オープングループ株式会社では、月100件を超える法務案件の対応に追われ、情報分散や属人化といった課題に直面していました。法務オートメーション「OLGA」を導入し、依頼フォームによる情報標準化、案件情報の一元管理、そして依頼者にアカウントが不要という利便性の高さによって、法務部門だけでなく、事業部全体の業務品質向上を実現しました。今回は、法務業務のボトルネックを解消し、少人数体制ながらも月100件の案件対応を可能にした、OLGA導入の経緯や具体的な活用方法、そして導入後の変化について詳しくお話を伺いました。

事例の概要とOLGA導入前後の変化

テクノロジーの力で「ヒトの進化」を共創する

会社の概要や事業内容について教えてください

小郷様：
当社は、「ヒトの進化を共創する」をミッションに掲げる会社です。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAIなどのテクノロジーを活用し、企業の業務自動化・効率化を支援する「インテリジェントオートメーション事業」と、デジタルマーケティング・オンライン広告事業を手掛ける「アドオートメーション事業」を主軸としています。少子高齢化や労働人口減少といった社会課題の解決を目指し、新規事業創造を通じて豊かな社会の実現に取り組んでいます。

法務部2名体制で実現した、効率的な案件対応の裏側

法務の体制と具体的な業務内容について教えてください

小郷様：
当社の法務部は主に3名体制で業務にあたっています。メイン担当は私と大東の2名で、必要に応じてもう1名がヘルプとして、主に契約締結に関する押印業務などでサポートに入っています。
法務部の担当業務は多岐にわたります。具体的には、業務の半分以上を占めるものとして契約書のレビューとドラフト作成の業務があり、グループ会社の各ニーズに応じた業務委託契約、NDA（秘密保持契約）、利用規約、パートナー契約など、幅広い種類の契約書を担当しています。また、事業部からの法務相談にも対応しており、特に新しいサービスの進め方に関する法的リスクの評価や、景品表示法関連の相談が多く寄せられています。
案件の割り振りについては、基本的には挙手制で担当を決めるか、私から大東へアサインする形を取っています。月間の案件数は直近で100件を超えた月もあり、その前の月も80件超と、おおよそ100件近くの依頼に2人で対応しています。

▲（左から）大東様、小郷様

メール・Slackに埋没する依頼と、手動管理の煩雑さ

OLGA導入前の法務案件管理の状況と課題について教えてください

小郷様：
OLGA導入前については、法務案件の管理において複数の課題を抱えていました。
まず、事業部からの法務依頼がメールやSlackなど複数のツールに分散しており、案件の進捗や担当者を一元的に把握することが非常に困難でした。また、過去の案件や類似契約書の検索には、個人のメールボックスや共有フォルダを遡るしかなく、非効率な情報探索に時間を費やしていました。
さらに、事業部からの依頼内容は必要な情報が不足していることが散見され、法務からの詳細確認の手間が頻繁に発生していました。今思い返しますと、メールやSlackといったコミュニケーションツールを前提にした受付方法は、特に若手社員にとっては法務部への相談自体に心理的なハードルがあったのではと思います。
他には、契約書のレビューやドラフト業務では、契約書のバージョン管理はすべて手動で行っていたため非常に煩雑で、ミスが発生するリスクもはらんでいました。

求めていたのは「依頼者ファースト」のサービス

OLGA導入の背景について教えてください。

小郷様：
特に重要だったのは「依頼者側に負担をかけない」という点です。
この点で、依頼者側へのアカウント付与を必要としないOLGAの設計は魅力的でした。アカウント登録が必須なサービスを選んだ場合、ただでさえ多忙な事業部に対してメンバーの変更がある度に新たなIDとパスワードの管理を強いることになります。
さらに、OLGAはメールやSlackでのやり取りが可能で、すでに事業部門が慣れ親しんでいるコミュニケーションフローを大きく変えることなく利用できます。この「依頼者の業務フローを変えない」点も、スムーズな移行と定着を実現する上で不可欠だと考えました。
これらの事業部側への負担の少なさが、OLGA導入の最大の決め手となりました。

法務と事業部、両方の負担を軽減する画期的な機能

トライアルをしてみていかがでしたか？

小郷様：
トライアルで特に実感したのは、操作性の高さとファイルのバージョン管理の効率性です。
他社のサービスも試してみたのですが、基本的に1案件で1ファイルしか管理できないものが多く、これでは類似案件の管理や契約書の比較が煩雑になり、かえって手間が増えてしまうと感じていました。OLGAの場合、１つの案件で複数の契約書のバージョンを管理ができ、Wordの編集作業によってバージョンが自動で更新されるため、これまで手動で行っていた管理の手間が大幅に削減されたのは画期的でした。

導入にあたっての社内説明はどのように進めましたか？

小郷様：
OLGAを社内に導入する際、実は社内説明会などは一切開催しませんでした。
サポートとしては、GVA TECHさんが用意してくださったマニュアルを使ったり、個別の質問にはその都度答えたりする程度です。
社員はいつも使っているサービスと同じ感覚で使い始められるので、新しいサービスの使い方を覚える時間も、心理的な負担もほとんどなかったと思います。
それと、依頼フォーム自体も、私たち法務部が必要な情報をしっかり網羅できるように工夫して設計したので、依頼者が迷わず入力できるようになりました。結果として、余計な手間をかけずに、スムーズに社員に浸透させることができました。今振り返っても、円滑に運用がスタートできたと感じています。

属人化の解消と情報の一元管理

OLGA導入後の効果について、まずは法務側のお話を聞かせていただけますか？

小郷様：
一番大きな変化は、やっぱり業務の効率化と時間削減ですね。法務業務の半分以上を占める契約書のレビューや作成が全てOLGAで管理できるようになったので、その効率の良さをすごく実感しています。
OLGAはただの案件管理サービスというだけじゃなく、私たち法務部の大切な知識やノウハウを共有する基盤にもなっています。おかげで新しく入ったメンバーのキャッチアップがすごくスムーズに進みましたし、過去の案件をチーム全体で共有・活用できるようになったことで、業務の属人化解消にも繋がっています。
さらに、OLGAのおかげで全ての法務案件が一つにまとまって、状況が一目でわかるようになったのも大きなメリットです。

大東様：
私は前職でも法務の経験があったのですが、OLGAがあったことでスムーズに当社の法務業務に慣れることができたと感じています。
自社のルールや方針に慣れないうちはどうしても遠回りな作業をしてしまうことがありましたが、業務の振り返りの際にOLGAに蓄積された過去の案件詳細やナレッジ、ノウハウを見直すことで、「この作業は不要だった」とすぐに気付きます。また、OLGAの中で小郷に相談することも可能ですし、小郷の実際の案件対応の内容も参考にすることができます。その結果、比較的早くに実業務の対応ができる状態になったと感じています。

依頼フォームの整備による依頼の円滑化

依頼者側の効果についてはいかがでしょうか？

小郷様：
OLGAを導入して、法務部だけでなく、事業部にも大きなメリットがあったと感じています。
一番大きな変化は、事業部のメンバーが法務相談をより気軽にできるようになったことです。OLGAの依頼フォームが整備されたことで、法務に相談する心理的なハードルが下がり、迷わず依頼できるようになったんです。結果として、月間の依頼件数が約50件から100件ほどになりました。
こうした変化のおかげで、事業部のメンバーは法務部をより身近な存在として活用してくれるようになり、法務側としても事業を進める上での法的リスクを早期に発見することに繋がっています。

依頼者とのやりとりも一元管理。コミュニケーションが劇的にスムーズに

OLGAで気に入っている機能はありますか？

大東様：
OLGAのバージョン管理機能ですね。新しいバージョンが自動で残っていく仕組みが非常に便利で、ワンクリックで簡単に過去のバージョンを確認できるので助かっています。
前職では、Wordファイルを「〜_ver1」「〜_ver2」のように手動で管理したり、どのファイルが最新か分からなくなったりすることが頻繁にありました。その手間に加えて、人為的なミスも発生しやすかったのですが、OLGAを利用することでそういった手間やミスが大きく減りました。

小郷様：
チャット機能が非常に役立っています。案件単位で依頼者と直接やり取りできるので、会話があちこちに散らばることがありません。これにより、依頼の背景や契約修正の意図などもはっきりわかるのがいいですね。おかげで、法務部内はもちろん、事業部とのコミュニケーションも非常にスムーズになりました。

会社全体の事業推進に貢献する法務体制へ

OLGAに対して今後どのようなことを期待していますか？

小郷様：
OLGAはすでに多くの外部サービスと連携していますが、当社が利用しているワークフローシステムとの連携が実現すれば、業務効率はさらに向上すると期待しています。案件の受付から契約締結、その後の稟議までが一連の流れでつながるため、事業スピードのさらなる加速が実現できると考えています。

これからOLGAを検討される企業様へのメッセージをお願いします

小郷様：
OLGAは、依頼から対応までの一連の流れが一つの画面で完結するため、業務の全体像を把握しやすくなります。依頼フォームを導入することで、法務部が求める情報が明確になり、事業部のメンバーも迷うことなく依頼ができるようになりました。その結果、依頼件数が倍増し、事業部の法的リスクを早期に発見・対応できるようになったことは、法務部にとって大きな成果だと感じています。また、蓄積された案件情報やノウハウは、部門全体のナレッジとして活用でき、業務の属人化防止にもつながります。法務の業務改善を考えている企業にぜひ試していただきたいツールです。
法務の業務効率化と同時に、事業部との連携を深めることで、法務部が会社全体の事業推進に貢献できることを示す好例となりました。

ご多忙の中、貴重なお話をいただき、誠にありがとうございました。