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同社の法務部門では、多岐にわたる業務を専任者一名で担っていましたが、依頼の受付はメール、チャット、口頭とチャネルが多岐にわたり、過去の対応記録やノウハウも十分に蓄積されないなど、情報の分散と属人化が大きな課題となっていました。

こうした背景から、法務依頼の一元管理やナレッジ共有を可能にする基盤として導入されたのが、法務オートメーションツール「OLGA」でした。

この記事では、OLGA導入による業務プロセスの変化について伺います。

一人法務のリスクとナレッジ蓄積の必要性

──法務部の体制や業務内容について教えてください

高嶋様：
現在2名体制で法務業務を担当しています。基本的な法務業務としては契約書の審査や作成、事業部からの法務相談が中心です。対応件数は月に20件ほどあり、相談まで含めると、その数倍はあるかと思います。

契約審査に加え、J-SOX対応や訴訟、建設業許可等の許認可管理、コンプライアンス関連など、幅広い領域を横断して対応しています。

──OLGA導入以前、具体的にどのような課題を抱えていましたか。

高嶋様：
以前は私が一人で、法務業務を担当していたのですが、私が不在となった際、誰も対応できる人がいないという「一人法務のリスク」を強く感じていました。

この危機感が社内でも認識され、北尾が加入しました。しかし、今度は一人で業務を行っていたことによる従来の業務の属人性の高さが新たな課題となりました。

例えば、案件情報はスプレッドシートで管理していましたが、そのスプレッドシートには「受けた人・回答した人」程度の情報しか残らず、北尾が担当した案件の内容が細かく把握できませんでした。

逆に北尾からは、私がどんな考え方で対応しているのか見えなかったと思います。その結果、横の連携が取りづらく、ナレッジが共有されないまま進んでしまう状況が続いていました。

北尾様：
私が契約書のチェックを少しずつ担当し始めた頃は、何も分からない状態から手探りで進めざるを得ませんでした。以前のツールでは過去の事業部向けの説明履歴などが残らず、高嶋の過去の対応履歴はデータから参照できたものの、経緯や依頼者とのやり取りまで負うのは困難であったため、高嶋に都度確認する必要があり、1案件にかかる時間や不安も大きかったですね。

高嶋様：
依頼はメールやチャット、口頭など、様々なチャネルから受け付けており、対応漏れも起きやすい状態だったと思います。

このように、情報の分散と属人化が重なり、どこかで限界が来ると感じている状況でした。

ナレッジ共有の仕組みが属人化を解消し、新任者の「安心感」を生んだ

──そうした中で、OLGAはどのように候補に挙がり、導入に至ったのでしょうか。

高嶋様：
法務関連のサービスが集まる展示会に参加する機会があり、事前に業務効率化の観点で2〜3社ほど候補をピックアップしていました。その中の一つとして、OLGAのブースを訪れました。

展示会で話を聞いて初めて、「法務依頼の受付自体を仕組み化できるサービスがある」と知ったことが、大きな発見でした。これまで“依頼の受け方”を見直す発想自体がなかったため、かなり驚きました。

先に述べた案件の情報管理や、チームとしてのナレッジ共有体制の課題が解消されるイメージを強く持てたため、具体的に導入を検討し始めました。

──トライアルを経て、導入の決め手となったポイントはどこにありましたか？

北尾様：
OLGAを試してみて改めて感じたのは、チェック過程がすべて履歴として残る安心感です。ドラフトから最終版に至るまでに条文がどのように修正されたのかはもちろん、修正の裏にある背景や事業部側担当者とのコミュニケーション内容まで確認できます。

過去案件をたどることで、判断の根拠をつかむことができるため、「このナレッジを蓄積すれば、いずれ自分一人で任されても対応できる」という感覚を持てました。

高嶋様：
OLGAを活用したナレッジの自動蓄積は、教育面でも非常に効果的であり、「これなら属人化の課題を解決できる」という手応えがありました。

──実際に社内に導入するにあたり、苦労された点を伺えますか。

高嶋様：
意外とスムーズでしたね。当初はいろいろと質問を受けるのではないかと想定していましたが、実際には大きな混乱はありませんでした。

北尾がマニュアルをしっかり作って展開した上で、依頼フォームのURLは社内ポータルの目立つ位置に設置したため、「ここから申し込めばいいんだな」とすぐに理解してもらえた印象です。

事前に部門長会で背景説明をしており、ナレッジを蓄積する必要性についての共通認識を醸成できていたことも成功の要因として大きかったです。

──OLGAの導入で、依頼者側から反応などはありましたか？

北尾様：
「どのように連絡すればいいか悩まなくてよくなった」という声をよく聞きました。
これまでは、“誰に依頼するか”から悩むケースもあったようで、そのストレスがなくなったのは大きいと思います。

案件管理・ナレッジ蓄積・属人性──導入前の課題が“ほぼ解消”

──OLGA導入後、当初抱えていた課題はどの程度解決されましたか？

高嶋様：
当初の課題はほぼ解決できたと感じています。依頼の受付から履歴管理まで自動で記録されるので、対応漏れが発生する余地はほとんどなくなりました。
二名体制になって以降、どちらがどれだけ対応しているかも可視化され、業務量の把握も容易になりました。

▲案件一覧ボード。新着、担当案件、チームの案件など、案件の対応状況を一覧化

OLGAのボード上では、未対応の案件やコメントの有無が一目でわかるので、「今どこで案件が停滞しているか」 を常に意識できるようになりました。以前のようにチャットを遡って確認する必要がなくなり、全体の流れが非常にスムーズになっています。

ノウハウの蓄積という観点でも、過去のコメントを簡単に引き出せるようになり、「前にも似たケースがあったな」という時に迷わず参照できます。
少しずつですが、ナレッジが体系的に貯まってきているのを実感しています。

北尾様：
私の場合、契約審査の経験が浅い中でスタートしたので、過去の修正履歴が残っている安心感はとても大きいです。
最近は、対応件数の多い業務委託契約や売買契約が来た際、過去のコメントを見返すことで自信を持って回答できるようになりました。

現在では、チェック中の契約書と過去の契約書を2つ並べて比較し、自分がどう返していたのか確認しながら進めています。

▲新旧文書比較機能。変更があった箇所を一目で把握することができる

「この条文は以前こう修正したな」という気づきが多く、判断の精度も上がってきたと感じています。
案件管理の工数がゼロになり、法務からの積極的な発信も可能に

──導入後、特に良かったと感じる点はありましたか？

北尾様：
AI機能の使いやすさにはかなり驚きました。私はこれまでAIツールにあまり触れてこなかったのですが、契約書チェックの補助に使ったり、変更覚書作成時に必要事項を入力すると、そのままドラフトが生成されるのは想像以上に便利でした。

言い回しに悩む場合も、思った以上に自然な形で整えてくれるため、実務の負担がかなり減っています。

高嶋様：
以前は依頼を受け付ける際に不足情報を確認するコミュニケーションに1件あたり約10分費やしていましたが、OLGA導入後はほぼゼロになりました。

こうした業務プロセスの効率化を進める中で、法務から積極的に発信できる時間も少しずつ生まれてきています。

直近では過去に質問を受けていた内容を整理し、社内向けにQ&Aシートを作成して公開しました。これまでは都度チャットで説明していたような内容も、今後はシートを確認することで、ある程度自己解決できるようになることを期待しています。

今後はひな型をOLGAに登録し、判断基準づくりも進めていく予定です。担当者による差をなくし、誰がチェックしても一定のレベルで判断できるような体制づくりに取り組んでいこうと考えています。

──最後に、この記事を読んでいる法務担当者の方にメッセージを頂けますでしょうか

北尾様：
OLGAを使うことで、自分の知識を整理しながら積み上げていける実感があります。
過去の履歴を振り返れば判断の根拠が分かるので、案件を進めるうえでの不安もかなり減りました。

業務の効率化だけでなく、“自分が成長していける環境”としても役に立っていると感じています。機能も日々アップデートされていくので、今後もいろいろ試しながら、よりうまく活用していきたいと思っています。

高嶋様：
法務業務は属人化しやすく、「その人がいなければ回らない」という状況に陥りがちです。
従来のExcel／スプレッドシートでの管理だと工数を取られる上にナレッジとして活用できず、将来的な組織の資産とはなりません。

AIの活用はもはやどの会社でも求められている時代ですが、実際にゼロから導入方法を考えるのは簡単ではありません。
その点、OLGAのようなツールを活用すれば、効率化とナレッジの蓄積を同時に進められ、限られたリソースでも組織を着実に改善させていくことができます。

AI導入の一つの方法として、早い段階で検討してみる価値があると思います。