「締結済みの契約書の管理を実現したいけれど、具体的にどうすればいいかわからない」「なんだか難しそうだし、長期的なプロジェクトになりそう…」「事業部からの契約書集約が大変そう」。

紙の契約書や現状のツールでの契約書管理に、そろそろ限界を感じていませんか？

本記事では、契約書管理を行っていない場合のリスク、そして契約書管理のためのノウハウを深掘りします。さらに、これらの課題を解決し、締結済みの契約書の一元管理を確実にする法務オートメーション「OLGA」が、どのように業務を効率化し、法的リスクを低減するかをご紹介します。この記事を読み終える頃には、OLGAが、契約書管理を実現するための最適な解決策だと確信できるでしょう。

従来の契約書管理の実態

多くの企業で採用されている紙の契約書やExcelを用いた契約書管理の一般的な流れと、そこに潜む非効率やリスクを見ていきましょう。

紙ベースでの契約書保管と管理の限界

 

紙の契約書が多い企業では、締結済みの契約書を部署ごとのキャビネットや倉庫に保管していることが多いでしょう。

• 紛失・破損リスク: 大切な契約書がどこにあるか分からなくなる、誤って廃棄してしまう、経年劣化で読めなくなるといったリスクが常につきまといます。契約書紛失リスクは、そのまま企業の法的リスクに直結します。
• 検索性の低さ: 特定の契約書を探すのに、何時間も、あるいは何日もかかることがあります。特に、過去の契約書や他部署が保管している契約書を見つけるのは至難の業です。
• 物理的な制約: 契約書が増えるほど保管場所が必要になり、オフィスのスペースを圧迫します。リモートワーク環境では、必要な契約書へのアクセス自体が困難になることもあります。

表計算ソフト（Excelなど）による簡易的な管理の落とし穴

 

多くの企業で、契約書の台帳管理に表計算ソフトが使われています。手軽に始められる反面、以下のような課題が潜んでいます。

• 抜け漏れ・入力ミス: 人力でのデータ入力に依存するため、情報の抜け漏れや入力ミスが発生しやすくなります。更新管理すべき契約の期日を見落とす、重要事項の記載が抜けるといった事態は、そのまま企業の法的リスクや財務リスクにつながります。
• バージョン管理の複雑化: 最新の契約書ファイルがどれか分からなくなる、複数人が同時に編集することでデータが競合するといった問題が発生します。契約管理が属人化し、特定の担当者しか内容を把握できていないケースも少なくありません。
• 共有・連携の困難さ: 他部署との情報共有はメールやチャットでのファイル送付が中心となり、常に最新の情報が共有されているとは限りません。事業部との契約書集約がスムーズに進まない大きな要因となります。
• セキュリティの脆弱性: 情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。誰でも編集・閲覧できてしまう状態では、内部統制の観点からも大きな問題です。

これらの現状は、契約書管理における非効率性と潜在的なリスクを浮き彫りにします。

締結済み契約書管理の課題解決への対策とノウハウ

契約書管理の不備は、企業の経営に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

「締結済み契約管理をしたいが、どのように検討していいかわからない」「契約管理のためのノウハウを知りたい」「契約管理を行っていない場合のリスクを知りたい」といった課題は、適切な契約書管理体制とツールの導入によって解決可能です。

契約書管理規程の策定と周知

 

契約書の管理を始める第一歩として、社内全体で守るべきルールを明確にしましょう。

(1) 明確なルールの確立

契約書の作成、承認、契約書保管、更新管理、廃棄に至るまでの一連のプロセスを明確に規定し、全ての関係者に周知徹底することが重要です。これにより、属人化を防ぎ、組織全体で統一された契約管理体制を構築できます。締結済み契約書をどのように管理してよいか分からないという課題は、明確なルールがないことに起因していることが多いです。まずは、現状の業務フローを把握し、課題点を洗い出すことから始めましょう。

(2) 定期的な見直しと改善

法令改正や事業環境の変化に合わせて、契約書管理規定を定期的に見直し、改善していく必要があります。常に最新の状況に対応できる柔軟な体制を整えましょう。

電子契約ツールによる管理の推進

 

アナログな管理から脱却し、電子契約ツールを積極的に活用することで、業務の効率と正確性を向上させられます。

(1) 電子契約システムの導入

電子契約は、契約締結までの時間短縮だけでなく、保管コストの削減や改ざんリスクの低減にも貢献します。電子契約ツールの活用は、契約業務をスムーズに進める上で非常に有効な解決策の一つです。これにより、物理的な書類のやり取りが不要になり、契約書紛失のリスクを低減し、必要な情報へのアクセスを迅速化できます。

(2) 文書管理システムとの連携による効率化

さらに、電子契約ツールと既存の文書管理システムを連携させることで、業務フローの効率化を一層推進できます。これにより、契約書のデジタル化、電子化を強力に推進し、業務効率化とセキュリティ強化を両立させることが可能です。システム連携によって、文書の保管から検索、管理までを一元化し、より迅速かつ正確な業務を実現できるでしょう。

定期的な教育と監査の実施

 

せっかくのシステムも、適切に運用されなければその効果は半減します。定期的な教育と監査で、管理体制を維持・向上させましょう。

(1) 従業員への継続的な教育

契約書管理の重要性や具体的なルールについて、全従業員に対する定期的な教育を実施することが不可欠です。特に人の出入りの多い部署、毎年新人を受け入れている部署などには、定期的な教育活動により、全社員の足並みが揃うよう啓蒙を続けていくことが必要となります。

(2) 内部監査・外部監査の活用

定期的に内部監査を実施し、契約書管理規定が遵守されているか、不備がないかを確認します。必要に応じて外部の専門家による監査も活用し、客観的な視点から改善点を発見し、リーガルリスクを低減していくことが重要ですし、権限設定が適切になされているかなど、内部統制の観点からも監査は不可欠ですし、将来的に生成AIを活用した契約書レビューなども検討することで、より効率的な監査が可能になるかもしれません。

従来型フローの構造的な問題点と限界

既存の環境でどんなに工夫をしても、どうしても残ってしまう構造的な限界や問題点があります。これらの限界が、なぜ根本的な解決策が必要なのかを、具体的な課題感と結びつけながら明らかにしていきます。

煩雑な手作業による非効率性とミスの温床

 

アナログな契約書管理は、多くの手作業を伴います。締結済み契約書のファイリング、台帳への手入力、更新時期の確認など、これらの作業は膨大な時間と労力を消費し、業務効率を著しく低下させます。「締結済み契約管理が難しそう、長期的になりそう」と感じるのは、まさにこの手作業の煩雑さに起因するのではないでしょうか。

(1) 人為的なミスが発生しやすい: どれだけ注意を払っても、手作業による入力や確認では抜け漏れや入力ミスを完全に防ぐことはできません。これにより、重要な更新管理を見落としたり、誤った情報に基づいて判断してしまったりするリスクが常に存在します。

(2) 確認作業に多大な時間を要する: 過去の契約書の内容を確認する際、紙の契約書や、膨大なデータから手動で探し出す表計算ソフトでは、目的の情報にたどり着くまで非常に時間がかかります。「高機能な検索性で探す時間を短縮したい」という皆さんの切実な思いは、この非効率性から生まれるものです。

情報のサイロ化と事業部間の連携不足

 

各事業部や部署がそれぞれ独自のやり方で契約書を保管・管理している場合、企業全体としての契約管理は困難になります。「事業部との契約書集約が大変そう」という悩みは、まさにこの情報のサイロ化が原因です。

(1) 全体像の把握が困難: 企業全体でどのような契約が、誰と、どのような条件で締結されているのか、全社的な視点での把握が極めて困難になります。これにより、重複契約や不利な条件での契約締結といった財務リスクを見逃す可能性が高まります。

(2) 情報共有の遅延・分断: 必要な情報が適切なタイミングで共有されないため、意思決定の遅れや、部署間の連携不足によるトラブルが発生しやすくなります。法的リスク発生時の迅速な対応も難しくなります。

物理的・運用的なセキュリティの脆弱性

 

紙の契約書や共有フォルダでの管理は、セキュリティ面での構造的な脆弱性を抱えています。

(1) 情報漏洩リスク: 紙の契約書は紛失や盗難のリスクがあり、表計算ソフトのファイルもアクセス権限設定が甘いと簡単に持ち出されたり、誤って外部に送信されたりする危険性があります。契約書は企業の機密情報であり、漏洩は企業の信頼性やブランドイメージに深刻なダメージを与えます。

(2) BCP（事業継続計画）の脆弱性: 災害やシステム障害が発生した場合、紙の契約書やローカルに保存されたデータは失われる可能性があります。これにより、事業の継続に不可欠な契約書が利用できなくなり、事業停止に追い込まれるリスクも考えられます。

これらの構造的な問題点は、いくら現場で工夫を凝らしても根本的な解決にはつながりません。抜本的な改革によってのみ、締結済み契約管理における真の効率化とリスク低減が実現できるのです。

OLGAなら、締結済み契約管理の課題を確実に解決

前章のとおり、契約書管理の整備には今までのやり方ではどうしても限界が生じます。その限界を打破するのが専用の契約書管理ツールです。

法務オートメーション「OLGA」は、締結済み契約書の一元管理を実現し、契約書管理に置ける様々な課題を確実に解決します。

アップロードをするだけで台帳の作成が可能
契約書PDFをOLGAにアップロードするだけで、台帳にデータが格納されます。

アップロードされた契約書をOLGAの生成AIが読み込み、締結日や契約の開始日、終了日などを読み取り、台帳の項目を埋めてくれます。手動での人力の手間をなくしつつ、台帳と実際の契約書ファイルが一つの場所にまとまることで、契約書ファイルと台帳を行ったり来たりする無駄もなくすことができます。

高機能な検索性で探す時間を短縮
契約書の本文内のテキストをキーワード検索することができるほか、台帳として登録された項目を用いた高度な絞り込み検索で必要な情報を瞬時に見つけ出せます。項目は自社専用のオリジナル項目も作成することができ、生成AIへのプロンプトを設定すればオリジナル項目すらも読み取り、自動入力が可能です。

事業部との連携もスムーズに
事業部ごとに契約書フォルダのアクセス権限を細かく設定することができ、各事業部に散らばる契約書を自分たちのフォルダにアップロードするだけで会社としての一元管理が実現します。

ミスや抜け漏れへの不安を解消
更新期限のアラート機能で契約書の自動更新や期限切れを逃しません。通知先も細かく設定することができるため、各部署の更新チェック担当者などに毎月のレポートを配信することが可能です。また、アカウントごとの権限設定により、誤った操作や情報漏洩のリスクも最小限に抑えられます。

長期的な視点での効率化
契約書のデジタル化・電子化を推進し、業務効率化を継続的にサポートします。電子契約連携にも対応し、契約締結から管理までをシームレスに行えます。

OLGAを導入すれば、貴社の締結済み契約管理は確実に一元管理され、上記の経営リスクを大幅に低減できるはずです。

まとめ：契約書管理の一元管理を実現するならOLGA

これまでの内容で、紙の契約書や表計算ソフトを用いた従来の契約書管理には、検索性の低さ、抜け漏れ、事業部との契約書集約の困難さといった多くの課題と限界があり、いくら工夫しても根本的な解決には至らないことがお分かりいただけたかと思います。これらの構造的な問題は、企業の法的リスクや財務リスクを高め、業務効率を著しく低下させる原因となります。

そこで、これらの課題を根本から解決し、締結済み契約書の一元管理を実現するのがOLGAです。OLGAは、高機能な検索や生成AIによる契約書台帳の自動作成により、契約書を探す時間を劇的に短縮し、更新管理のアラート機能でミスや抜け漏れへの不安を解消します。また、強固な権限設定と電子契約連携により、契約書のデジタル化・電子化を安全かつスムーズに推進できます。これにより、皆様は契約書管理の煩雑さから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる理想の状態へと移行できます。

現状の契約書管理を放置することは、見えないリスクを抱え続けることに他なりません。ぜひこの機会に、OLGAの導入をご検討ください。

 

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