簡体字）での対応は可能だと思いますが、よりグローバル体制での法務運用を支援できるよう、海外拠点との連携強化に向けた機能開発を期待しています。

──OLGAを使い込んでいただいていて大変嬉しく思います。この度はありがとうございました。