締結済みの契約について、契約期間や金額、業務内容などを変更する場合は、変更内容を記載した覚書を作成することがあります。

シンプルな文書でありながら、「どの箇所を書き換えればよいのか」「原契約との関係をどのように記載すればよいのか」が分からず、作成に迷うことも少なくありません。

この記事では、すぐに使える覚書テンプレートを無料配布するとともに、基本構成や注意点についてわかりやすく解説します。

無料で使える変更覚書のひな形・テンプレート

契約内容の変更や契約の終了に利用できる、3種類のひな形を用意しています。目的に合ったテンプレートをダウンロードし、原契約や実際の合意内容に合わせて必要な箇所を書き換えてください。

変更覚書とは？

変更覚書とは、すでに締結している契約書の内容を変更、追加または削除するために作成する文書です。たとえば、業務委託契約を締結した後に契約期間を延長したり、業務内容の拡大に伴って報酬額を変更したりする場合に使われます。

原契約を最初から作り直す方法もありますが、変更する箇所が一部に限られている場合は、変更覚書を作成することで、修正点を明確にしながら原契約を維持できます。

変更覚書を作成した方が良い理由

民法上、契約は当事者の合意があれば口頭でも成立するため、変更覚書は作成が義務付けられているわけではありません。

しかし、次のような理由から、変更覚書を作成するのが良いといえます。

合意内容の明確化

変更された合意内容を書面に残すことで、後々の認識のずれやトラブルを防止することができます。

証拠としての役割

万が一、紛争が発生した場合に、変更された合意内容を証明する客観的な証拠となり得ます。

手続きの簡素化

契約書のすべてを作り直す手間を省き、変更点のみを効率的に記録することができます。

変更覚書と契約書・合意書・念書は何が違う？

覚書、契約書、合意書、念書には、法律上、名称だけで一律に区別される明確な基準があるわけではありません。書類のタイトルが「覚書」であっても「契約書」であっても、当事者間の合意内容が明確に記載されていれば、どちらも同様の法的効力を有します。

ただし、実務上は次のように使い分けられることがあります。

変更覚書を作成する際のポイント

変更覚書を作成する際の主要なポイントは以下のとおりです。

タイトル

「変更覚書」や「変更契約書」のように、どのような書面であるかを明確に記載します。
「〇〇の変更に関する覚書」や「〇〇に関する変更覚書」といった表現も考えられます。

対象となる契約を特定する

当事者間の、どの契約について、覚書を締結するのかを明確にします。例えば、頭書きにおいて次のように記載して明確にします。

変更内容を明確にする

この点が一番重要となります。何をどのように変更するのか、具体的かつ明確に記載しましょう。変更内容はケースバイケースですが、例えば次のようなものが考えられます。

条文をまるっと削除する

条文を追加する

売買金額、納期、有効期間などを変更する

効力が発生する日を明確にする

変更内容について、いつから変更するのかを明確にします。例えば、次のように記載して明確にします。

その他の事項

以上の他、必要な定めを記載します。例えば次のようなものが考えられます。

定義

元の契約書で使用されている用語と、覚書で使用する用語が同じ意味であることを明確にすることがあります。

変更覚書の効力

変更する書面であるため、元の契約書で定めた事項と、変更契約書（変更覚書）で定める事項に矛盾が生じる場合に、どちらの定めが優先するかを明確にすることがあります。

変更覚書に記載のない事項の取扱い

変更覚書に記載されていることは、当事者間の契約内容のほんの一部であるため、記載されていない他の事項について、引き続き元の契約が適用されることを明確にすることがあります。

まとめ

本記事では、変更覚書の基本的な意味や契約書との違い、作成する際のポイントについて解説しました。
覚書は、契約書と同様の法的効力を持つ重要な文書です。書き方に悩んだ際は、本記事で配布しているテンプレートや、社内の過去事例を参考にしつつ、必要に応じて弁護士などの専門家に相談するようにしましょう。