飲食店向け予約サービスを中心に事業を展開する株式会社EPG。同社の法務部門では、グループ4社それぞれの契約書をExcel台帳と共有サーバーで管理しており、会社ごとに二重・三重の入力が発生するなど、手作業に依存した運用が限界に近づいていました。

OLGAの導入により、グループ横断の契約管理は一つの基盤に統合され、重複入力やファイル探索の手間は大幅に削減。契約管理にかかる工数は“体感3分の1以下”へと減少しました。

本記事では、EPG社が抱えていた課題から導入の進め方や効果について伺います。

グループ4社の契約管理を支える法務体制

──まずは法務部の体制について教えてください

赤塚様：

当社には我々が所属する管理本部とは別に事業管理という部門があり、その中にある法務課と連携して法務業務に当たっています。

たとえば契約更新のタイミングで事業部にアラートを出す運用などは、事業管理部門を中心に進め、契約書の審査や管理については、管理本部側の私たちが対応しています。

──契約審査はどのような流れで実施しているのでしょうか

赤塚様：

当社には4つの事業部があり、各部門の責任者、あるいはそれに準じる担当者から法務依頼が上がってきます。依頼の中心は、相手先フォーマットの契約書レビューや、当社のひな型に対する修正依頼の対応です。

取り扱う契約書の類型としては、秘密保持契約、売買契約、業務委託契約、代理店契約が大半を占めています。加えて、委託内容が下請法に抵触しないかといった法律相談への対応も行っています。

月間の対応件数はおよそ50件ほどで、その多くが契約書レビューが大半ですが、法務相談が付随することも多いですね。

手作業での法務案件台帳の準備に１件あたり20分の手間が発生

──OLGAを導入する以前の課題を伺ってもよろしいですか。

鈴浦様：

当社はEPGを含めたグループ4社分の契約書を管理しており、当事者名は違っても、実務の締結担当は共通していました。にもかかわらず、会社単位で別々に管理台帳をつくり、同じ契約でも複数の台帳に二重・三重に入力する必要がありました。

また、格納担当によってファイル名の付け方が異なることも多く、後から検索するときには

「どの会社名で締結した契約なのか」
「どのフォルダに保存されているのか」

を確認するだけでも手間がかかっていたのが実情です。事業再編が多いグループという特性上、過去の契約がさまざまな形式で残っており、検索の負担は特に大きかったと感じています。

赤塚様：

契約管理の運用に加えて、法務案件の台帳作成も負担でした。Excelに記録し、共有サーバーに案件フォルダをつくり、番号を合わせて格納する――。こうした“準備作業”に1件あたり15〜20分ほどかかり、心理的にも着手しづらい状況でした。

案件が増えるにつれて「この作業は明日でいいか」と後回しになることもあり、対応スピードにも影響が出ていたと思います。

さらに、契約書の作成 → 受領 → 修正というサイクルを回す中で、バージョンが積み上がるたびに個別に保管する必要があり、この管理作業も効率が下がる要因でした。

現状の運用では限界がくるという危機感があったことに加え、当社は現在IPOを目指しており、法務案件の増加や暴排条項の巻き直しなど、これから対応すべき事項がさらに増える見込みでした。

こうした状況を踏まえ、契約更新管理や法務案件管理を含めた業務全体の効率化を、真剣に検討する必要性を感じていました。

──そのなかで、OLGAの導入に至った経緯を伺えますか？

赤塚様：

効率化の必要性を感じていたタイミングで、3〜4つほどのプロダクトを比較検討しました。当初は「契約書管理の台帳をデジタル化できれば十分だろう」という想定だったのですが、GVA TECHさんから説明を受ける中で、OLGAが提供する“法務データ基盤の一元管理による自動化の実現”という考え方が、まさに当社の課題にフィットしていると感じました。

従来の運用を大きく変えずに導入できる点も大きかったです。事業部側の依頼フローはすでに定着していたため、ここを崩さずに効率化できるツールであることは重要でした。また、料金の妥当性や、必要に応じてモジュールを段階的に追加できる拡張性も評価ポイントになりました。

結果として、「契約管理だけのツール」ではなく、“法務全体の業務を底上げできるプラットフォーム”として導入を決めました。

──社内への導入はどのように進めましたか

赤塚様：

導入にあたっては、事業部の既存フローを崩さずに使えることが前提だったため、まずは最低限のマニュアルを用意し、簡単なレクチャーだけで運用をスタートしました。従来も“必要項目を入力して依頼する”という形は定着していたので、現場側にとっては普段の業務の延長線上で使える感覚だったと思います。

また、OLGAで依頼をすると、すぐに「（法務担当者名）がアサインされました」という自動通知が届きます。これにより、従来のようにメールを見落とすリスクや、“返信が来ない”ことによる現場のストレスも軽減されました。

社内から「なぜもっと早く導入しなかったんだ」という声もあったほどです（笑）

重複管理ゼロへ。契約管理工数が“体感3分の1”に減少

──OLGAを導入して、当初抱えていた課題は解決されましたか？

赤塚様：

依頼を自動で受け付け、担当者のアサインも明確に可視化されるようになったことで、「メールを見落としていました」という言い訳はできなくなりました。法務としても適度な緊張感を持ちながら業務に向き合えるようになり、私自身の回答スピードも確実に上がっていると感じています。

契約書のバージョン比較が一目で分かる点や、編集時にWordがそのまま立ち上がる操作感は非常に使いやすく、従来の作業スタイルを崩さずに効率化できている点も気に入っています。

鈴浦様：

契約管理についても、これまで負担になっていた“3社分の重複管理”が解消され、体感として工数は3分の1以下になりました。AIによる項目の抽出精度も十分高いと感じています。

以前は、同じ契約でも会社ごとに別の台帳に入力したり、格納担当によってファイル名がバラバラだったりと、確認作業に相当な時間がかかっていました。現在はOLGA上でデータが一元管理され、重複格納もなくなったことで、チェックの負担は大きく軽減されています。

また、関連契約書についても、取引先（法人番号）を基準に自動で紐付けしてくれるため、エクスプローラーで何度も検索していた従来より、手間が格段に減りました。

▲OLGAの契約管理モジュールでは、締結済み契約書をアップロードするだけで、生成AIが自動で台帳を作成。

赤塚様：

当社はグループ内で事業再編が多く、統廃合への対応や総会調整など、OLGAに載らない業務も抱えていますが、契約関連の一次処理負荷が下がったことで、それらの業務にも時間を割けるようになってきました。契約周りのスピード向上と負荷軽減は、導入効果として非常に大きいと感じています。

──実際に使ってみて、どのような機能が便利だと感じていますか？

赤塚様：

なるべく既存の環境を変えず、必要な部分だけ最小限で改善できる点が良いと感じています。案件の詳細画面も見やすく、ホーム画面を開きながら回答を入力できるため、複数画面を切り替える必要がありません。視認性が高く、操作に迷わないUIは素晴らしいですね。

▲案件の管理ページ。画面中央のプレビューゾーンで複数の契約書のバージョン管理が可能

鈴浦様：

締結済み契約書のメンテナンスに関わる部分は気に入っていますね。契約更新の有無や契約期間・終了日などを登録しておけば、有効・無効の大枠が自動で判断されるため、確認作業の負担が大きく軽減されています。

赤塚様：

以前に生成AIを活用して法務相談ボットの作成を検討していましたが、OLGAのAI法務アシスタント機能で代替できる部分が十分にあると感じています。案件を蓄積することで参照データが拡充されていく仕組みも整っており、導入効果が広がっていく手応えがあります。

今後は依頼者アカウントも追加し、法務データを組織の資産として活用していく体制を構築していく予定です。

AI時代の法務に求められる変化

──最後に、検討中の企業へのメッセージをお願いします

業務が増え続け、細分化されていく中で、人は簡単に増やせない。これまでは、時間で埋めるか、担当者のスキルアップで何とか乗り切るしかありませんでした。

しかし、AIをうまく組み込んだツールを活用すれば、必要以上に人を採用しなくても、今の体制のままで対応できるようになります。

私自身、AIを導入したことで「この量の業務を今の人数で回せるのだろうか」という不安が大きく減り、むしろ“何とかやれる”という前向きな感覚を持てるようになりました。人は育っても辞めてしまうことがありますし、処理能力にも限界がありますが、ツールは安定して力を発揮してくれます。

コストの面でも、人を一人採用するよりはるかに少ない投資で導入できますし、会社にも提案しやすいと思います。AIに対しては「仕事が奪われるのでは」という不安や、逆に過度な期待もあるかもしれませんが、実際に使ってみると身の丈に合った形で、具体的に業務が変わることが実感できます。

私はこの仕事を20年以上続けていますが、正直、法務の自動化がここまで進むとは思っていませんでした。OLGAのような専用ツールは、法務の方々にとって強力な武器になるはずです。