現代ビジネスにおいて、契約書は企業の存続を左右する重要な経営資産です。しかし、その管理は、多くの課題を抱えています。

 

たとえば、膨大な量の契約書の中から必要な情報を迅速に引き出せなかったり、更新期限の見逃しによる潜在的な損失リスクに直面したりするケースも少なくありません。非効率な管理体制は企業の競争力低下に直結するといえるでしょう。

 

本記事では、契約書管理における課題を解決するための最適なソリューションとして、契約書管理システムに焦点を当てて解説します。

 

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、企業が取り扱うあらゆる契約書を電子的に一元管理し、契約業務を効率化するためのツールです。締結した契約書の保管、更新、破棄に至るまでのプロセス全体をデジタルで管理します。業務の属人化を防いだうえで、コンプライアンスの強化に貢献可能です。

また、契約業務全体を自動化・効率化するための多岐にわたる機能を備えています。契約書の紛失リスクを減らし、必要な情報を迅速に検索できるようになるほか、契約更新の抜け漏れも防ぐことが可能です。

加えて、誰が担当しても同じプロセスで業務を進めることができ、会社の資産である契約情報を安全かつ確実に管理できます。

契約書管理システムとCLMの違い

契約書管理システムと類似したツールに「CLM（契約ライフサイクル管理）」があります。両者は混同されがちですが、目的や対象範囲が異なります。

項目	契約書管理システム	CLM（契約ライフサイクル管理）
主な目的	締結済みの契約書を安全に保管し、見つけやすくすること。	契約業務全体の流れを最適化・自動化すること。
対象範囲	契約締結後の管理（保管、検索、更新通知など）	契約の始まりから終わりまで（作成、交渉、締結、管理、終了など）
代表的な機能	・契約書の一元保管 ・キーワード検索 ・更新期限の自動通知 ・閲覧権限の設定	・契約書の自動作成 ・交渉履歴の管理 ・電子署名との連携 ・締結後の管理（契約書管理システムの機能を含む）
例え	「契約書の金庫」 → 契約書を安全にしまい、すぐに取り出せるようにする。	「契約業務の司令塔」 → 契約書の作成から保管まで、すべてを指示し管理する。
こんな会社におすすめ	・契約書が大量にあり、管理が大変な企業 ・契約書の紛失や更新漏れを防ぎたい企業	・契約書作成から効率化したい企業 ・法務部門の負担を減らしたい企業 ・契約情報に基づいた分析をしたい企業

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムが提供する機能は多岐にわたりますが、中でも業務の効率化とリスク低減に貢献する、代表的な機能を解説します。

契約書の一元管理機能

契約書ファイルをシステム内にアップロードすることで、すべての契約書をデジタルデータとして一つの場所に集約できます。ファイル名や取引先名、契約締結日などのメタデータを付与し、必要な契約書をすぐに検索できるようになります。

紙の契約書を探し回る手間が省け、業務効率を大幅に向上可能です。物理的な保管スペースが不要になるため、コスト削減にもつながります。

承認ワークフロー機能

契約書の作成から締結までの承認プロセスをシステム上で自動化可能です。承認ルートを事前に設定しておくことで、担当者から上長へ、自動的に承認依頼が回付され、進捗状況もリアルタイムで確認できます。

紙の書類にハンコをもらうために社内を回る必要がなくなり、承認プロセスが迅速化します。誰がどこまで承認したかが明確になるため、内部統制の強化にも貢献します。

更新期限の自動通知機能

契約の更新日や満了日を登録しておけば、事前に設定したタイミングで担当者へ自動で通知メールが届きます。契約の更新漏れや失効を防ぎ、適切なタイミングで契約内容の見直しや更新交渉を行うことが可能です。

とくに多数の契約書を扱う企業にとって、通知機能は契約リスクを低減するために重要です。通知設定を柔軟に行えるシステムを選ぶことで、業務に合わせた運用が可能です。

検索・閲覧機能

キーワードや取引先名、契約締結日など、さまざまな条件で契約書を検索できます。また、閲覧権限を設定し、特定のユーザーしか見られないように制限したり、部署ごとにアクセスできる契約書を分けたりすることが可能です。

必要な契約書にすぐにたどり着けるだけでなく、機密性の高い契約情報を安全に管理できるため、情報漏洩リスクの低減にもつながるでしょう。

履歴管理・変更管理機能

契約書のバージョン管理や変更履歴を自動で記録します。「いつ、誰が、どのような変更を加えたか」を追跡でき、契約内容の改ざんを防ぐことが可能です。

契約書に関するトラブルが発生した際に、経緯を正確に把握できます。内部統制の強化にもつながり、企業としての信頼性を高めます。

電子契約サービスとの連携機能

電子契約サービスと連携できる場合は、契約書の作成から電子署名による締結やシステム内での保管までをスムーズに行うことができます。

紙の契約書をスキャンする手間がなくなり、契約業務全体が完全にデジタルで完結します。結果として、業務プロセスが大幅に改善され、効率化が実現可能です。

契約書管理の3つの方法：課題に合わせた選び方

企業における契約書管理は、3つの方法に分類できます。それぞれの方法にはメリットとデメリットがあり、企業の規模や課題に合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。

ここでは、それぞれの契約書管理の方法について具体的にみていきましょう。

紙によるアナログ管理

特別なツールや初期費用が不要で、誰でもすぐに始められる最もシンプルな方法です。契約書の原本を物理的に確認できる安心感もありますが、その運用には大きなリスクが伴います。

とくに、電子帳簿保存法により、2024年1月1日以降は電子的に受領した契約書などの電子取引データについて、原則として紙での保存が認められなくなりました。この法改正は、従来の紙によるアナログ管理が根本的に通用しなくなったことを意味します。

参考：電子取引関係（国税庁）

メリット	デメリット
特別なツールや初期費用がかからない	契約書を探すのに時間がかかる
誰でもすぐに始められる	紛失や破損のリスクがある
原本の物理的な存在を確認できる	物理的な保管スペースが必要になる 電子帳簿保存法に対応できず、法令違反のリスクがある

 

Excelによるデジタル管理

紙で管理するよりも検索性が向上し、コストをかけずに始められます。社内での情報共有が比較的容易になる点はメリットです。

しかし、Excelへの入力や更新に手間がかかるため、入力ミスや抜け漏れが発生しやすくなります。加えて、契約書の原本とExcel台帳の紐付けも面倒な作業になりがちです。

メリット	デメリット
紙管理よりも検索性が向上する	Excelファイルの入力や更新が手間になる
コストをかけずに始められる	入力ミスや抜け漏れが発生しやすい
契約情報の共有が比較的容易になる	契約書原本とExcel台帳の紐付けが手間になる

 

契約書管理システムによるデジタル管理

契約書の作成から締結、保管までを一元管理でき、契約業務全体を効率化できます。電子契約サービスと連携することで、ペーパーレスで業務が完結します。

ナレッジとしてノウハウを蓄積できるため、組織全体の対応力向上にもつなげることも可能です。

メリット	デメリット
契約書の検索が瞬時に行える	導入コストやランニングコストがかかる
契約更新の抜け漏れを防げる	システムの操作を覚える必要がある
リモートワークでも契約書を閲覧・管理できる	既存の業務プロセスとの連携を考慮する必要がある

 

以下では、より詳しいメリットについてみていきましょう。

契約書検索の手間を解消し業務効率を向上

すべての契約書をデジタルデータとして一元管理するため、ファイルが散在する問題を解消します。契約書名や取引先名などの条件やキーワードで高速検索が可能となり、「探す時間」を大幅に短縮し、法務業務の効率を大きく向上させます。

更新期限の管理漏れリスクを排除

契約の更新日や満了日を登録することで、事前に設定したタイミングで担当者へ自動でメールアラートを通知します。これにより、人為的なミスによる契約の自動更新や失効のリスクを防ぎ、適切な時期に契約内容の見直しや交渉を可能にし、コンプライアンスを強化します。

紙と電子の一元管理でワークフローを効率化

紙の契約書（スキャンデータ）と電子契約書を同一プラットフォームで統合管理できます。契約の承認から締結、保管までの一連のワークフローをシステム内で完結でき、紙の押印や郵送の手間をなくします。多様なフォーマットが混在する煩雑さを解消し、リモートワーク下での情報連携もスムーズにします。

 

【目的別】おすすめ契約書管理システム8選の徹底比較

ここでは、各サービスの特徴とどのようなユースケースに最適かを詳しく解説します。

※各社の情報は2025年８月時点のものです。また、メリットや導入事例は各社の公式サイトを参照しています。

契約情報の自動抽出と台帳作成に強みを持つシステム

 

PDFなどの契約書をアップロードすると、AIが自動で必要な情報を抽出し、管理台帳を作成するシステムです。

LegalForceキャビネ

どんな場合に役立つか
大量の契約書レビュー業務に追われている法務部門や契約書の内容を網羅的にチェックしたい企業に役立つ。過去の契約書を一元管理し、類似の契約書を素早く参照する必要がある場合に適している。契約書管理の機能では、AIによる契約の終了・更新に関する期日の自動計算と、企業ごとに通知時期をカスタマイズできる

解決できる課題
AIが条文ごとのリスクを自動で指摘し、レビュー工数を大幅に削減する。過去の契約書との比較も容易になり、レビューの抜け漏れを防ぐことで、契約業務の品質向上と効率化を同時に実現する

導入事例
(1)株式会社コドモン: 契約書を探す時間が20分から1～2分に短縮。全社のナレッジ共有にも活用
(2)株式会社トレタ:３０分掛かっていた契約書探しが 1～2分で探せるようになり、成長企業の1人管理部でも手間をかけない契約管理を実現

公式URL:https://www.legalon-cloud.com/legalforce-cabinet

OPTiMContract

どんな場合に役立つか
法務部門だけでなく、契約書を扱う事業部員もリスクチェックや内容確認を日常的に行う企業に適している。専門家以外のメンバーでも契約内容を容易に把握したい場合に役立つ。契約書管理機能では、AIが抽出した契約終了日に基づいて、自動通知する

解決できる課題
AIが契約書のレビュー、比較、期限管理を自動化する。専門知識がなくても契約書のリスクを可視化でき、事業部員の業務効率を改善すると同時に、契約業務の品質を底上げする

導入事例
(1)株式会社エム・イー: 年間400件の問い合わせが半減
(2)株式会社アースフード: 年間で約250時間の工数削減

公式URL: https://www.optim.co.jp/optim-contract/

契約ライフサイクル全体を網羅するCLMシステム

契約書の作成から締結、管理、更新まで、一連の契約業務プロセス全体を効率化することに特化したシステムです。

たとえば、GVA TECHのOLGAは、AIによる契約書のレビューから契約締結、その後の運用・管理まで一貫して行うことが可能です。他システムとの連携や検索、自由な管理項目の設定などもできるため、「全体的に効率化を図りたい」といった場合にはおすすめできる法務オートメーションだといえます。

OLGA

どんな場合に役立つか
案件受付から契約締結後の管理まで一貫したプラットフォームを求めている場合に適している。契約書管理機能では、契約終了日が近づいた契約書について、自動的に設定した担当者への通知を送信する

解決できる課題
事業部とのコミュニケーション、バージョン管理、ワークフローなど、従来ばらばらに管理されていることが多いツールの一元管理が可能。プラットフォーム上にデータが集約されるためナレッジも蓄積されやすく、契約業務全体の品質向上と効率化を実現する

導入事例
(1)日本管財ホールディングス株式会社: 依頼フローを統一し、案件の全プロセスを一元管理。これまで手作業で行っていたExcelへの転記作業がなくなり、大幅な業務効率化を達成した
(2)ネスレ日本株式会社：法務相談・契約案件管理・ナレッジ共有を実現する「法務業務基盤」として導入

公式URL: https://olga-legal.com/

 

Hubble

どんな場合に役立つか
契約書の作成・交渉段階で、社内外とのやり取りをスムーズにしたい企業に役立つ。契約書の修正やレビューを複数人で同時に行いたい場合に適している。契約書管理機能では、更新・解約通知期限通知メールと契約終了日の一括更新が可能

解決できる課題
契約書のバージョン管理や変更履歴を可視化する。社内外との共同編集機能に優れており、契約締結までのプロセスを迅速化し、コミュニケーションロスを防ぐ

導入事例
(1)株式会社東海理化: 事業部門と法務の連携を強化し、ビジネススピードを加速。最大で３週間かかっていた審査依頼のリードタイムを最短１日まで短縮
(2)大塚製薬株式会社、大鵬薬品工業株式会社: 年間数千件に及ぶ契約書業務のインフラとして活用し、効率化や属人化解消に貢献。平均44分だった工程が１７分に短縮

公式URL: https://hubble-docs.com/

管理・運用・検索機能に特化したシステム

 

主に締結後の契約書の一元管理や検索性の向上、更新期限の管理に強みを持つシステムです。

BtoBプラットフォーム契約書

どんな場合に役立つか
過去の紙の契約書も多く、まとめてデータ化して管理したい企業に適している。紙と電子の契約書が混在するハイブリッドな管理体制を解消したい場合に役立つ。契約書管理機能では、契約の満了日が近づくと、システムが自動で通知を送信する

解決できる課題
契約書の電子保管に特化している。過去の紙の契約書もデータ化して一元管理できるため、検索性が向上し、契約書の紛失リスクも低減する

導入事例
(1)さくらホームグループ: グループ間の契約電子化により、年間700万円の印紙代を削減

公式URL: https://www.infomart.co.jp/contract/

 

クラウドサイン

どんな場合に役立つか
契約書の作成から管理、更新まで、契約業務全体をシンプルにサポートする機能が欲しい企業に適している。専門的な知識がなくても直感的に使いたい場合に役立つ。契約書管理機能では、契約終了のアラートメール通知が使用できる

解決できる課題
契約業務全体をサポートする機能を幅広く提供する。専門知識がなくとも直感的に利用できるため、契約管理の機能をトータルで利用したい企業におすすめ

導入事例
(1)社会福祉法人 秀葉会: 契約業務のペーパーレス化により、コスト削減と業務効率化を達成

公式URL:https://www.cloudsign.jp/

 

他システム連携や用途に特化したシステム

 

バックオフィス業務との連携や特定の業務フローに特化したシステムです。

マネーフォワードクラウド契約

どんな場合に役立つか
マネーフォワードの会計や人事労務サービスを利用している企業に最適。バックオフィス業務全体を統合的に管理したい場合に役立つ。契約書管理機能では、有効期限に合わせてメールを通知するアラート機能と契約書の内容をある程度自動で入力するAI自動入力機能を活用できる

解決できる課題
会計・人事労務サービスと連携し、契約書を起点とした経費精算などをスムーズにする。バックオフィス業務全体を効率化し、データの二重入力を防ぐ

導入事例
(1)株式会社M&A総研ホールディングス: Salesforceとの連携により、月77時間もの工数削減に成功
(2)株式会社第一住建ホールディングス: 「送信料0円」が決め手となり導入。不動産業界の紙文化をペーパーレス化

公式URL: https://biz.moneyforward.com/contract/

RICOHContractWorkflowService

どんな場合に役立つか
紙の契約書が大量にあり、デジタル化とワークフロー化を同時に進めたい企業に最適。紙の契約書をスキャンする手間を効率化したい場合に役立つ。契約書管理機能については、契約書の期限に合わせた自動通知が可能

解決できる課題
紙の契約書をスキャンし、AIでデータ化・管理する。紙と電子の混在を解消し、業務フローを統一することで、契約書管理を円滑になる

導入事例
(1)第一工業製薬株式会社: クラウドサイン連携により、新規契約の約50%が電子契約に。印紙税チェック作業も不要になり、大幅な時間圧縮に成功
(2)株式会社LIFULL: リモートで法務相談や承認申請が可能になり、押印業務の効率化を実現

公式URL:https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-contract-workflow-service

契約書管理システムを選ぶ上での4つのポイント

自社に最適なシステムを見つけるためには、4つのポイントを総合的に検討することが不可欠です。ここでは、それぞれの項目を詳しくみていきましょう。

機能

機能は、業務効率を左右する最も重要な要素です。AIによる情報抽出やワークフロー、検索といった主要機能の充実度を比較しましょう。

(1)契約情報の自動抽出と台帳作成
PDFなどの契約書をアップロードすると、AIが自動で必要な情報を抽出し、管理台帳を作成する

(2)ワークフロー機能
契約書の作成から承認、締結までのプロセスをシステム上で可視化・自動化。承認ルートを事前に設定できるため、属人化を防ぎ、業務を効率化する
(3)全文検索機能
契約書に記載されたキーワードや日付、金額などから、目的の契約書を瞬時に探し出す機能。検索性の高さは、日々の業務効率を大きく左右する

料金体系

コストは、システム導入の継続性を決定づける重要な要素です。初期費用、月額費用、トータルコストを明確に把握しましょう。

(1)月額料金
ユーザー数や契約書の数に応じて変動する従量課金制や機能別にプランが分かれるケースが多い。自社の利用規模に合わせたプラン選択が重要
(2)初期費用導入時のセットアップやデータ移行にかかる費用。導入のハードルを下げるため、初期費用が無料のサービスも増えている
(3)トータルコスト
見積もりを依頼する際は、月額料金だけでなく、初期費用やオプション料金を含めた年間または複数年間のトータルコストを試算することが不可欠

導入形態

システムの運用方法やセキュリティポリシーに合わせ、最適な導入形態を選びましょう。

(1)クラウド型
インターネット経由で利用する形態。サーバー管理が不要で導入が容易なため、初期費用を抑えたい中小企業やテレワークを推進したい企業に適している

(2)オンプレミス型
自社のサーバーにシステムを構築する形態。高いセキュリティとカスタマイズ性を確保できるため、厳格なセキュリティポリシーを持つ大企業や独自の業務フローに合わせたシステム構築が必要な企業に選ばれる

連携性・サポート体制

導入後の安定運用と業務の円滑化のため、連携性やサポート体制は不可欠です。

(1)既存システムとの連携
既存の会計システムやCRM、電子契約サービスと連携することで、データの二重入力を防ぎ、業務をシームレスにつなぐ。マネーフォワードクラウド契約やfreeeサインは、自社サービスとの連携に強みを持っている
(2)サポート体制
導入時のセットアップ支援や運用開始後の問い合わせ対応体制も重要。システムの定着をスムーズに進めるため、充実したサポート体制を持つベンダーを選ぶ

導入を成功に導くためのロードマップ

契約書管理システムは、単に導入するだけでは、効果を最大限に発揮できません。企業の業務フローに定着させ、真の生産性向上を実現するためには、戦略的な計画と段階的な実行が不可欠です。

ここでは、導入を成功に導くための3つの重要なステップを詳しく解説します。

導入目的と要件の整理を行う

システムの導入は、「何のために導入するのか」という目的を明確にすることが重要です。このステップを怠った場合、機能の多さに惑わされたり、自社にとって不要な高コストのシステムを選んでしまったりするリスクがあります。

(1)課題の洗い出し
現在の契約書管理業務で発生している、具体的な課題を部署や担当者からヒアリングして詳細に洗い出し

例:「契約書の検索に毎回30分以上かかる」「更新期限のリマインダー設定が属人化しており、漏れが発生しやすい」「紙の契約書と電子契約書が混在し、管理が複雑になっている」

(2)要件定義
洗い出した課題を解決するために、システムに求める具体的な要件を定義する

例:
課題：「契約書の検索に1時間かかっている」
要件：「全文検索機能が必須」「キーワード検索だけでなく、契約日や取引先名でも絞り込めること」

複数サービスを検討する際のチェックリストを作成する

導入目的と要件が整理した後は、次に複数の候補サービスを比較検討します。この際、客観的な視点で評価するためにチェックリストを作成することが効果的です。

１．比較項目
本稿で解説した「機能」「料金」「導入形態」「連携性・サポート体制」の4つのポイントをチェックリストの項目として設定する

２．評価基準の設定
各項目について、自社の要件に基づいた評価基準を設ける。たとえば、「AI機能は必須（配点3点）」「SaaS型であることが望ましい（配点2点）」のように点数化することで、客観的な比較が可能になる

３．デモや資料請求の実施
候補サービスを数社に絞り込んだら、積極的にデモを依頼したり、詳細資料を取り寄せたりして、チェックリストの項目を埋めていく

無料トライアルで実際の使い勝手を確認する

最終的なシステムを決定する前に、無料トライアル期間を利用して実際の使い勝手を確認することが非常に重要です。カタログスペックだけではわからない、システムの実用性を確かめましょう。

確認すべきポイント:

１．操作性
実際に契約書をアップロードしたり、検索したりしてみて、直感的に操作できるかを確認する

２．機能の検証
要件定義で洗い出した必須機能が、期待通りに動作するかを検証する

３．サポート体制の評価
トライアル期間中にサポート窓口に問い合わせを行い、対応の速さや丁寧さを評価する

3つのステップを丁寧に実行することで、システムが単なるツールに終わることなく、企業の契約業務を抜本的に改善する強力なソリューションとなるでしょう。

まとめ

契約書管理システムは、単なる業務効率化ツールではなく、企業のガバナンスと生産性向上を両立させるための戦略的な投資となります。

定型的な契約業務を効率化させ、より本質的な業務にリソースを集中できる体制を目指しましょう。