「契約書や覚書の作成が面倒」「AIを利用して効率化したいが、何をどのように使ったらよいかわからない」「AI活用の具体例を知りたい」といったお悩みをお持ちではありませんか？

法務担当者、法務マネージャー、法務責任者の皆様は、日々の業務で多くの変更覚書を作成する中で、その作成負担やヒューマンエラーのリスクに直面していることでしょう。これらの課題は、企業全体の法的リスク管理にも大きな影響を与えかねません。

この記事では、OLGAに搭載されているAI変更覚書という生成AIを活用した機能を最大限に活用し、業務を効率化するための具体的なノウハウと、GVA TECHが提供する法務オートメーション「OLGA」による具体的な解決策を詳細にご紹介します。

この記事を読み終える頃には、OLGAを導入することで変更覚書作成の負担やミスを確実に減らせるという確信を得られるはずです。さらに、法務部門全体の生産性向上と、より戦略的な業務への集中が可能になる未来が明確に見えてくるでしょう。

従来の変更覚書作成フローの実態とリスク

なぜ契約書や覚書作成の効率化が求められるのでしょうか。多くの企業で採用されている現状のツールやプロセスを用いた変更覚書作成の一般的な流れと、そこに潜む非効率やリスクについて確認しましょう。従来の慣行がもたらす隠れたコストと、企業が直面する潜在的な法的・業務的リスクに焦点を当てます。

手作業による変更点の特定と反映

 

従来の変更覚書作成プロセスでは、元の契約書と変更内容を示す新しい指示書などを手作業で比較・確認し、変更点を特定する必要があります。この作業は、契約書のページ数が多かったり、条項が複雑だったりするほど、膨大な時間を要し、人的ミスによる見落としや誤記のリスクが飛躍的に高まります。

具体的には、法務担当者は原契約書を読み込み、変更対象の条項を見つけ出し、新しい合意内容と一つひとつ突き合わせ、どの文言や数字が変更されるのかを洗い出します。この「突き合わせ」作業は目視で行われ、変更点が複数の箇所に分散していたり、関連条項に影響を及ぼす場合、その複雑性はさらに増します。担当者は複数のテキストを読み込み、細部にわたる注意を払わなければなりません。

この作業中に発生しうる人的ミスは多岐にわたります。最も一般的なのは、変更すべき箇所の「見落とし」や、変更内容を誤って解釈し、間違った内容を記載してしまう「誤記」です。例えば、わずかな表現や数字の間違い、入力ミスなどがこれにあたります。これらのミスは、契約書の分量に関わらず発生する可能性のあるものであり、短い契約書であっても、各条項の法的意味合いは大きく、一つの誤りが全体に影響を及ぼすリスクが常に存在します。

これらの手作業による特定と反映のプロセスは、法務担当者に過度な負担をかけるだけでなく、結果として法的なトラブルに発展する可能性を否定できません。変更内容が正確に反映されなかったことで、契約当事者間で認識の齟齬が生じ、契約不履行や損害賠償請求といった訴訟リスクに直結するケースも発生しています。こうしたリスクは、企業の事業継続性やブランドイメージにも大きな影響を与えるため、決して軽視できるものではありません。

変更覚書作成の属人化

 

変更覚書作成の専門的なノウハウが個々の担当者に依存し、業務の属人化が進んでいるケースが多くの企業で見られます。特定の担当者が不在の場合、業務が滞ったり、作成される変更覚書の品質にばらつきが生じたりする問題が発生します。これは、法務部門全体の業務継続性や品質管理において深刻な課題です。

例えば、特定の法務担当者がITシステム開発契約の変更覚書作成に長けているとします。この担当者は、過去の経験からよくある変更点や注意すべき法的表現を熟知しているため、高品質かつ迅速に覚書を作成できます。しかし、この担当者が長期休暇を取ったり、退職してしまったような場合、ノウハウが個人に集中していたため、「暗黙知」が共有されず、他の担当者が一から調査や検討に時間を要したり、作成される覚書の品質が低下する可能性が生じます。

このような属人化は、以下の具体的な問題を引き起こします。

(1)業務の停滞と遅延

特定の担当者しか対応できないため、その担当者が多忙であったり不在であったりすると、変更覚書作成業務が停滞し、変更後の契約締結が遅れる原因となります。これはビジネスチャンスの逸失やプロジェクトの進行遅延に直結する可能性があります。

(2)品質のばらつき

担当者によって知識や経験が異なるため、作成される変更覚書の品質にムラが生じます。品質の低い変更覚書は、後々の法的紛争や企業の信用失墜のリスクを高めます。

(3)育成コストの増加

新人や異動してきた担当者が、属人化されたノウハウを一から習得するには多大な時間と労力がかかります。

(4)組織の脆弱性

重要なノウハウが個人に紐づいているため、その個人が退職した場合、そのノウハウが失われる「ナレッジロス」が発生します。これは法務部門全体の能力低下を招き、企業の法的リスク管理体制を脆弱にします。

法務部門は企業の法的リスクを管理する重要な役割を担っており、属人化によって業務の品質や継続性が損なわれることは、企業全体のガバナンスにも影響を及ぼしかねない深刻な課題と言えます。

ナレッジ共有の不足

 

作成された変更覚書や、その作成過程で得られた貴重な知見が組織内で十分に共有されない場合、同様の変更覚書を作成する際にゼロから始める必要があり、極めて非効率的です。過去の事例やノウハウが活用されないことで、常に同じような手間やミスが繰り返される悪循環に陥ります。このナレッジ共有の不足は、法務部門全体の生産性を低下させ、企業の法的リスク管理能力をも脆弱にする深刻な問題です。

ナレッジ共有の不足は、法務部門に以下のような具体的な非効率性をもたらします。

(1)情報探索の無駄

過去に同様のケースで作成された変更覚書があるにもかかわらず、それがどこに保存されているか不明であったり、過去に同様の事例があったことすら知らなかったりするために、一から情報収集や調査を始めることになります。これにより、時間と労力の二重のコストが発生します。

(2)非効率な学習曲線

新しい法務担当者や、異なる分野の契約を担当することになった法務担当者が、特定の種類の変更覚書作成に取り組む際、過去の事例や成功体験、失敗事例などの知見が共有されていないと、手探りで作業を進めるしかありません。これにより、一人前になるまでに不必要な時間を要し、法務部門全体の生産性低下に直結します。

(3)ミスの繰り返しと品質のばらつき

過去に発生したミスやトラブル事例、その再発防止策に関する情報が共有されていないと、同じようなヒューマンエラーが繰り返し発生するリスクが高まります。これにより、変更覚書の品質に担当者間で大きなばらつきが生じ、企業の法的リスクを増大させます。

(4)業務の標準化の阻害

ナレッジが個々の担当者の頭の中に留まっている状態では、変更覚書作成プロセスや品質基準の標準化が困難になります。部門全体で統一された効率的なワークフローを確立するには、誰でもアクセスできる形でノウハウが蓄積・共有されていることが不可欠です。標準化が阻害されることで、業務効率の頭打ちだけでなく、コンプライアンス遵守の観点からも問題が生じ得ます。

これらの問題は、単に目の前の業務効率を低下させるだけでなく、長期的に見て法務部門の成長を阻害し、企業の競争力低下につながる潜在的なリスクをはらんでいます。特に、法的リスクが多様化・複雑化する現代において、組織全体で知見を共有し、継続的に学習していく体制は、法務部門の生命線とも言えるでしょう。

変更覚書作成を効率化するための工夫

ここまで見てきたように、従来の方法では各種のリスクが数多く潜んでいることが理解できました。それらの原因は契約書や変更覚書作成の業務プロセスが煩雑であることが挙げられます。この点、AIあるいはリーガルテックサービスを使わずとも現状のツールやプロセスを工夫することで、ある程度の効率化は可能です。しかし、これらはあくまで一時的な改善策であり、根本的な問題解決には至らないことを理解しておく必要があります。

テンプレートの活用

 

汎用的な変更覚書のテンプレートを事前に整備し、基本的な記載事項を定型化することで、ゼロからの作成負担をある程度軽減できます。これにより、フォーマットの統一性も図れますが、個別の契約内容に応じた柔軟な対応は依然として手作業に依存します。

チェックリストの導入

 

変更覚書作成時の確認項目を詳細なチェックリストとして明文化し、複数人での厳重な確認を徹底することで、ヒューマンエラーを減らす努力ができます。しかし、チェックリストの作成・更新自体にも手間がかかり、チェックする側の見落としリスクも残ります。

ファイル管理の徹底

 

変更覚書とその元となる契約書を一元的に管理し、厳格なバージョン管理を徹底することで、必要な情報を迅速に探し出すことが可能になります。これにより、情報検索の効率は向上しますが、文書間の比較や変更点の特定自体は手作業のままです。

従来型フローの構造的な問題点/限界

現状のツールやプロセスを工夫してもなお残る、構造的な限界や問題点について、手作業による業務が抱える主要な課題を基に深掘りします。これらの限界が、なぜ根本的な解決策が必要なのかを法務担当者の課題感と結びつけながら、より深く明らかにします。

時間と労力の限界

 

手作業による変更点特定や文書作成は、法務担当者の貴重な時間と労力を著しく消費します。例えば、数ページに及ぶ契約書の条項を一つひとつ目視で比較し、変更箇所を特定する作業は、膨大な集中力を要求し、完了までに数時間、ときには数日を要することもあります。加えて、変更覚書を作成する際も、既存の契約書の内容を正確に反映させつつ、新たな変更点を漏れなく記述していくためには、細心の注意と多大な手間がかかります。

ヒューマンエラーのリスク

 

どれだけ細心の注意を払っても、人間が行う作業には常にミスのリスクがつきものです。特に、変更覚書のように極めて高い精密さを要求される文書では、わずかな見落としや誤記が、後々大きな法的リスクにつながる可能性があります。例えば、変更覚書に記載すべき重要な条項の追加を忘れてしまったり、金額の桁を一つ間違えてしまったりといった些細なミスでも、契約の有効性そのものが問われたり、予期せぬ損害賠償請求に発展したりするケースは少なくありません。また、契約当事者名の誤りや日付の不正確さなども、一見軽微に見えても法的な解釈の齟齬を生み、将来的な紛争の火種となる可能性を秘めています。これらのヒューマンエラーは、企業の信用失墜や経済的損失に直結する可能性があり、法務担当者にとっては常に重大な懸念事項となります。

ナレッジの蓄積と活用不足

 

個々の担当者の経験や知識が組織全体で共有されにくいため、貴重なノウハウが蓄積されず、常に同じような問題に直面することになります。これは、組織全体の生産性向上を阻害するだけでなく、新人教育にも多大なコストと時間を要し、結果的に法務部門全体の成長を鈍化させる要因となります。

OLGAがもたらす解決策とメリット

これまで見てきた変更覚書作成における課題や限界を、GVA TECHの法務オートメーション「OLGA」はどのように解決し、どのようなメリットを提供するのか、主要な解決策を中心に説明します。OLGAならこれらの課題を根本的に解決できるという確信を得られるでしょう。

AIによる変更点抽出と自動作成

 

OLGAのAI変更覚書機能は、元の契約書と変更内容をAIが極めて高い精度で自動比較し、変更点を瞬時に正確に抽出します。さらに、その抽出された情報に基づいて変更覚書を自動で作成するため、これまでの手作業による負担を劇的に軽減し、ヒューマンエラーのリスクを限りなく最小限に抑えることができます。これにより、法務担当者はより重要な業務に集中できるようになります。

効率的なナレッジ活用と共有

 

OLGAは、過去に作成された変更覚書や関連する契約書データを一元的に管理し、AIが継続的に自動で学習します。これにより、変更覚書作成のノウハウが組織全体で常に共有・活用され、担当者ごとの知識レベルに依存しない、一貫性のある高品質な文書作成が可能になります。法務部門全体の知見が資産として蓄積され、永続的に活用される仕組みが構築されます。

リスク軽減と法務業務の品質向上

 

AIによる正確な変更点抽出と自動作成は、ヒューマンエラーによる法的リスクを大幅に削減します。また、AIが提供する標準化された一貫性のある高品質な変更覚書が作成されることで、法務業務全体の品質が劇的に向上し、企業の法的リスクマネジメント体制を盤石なものにします。これにより、予期せぬ法的トラブルを未然に防ぎ、企業の信頼性を高めることができます。

AI変更覚書の発展的な活用方法

OLGAのAI変更覚書機能は、単に変更覚書を作成するだけでなく、法務業務の様々な側面でその応用範囲を広げることができます。

複数項目の変更

 

一般的に変更覚書のテンプレートは標準設定されていますが、OLGAではユーザー側で自社独自のテンプレートを追加することができます。標準設定のテンプレートが単一項目の変更のみに対応しているのに対し、OLGAのAI変更覚書機能は複数項目の変更にも対応可能です。

「委託業務の内容」「取引金額」「契約期間」「納期」など、情勢の変化やトラブルによって複数の契約内容の変更が生じる場合にも、事前にテンプレートを用意しておくことで効率的に覚書を作成できます。テンプレートのうち変更箇所となる”_”（アンダーバー）の部分をハイライトしておくことで、AIが生成した部分の視認性が向上し、万が一のミスも見つけやすくなります。

関連契約の作成

 

業務委託契約に伴う秘密保持契約（NDA）など、関連する契約のドラフトにもAI変更覚書を活用できます。秘密保持契約書のように内容の変更が少なく、契約当事者や対象となる契約（業務委託等）を当てはめるだけで完成するようなドラフトにも有効です。

テンプレートの当事者部分や対象契約の特定に関係する部分（締結日や契約書名など）を”_”（アンダーバー）にすることで、AIが関連契約書から自動転記する形でドラフト作成を効率化できます。

ビジネス文書の作成

 

AI変更覚書は、変更覚書のドラフト効率化に特化した機能ですが、覚書や契約書に限らず、定型化しているビジネス文書の作成にも活用することができます。

「○○についての証明書」や特定の契約書に基づく取引による「納品書」「検収書」など、形式や内容がほとんどテンプレートのまま使い回されるようなビジネス文書についても、原契約書や発注書などをアップロードしAIに指示するだけでドラフトを自動化することが可能です。

まとめ：変更覚書作成の効率化と品質向上を実現するならOLGA

これまでの内容を振り返ると、変更覚書作成における従来のプロセスは、手作業による時間と労力の膨大さ、ヒューマンエラーのリスク、そしてナレッジ蓄積の不足という、法務担当者の皆様が日々直面する根深い課題と構造的な限界を抱えており、これらの課題は単なる「工夫」だけでは乗り越えられない、根本的な解決が必要な壁であることがお分かりいただけたかと思います。

GVA TECHが提供する法務オートメーション「OLGA」は、これらの課題を根本的に解決し、変更覚書作成の効率化と品質向上という、法務にかかわる皆様が期待する具体的なメリットをもたらします。AIによる変更点抽出と自動作成機能により、これまで膨大だった手作業による負担から解放され、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えることが可能です。さらに、効率的なナレッジ活用と共有機能によって、法務部門全体の生産性を飛躍的に向上させ、特定の担当者への業務集中という属人化のリスクを根本的に防ぎます。現状維持は、依然として時間とリソースの無駄、そして法的リスクを抱え続けることを意味します。ぜひこの機会に、OLGAの無料体験や資料請求をご検討ください。

 

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