法務への相談は、メールやSlack・Teamsなどのチャット、社内ワークフロー、フォームなど、企業によってさまざまな方法で受け付けられています。

普段から利用しているツールをそのまま相談窓口にすれば、事業部側の負担を抑えやすい一方、受付方法によっては、相談内容の不足や案件の見落とし、やり取り・関連資料の分散といった課題が生じることもあります。

この記事では、法務相談の受付に利用される主な6つの方法について、それぞれの特徴やメリット・注意点を整理します。現在の相談窓口を見直したい方は、自社に合った受付方法を検討する際の参考にしてください。

法務相談で使われる6つの受付方法

法務案件の受付管理の現場では、実に様々な方法が用いられています。100社以上の企業にヒアリングした結果、法務案件の受付管理のためのツールは、以下の6つのカテゴリに分類されていることが分かりました。

• メール（Outlook、Gmail等）
• チャット（Slack、Teams等）
• プロジェクト管理ツール（Backlog、Jira、Kintone等）
• ワークフローツール（intra-mart、バクラク等）
• 社内システム（内製システム、Sharepoint等）
• フォーム（Microsoft Forms、Googleフォーム等）

まずは、それぞれの方法ごとの受付管理の方法について、受付方法、担当者の割り振り、やりとりの方法、ファイルの保管方法、について見ていきます。

メール（Outlook、Gmail等）

• 受付方法: 各担当者や相談用メーリングリストにメールを送信してもらい、Excelなどに記録します。
• 割り振り: 法務部内のメールで会話し、Excelなどに担当者を記録します。
• やりとり: 受け付けたメールのスレッドでそのまま会話します。
• ファイル: ドライブや個人のフォルダに保管します。

チャット（Slack、Teams、チャットワーク等）

• 受付方法: 専用チャンネルで特定のメンション先へ相談を上げてもらい、Excelなどに記録します。
• 割り振り: スレッド内で割り振りを行い、Excelに担当者を記録します。
• やりとり: スレッド内で会話します。
• ファイル: ドライブや個人のフォルダに保管します（このとき、スレッド上にもファイルは残ります）。

プロジェクト管理ツール（Backlog、Jira、Notion、Kintone等）

• 受付方法: ログインし、相談のためのプロジェクト（タスク）を立ち上げます。
• 割り振り: プロジェクト（タスク）内で法務側が担当者を設定します。
• やりとり: プロジェクト（タスク）内のコメント機能でやりとりします。
• ファイル: プロジェクト（タスク）上に保管します。

ワークフローツール（intra-mart、アジャイルワークス、ジョブカン、バクラク等）

• 受付方法: ワークフローの受付機能を利用します。
• 割り振り: ワークフロー内で法務側が担当者を設定します。
• やりとり: 別途メールやチャットなどで行います。
• ファイル: 最終成果物など必要なもののみを保存、回覧します。

社内システム（SharePoint等）

• 受付方法: 依頼者が専用のフォーム機能を使うか、タスクを立ち上げます。
• 割り振り: システム内で法務側が設定します。
• やりとり: 別途メールやチャットで行うか、システム内のコメント機能を使います。
• ファイル: システムに保管できる場合はシステム、不可の場合はドライブや個人のフォルダに保管します。

フォーム（Microsoft Forms、Googleフォーム等）

• 受付方法: フォームで受け付け、自動的に台帳に書き出して管理します。
• 割り振り: 台帳内で法務側が設定します。
• やりとり: 別途メールやチャットで行います。
• ファイル: 別途ドライブや個人のフォルダに保管します。

法務相談の受付方法を選ぶ際のポイント

法務相談の受付方法は、単純に使い慣れたツールを選べばよいわけではありません。事業部側の相談しやすさと、法務側の管理しやすさの両方を考えることが重要です。

相談者が使いやすいか

法務部門にとって管理しやすい仕組みでも、相談する事業部側の負担が大きいと利用が定着しない可能性があります。 普段利用しているメールやチャットから相談できるのか、新たなシステムへのログインやアカウント発行が必要なのかなど、相談者側の運用も確認しましょう。

必要な情報を受付時に収集できるか

相談内容が不足していると、法務担当者が取引背景や希望納期などを確認するために、追加のやり取りが必要になります。 フォームなどを利用する場合は、相談種別に応じて必要な情報をあらかじめ入力してもらえる設計にすると、その後の対応を進めやすくなります。

受付後の案件を管理しやすいか

相談を受け付けられても、誰が担当しているのか、現在どのような状況なのかを把握できなければ、案件数が増えるにつれて管理が難しくなります。 受付後にExcelやスプレッドシートへ転記する必要があるのか、担当者や進捗をどのように管理するのかまで含めて検討することが重要です。

やり取りや関連資料が分散しないか

法務案件では、相談受付後にもメールやチャットでのやり取り、契約書の修正版、参考資料など、さまざまな情報が発生します。 受付方法だけでなく、その後に発生する情報をどこで管理するのかまで考えておくと、後から案件の経緯を確認しやすくなります。

受付後の案件管理まで効率化したい場合は専用システムも選択肢

メールやSlack、フォームなどを利用すれば、法務相談の受付窓口を整えることは可能です。

一方で、案件数が増えてくると、受付後の担当者、進捗管理や、関連資料、コミュニケーションの集約、過去案件の検索など、受付以外の業務も課題になりやすくなります。

こうした業務まで一元的に管理したい場合は、法務相談・案件管理に特化したシステムを利用する方法もあります。 法務相談システムには、相談受付から案件管理、過去案件の検索、ナレッジ活用、AI連携まで対応する製品もあります。各サービスの違いや選び方については、以下の記事で詳しく比較しています。